Читайте также:
|
Переміщення вхідних документів включає такі операції:
- приймання вхідних документів;
- первинна (експедиційна) обробка;
- попередній розгляд і розподіл;
- реєстрація;
- розгляд документів керівництвом;
- виконання.
Приймання вхідної кореспонденції здійснюється централізовано спеціально призначеним працівником канцелярії чи секретарем. Йому ж передають документи, одержані й привезені співробітниками установи з відряджень, нарад, конференцій. Це необхідно для забезпечення одноманітності порядку й методів обробки документів, їх обліку.
Первинна обробка кореспонденції спрямована на підготовку документів для їх подальшого використання й передбачає:
- перевірку правильності доставки (за адресою);
- цілісність кореспонденції (зовнішній огляд, перевірка наявності вказаних додатків, екземплярів, відповідність вихідних дат і номерів на конвертах і документах тощо);
- фіксація факту й дати надходження документа в установу (відмітка у вигляді реєстраційного штампа наноситься в день одержання документа; індекс ставиться в момент реєстрації);
- підготовка його для передачі за призначенням (документи з кількох аркушів скріплюються, усі документи групуються для передачі у відповідні підрозділи тощо).
Неправильно адресовані чи помилково вкладені документи передаються за призначенням або повертаються тому, хто їх надіслав.
Попередній розгляд надісланихдокументів проводиться в канцелярії й структурних підрозділах. Головна мета цієї операції – визначення підрозділів чи осіб, яким необхідно подати документ на розгляд чи для виконання. При оцінці документа враховується:
- важливість змісту;
- складність і новизна поставлених питань;
- авторство (місце автора чи установи в структурі управління);
- терміновість виконання;
- вид документа.
Попередній розгляд здійснюється, як правило, безпосередньо після того, як кореспонденція надійшла в установу, зареєстрована й розкрита. При цьому (як правило на першій сторінці документа справа зверху) робиться розмітка: проставляється умовне позначення структурного підрозділу, куди адресовано документ, або прізвище виконавця. Наприклад: 11 – канцелярія, 12 – бухгалтерія тощо. Інколи користуються літерними позначеннями або абревіатурами: ВК – відділ кадрів, Б – бухгалтерія тощо. Кожен керівник установи може умовно позначатися числом: 01 – керівник установи, 02 – перший заступник керівника тощо. Інколи проставляють їх ініціали.
Якщо документ не має заголовка, то співробітник, який здійснює попередній розгляд, відмічає в тексті найсуттєвіші речення, щоб реєстратор міг швидко перенести їх у реєстраційну картку. Якщо встановлюється, що керівникові для прийняття рішення по цьому документу знадобиться додаткова інформація, вона підбирається й подається разом із надісланим документом.
2.1. Розгляд документів керівництвом установи й структурних підрозділів.
Надіслані документи доставляються й розглядаються, як правило, у день надходження, термінові – одразу після надходження.
Секретар (референт) керівника передає документ на розгляд керівникові, при необхідності – з додатковою інформацією. З резолюцією керівника документ передається в канцелярію для реєстрації, а потім - виконавцеві. Якщо виконавців кілька, документ передається послідовно кожному з них або для кожного робляться копії. Секретар керівника може також передати документ у підрозділ виконавцеві, резолюцію керівника занести в реєстраційну картку; копії реєстраційної картки, де вказано прізвище виконавця, зміст резолюції, термін виконання, передати в канцелярію й контрольну службу, що дозволяє прискорити рух документа до виконавця. Секретар підрозділу виконавця виконує ті ж операції: реєструє документ, передає його виконавцеві, а копії реєстраційної картки передає в канцелярію й контрольну службу. Таким чином, канцелярія й контрольна служба точно знають вихідні дані документа, зміст резолюції керівника, прізвище виконавця, термін виконання, місце, де знаходиться документ.
2.2. Робота виконавця з документами.
З моменту надходження й до виконання документ знаходиться у виконавця. У справу документ і супровідна інформація підшиваються тоді, коли виконавець виконав роботу.
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 77 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |