Читайте также:
|
К информационно-справочным документам относят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки, акты и другие документы.
Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. Они используются для реализации информационных связей между организациями и должностными лицами.
Письмо - самый распространенный способ обмена информацией. Оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).
Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, рекламные, гарантийные, коммерческие, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения и т. д.
Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительные письма необходимы в тех случаях, когда они содержат дополнительные разъяснения к приложенным документам или если прилагаемые документы содержат несколько страниц.
Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.
Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг и товаров.
Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Гарантийные письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Письмо-подтверждение направляется в тех случаях, когда необходимо подтвердить получение какого-либо отправления.
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письму-приглашению и информационному письму. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.
Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретному лицу, так и учреждению.
Письма, направляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Ответные письма по своему содержанию носят зависимый характер в отличие от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного вопроса. Служебные письма оформляются на бланках с угловым и продольным расположением реквизитов. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по его обработке и ускоряет его исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу. Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательство (содержится обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.
К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по поднятому в письме вопросу.
Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категоричные отказ или требование можно выразить прямо и резко, но вежливо.
Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания …», «считая принципиальным положение …», «рассматривая предложенный ассортимент …» и т. д.
Убедительность служебных писем достигается за счет использования при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа: «оплата гарантируется…», «в порядке обмена …», «в соответствии с предварительной договоренностью …», «в связи с проведением совместных работ …» и т. д.
Очень важно уметь аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только за счет приведения значительного количества цифрового материала, то целесообразно оформить его в виде таблицы или в качестве приложения к письму.
В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «завод не предполагает …», «издательство не планирует …», «институт не считает возможным …», «фирма не может обеспечить …», «организации не требуется …» и т. п. После таких конструкций уместна просьба, сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т. п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса. Если письмо содержит формулы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович!» - в начале; «С уважением, начальник управления …» - в конце письма. Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.
Письма визируются руководителем подразделения, подготовившим письмо, или заинтересованного подразделения, на экземпляре, остающемся в организации. Подписываются письма руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений в пределах предоставленной им компетенции. Гарантийные письма удостоверяются печатью организации. Датой письма является дата подписания.
Факс как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Докладная записка -документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий обстоятельное изложение с выводами и предложениями составителя. По адресату докладные записки бывают внешними и внутренними.
Внешние докладные записки составляются на бланке организации и содержат наименование организации, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя организации, отметку об исполнителе.
Внутренние - на стандартном листе бумаги и содержат наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись составителя или руководителя подразделения.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты, события и причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.
Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами. По содержанию служебные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная - составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная - составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетная - информирует о завершении работы, ее этапах, выполнении указаний, распоряжений и т. п. Оформляется на стандартном листе бумаги и содержит реквизиты, аналогичные реквизитам внутренней докладной записки. Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие поводом к ее составлению, во второй – делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу. Подписывает служебную записку руководитель подразделения или должностное лицо.
Объяснительная записка -документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги и содержит реквизиты, аналогичные реквизитам внутренней докладной записки. Может быть оформлена рукописным способом. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, подписывается составителем.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов:
1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации. Их составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Текст такой справки состоит из двух частей. В первой частисправки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные. Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы. Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации - руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает бухгалтер учреждения. Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А-4, а внутренние - на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами. Датой справки является дата ее подписания.
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т. п. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А-5. Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст такой справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется. В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов («настоящая справка», «действительно учится»). Текст заверяют подписью и печатью.
Акт -это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов, при расследовании аварий, несчастных случаев; коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки) и т. д. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом организации. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, его составившей. Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок начинается с предлога «о» или «об» и формулируется с помощью отглагольного существительного «об уничтожении дел»). Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть, выводы. Подписи располагаются в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту. Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Так, обязательному утверждению подлежат акты: проверок и ревизий; приемки законченных строительством объектов, оборудования; списания, экспертизы, передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий. Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 52 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |