Читайте также:
|
Сводные таблицы Excel — вспомогательные таблицы, организованные особым образом. Источником данных для сводной таблицы служит обыкновенная таблица, информацию в которой необходимо перераспределить или организовать в более удобном для анализа виде. Сводная таблица может содержать все или только часть данных исходной таблицы, при этом данные не меняются, а только перераспределяются. Сводные таблицы могут использоваться для быстрого подведения общих и промежуточных итогов, отбора и обобщения только необходимых данных, выполнения дополнительных вычислений и т.д. На основе сводных таблиц можно построить сводную диаграмму.
Для создания сводной таблицы необходимо выполнить следующие действия:
· на вкладке Вставка в группе Таблицы щелкнуть на кнопке Сводная таблица и в открывшемся меню выбрать пункт Сводная таблица;
· в появившемся диалоговом окне Создание сводной таблицы в поле Таблица или диапазон указать источник; если исходная таблица находится на активном листе и какая-либо ее ячейка выделена, то Excel заполняет это поле автоматически;
· в области Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы указать местоположение сводной таблицы (на новый или существующий лист) и нажать кнопку ОК.
В результате этих действий на рабочем листе (новом или существующем) появляется пустая сводная таблица с областью задач Список полей сводной таблицы и добавляются две вкладки для работы со сводными таблицами Параметры и Конструктор. В верхней части области задач находится список полей, совпадающих с заголовками столбцов исходной таблицы, в нижней части — макет сводной таблицы, предназначенный для изменения порядка следования полей и их положения. Макет включает области: Фильтр отчета, Названия столбцов, Названия строк, Значения.
В зависимости от конкретной задачи следует выбрать поля и разместить их в областях макета. Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии поля, затем в контекстном меню выбрать одну из команд: Добавить в фильтр отчета, Добавить в названия строк, Добавить в названия столбцов или Добавить в значения. Заполнить области макета можно и другим способом: щелкнуть на имени поля и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить его в одну из областей макета.
Область Фильтр отчета используется для фильтрации содержимого всей сводной таблицы на основе выбранных элементов фильтра. Области Названия столбцов и Названия строк применяются для вывода полей в виде соответственно столбцов и строк отчета. В области Фильтр отчета, Названия столбцов и Названия строк, каждое поле может помещаться только один раз. Область Фильтр отчета может оставаться незаполненной. Для удаления какого-либо поля из сводной таблицы, его кнопку нужно перетащить за пределы макета.
В область Значения помещают поля, по которым при создании сводной таблицы будут производиться вычисления с помощью одной из функций: сумма, среднее, количество, максимум и др. Для подведения итогов по одному и тому же полю с помощью разных функций в область Значения это поле должно помещаться несколько раз. Для выбора функции и настройки параметров полей, помещенных в область Значения, следует щелкнуть левой кнопкой мыши на стрелке, расположенной справа от названия поля и в раскрывающемся списке выбрать пункт Параметры полей значений, а затем в появившемся диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Операция выбрать нужную операцию. В этом же окне можно изменить формат представления результатов (кнопка Числовой формат) и выбрать функцию для дополнительных вычислений (вкладка Дополнительные вычисления).
В сводных таблицах автоматически подводятся общие итоги по строкам и столбцам. Если они не нужны, и нет желания загромождать таблицу дополнительной информацией, можно итоговые строки и столбцы убрать. Для этого надо выбрать команду: Параметры Þ Сводная таблица Þ Параметры и в появившемся диалоговом окне Параметры сводной таблицы на вкладке Итоги и фильтры снять флажки в полях Показывать общие итоги для строк и Показывать общие итоги для столбцов (или в одном из них).
На основе готовой сводной таблицы можно построить сводную диаграмму с помощью команды: Параметры Þ группа Сервис Þ Сводная диаграмма. В появившемся окне Вставка диаграммы надо выбрать нужный тип диаграммы. Поля сводной таблицы в области Названия строк станут полями осей для сводной диаграммы, поля в области Названия столбцов — полями легенды сводной диаграммы. Поля в области Значения станут значениями, которые будут определять высоту или положение графических маркеров в зависимости от выбора типа диаграммы. Поля в области Фильтр отчета останутся, как и прежде, общим фильтром для сводной диаграммы.
Готовые сводные таблицы и диаграммы можно изменять (модифицировать их структуру) — добавлять и удалять поля, изменять расположение полей и т.д. Сводные таблицы и диаграммы можно форматировать теми же способами, которыми выполняется форматирование обычных таблиц и диаграмм Excel. Сводные таблицы служат только для отображения информации, поэтому ручная правка данных в них невозможна (названия полей можно изменять). При изменении данных в исходной таблице сводная таблица автоматически не обновляется. Для обновления сводной таблицы следует выделить в ней любую ячейку и вызвать команду: Параметры Þ группа Данные Þ Обновить и в раскрывающемся меню выбрать пункт Обновить.
Для удаления всей сводной таблицы надо вызвать команду: Параметры Þ группа Действия Þ Выбор Þ Всю сводную таблицу и нажать клавишу Delete.
Пример 4.5. По данным, приведенным в таблице на рис. 4.1, для каждой группы вычислить средний балл по информатике и математике по каждой подгруппе и полу. По данным сводной таблицы построить сводную диаграмму.
Выделим одну из ячеек таблицы и выберем команду: Вставка Þ группа Таблицы Þ кнопка Сводная таблица Þ Сводная таблица. В появившемся диалоговом окне Создание сводной таблицы уже указан диапазон $A$1:$H$8, содержащий исходную таблицу, и указано местоположение — На новый лист.
В области задач Список полей сводной таблицы перетащим мышью поля Группа и Подгруппа в область Название строк (порядок важен), а поле Пол в область Название столбцов. В область Значения перетащим поля Информатика и Математика. Вместо Информатика и Математика в полях теперь написано Сумма по полю Информатика и Сумма по полю Математика. Так как эти поля являются числовыми, то по умолчанию была выбрана итоговая функция Сумма. Нам нужна другая итоговая функция, поэтому щелкнем левой кнопкой мыши на стрелке, справа от названия Сумма по полю Информатика и в раскрывающемся списке выберем пункт Параметры полей значений, а затем в появившемся одноименном окне на вкладке Операция выберем операцию Среднее, числовой формат с 2-мя десятичными знаками для этого поля (кнопка Числовой формат) и нажмем кнопку ОК. Аналогично поступим и со вторым полем в области Значения. Полученная сводная таблица представлена на рис. 4.8.
Рис. 4.8
Получилась громоздкая таблица. Для упрощения ее внешнего вида переместим поле Группа в область Фильтр отчета. В результате этих действий получим таблицу (рис. 4.9). Созданная таблица имеет страничную организацию подобно рабочей книге Excel. Программа автоматически (по умолчанию) создала список по полю Группа. Теперь, выбирая элементы этого списка, можно видеть в таблице данные по каждой из групп или по всем сразу. Имеется возможность разнести страницы сводной таблицы по нескольким листам рабочей книги. Для этого надо на вкладке Параметры в группе Сводная таблица щелкнуть стрелку рядом с пунктом Параметры и нажать кнопку Отображение страниц фильтра отчета. В появившемся диалоговом окне Отображение страниц фильтра отчета выбрать поле фильтра отчета, а затем нажать кнопку ОК. В рабочей книге появятся новые страницы с номерами групп. На каждой странице приведена таблица для указанной на корешке группы.
Для построения сводной диаграммы вызовем команду: Параметры Þ группа Сервис Þ Сводная диаграмма и в появившемся окне Вставка диаграммы выберем гистограмму с группировкой. Сводная диаграмма появилась на том же листе, что и сводная таблица, и вместе с ней появилась панель Область фильтра сводной диаграммы. С помощью этой панели можно устанавливать и снимать фильтры в любой из областей сводной диаграммы. Для этого надо щелкнуть на стрелке, находящейся в соответствующем поле, и в раскрывающемся меню выбрать параметры фильтрования. На рис. 4.9 представлены сводная таблица, сводная диаграмма и панель Область фильтра сводной диаграммы.
Рис. 4.9
Дата добавления: 2015-01-12; просмотров: 69 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |
| Задание 2. | | | I. Обоснование соответствия решаемой проблемы и целей Программы приоритетным задачам социально-экономического развития Российской Федерации |