Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Порядок проходження вихідних документів.

Читайте также:
  1. E. Порядок защиты курсовой работы.
  2. Gl] Тема 9.Законность и правопорядок. Мировой правопорядок
  3. I. МЕТА, ЗАВДАННЯ ТА РЕЗУЛЬТАТИ ПРОХОДЖЕННЯ ПРАКТИКИ
  4. II. Порядок выполнения
  5. II. Порядок выполнения и оформления контрольной работы
  6. II. Порядок выполнения курсовой работы
  7. II. Порядок выполнения, рецензирования и защиты курсовой работы
  8. III. Организация и порядок прохождения практики
  9. III. Порядок и условия проведения олимпиады
  10. III. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ СОБСТВЕННИКОВ ПОМЕЩЕНИЙ МКД

Проходження вихідного документа включає такі стадії:

- підготовка проекту документа;

- його виготовлення;

- узгодження;

- підписання (затвердження);

- реєстрація;

- відправка.

Проект документа готується виконавцем. При необхідності узгоджувати його з кількома установами чи особами, він готується в достатній кількості копій для прискорення процедури узгодження або узгоджується послідовно з кожним учасником узгодження. При необхідності в документ вносяться зміни. Підготовлений проект документа перевіряється виконавцем (зміст, правильність оформлення, наявність віз, додатків тощо) і подається безпосередньо, або через секретаря керівникові підрозділу чи установи, який і підписує його. При необхідності в документ вносяться зміни, внесені керівником підрозділу чи установи. На його вимогу подається й додаткова інформація, на основі якої готувався документ.

Після підписання повністю оформлений документ із відміткою про категорію поштового відправлення передається в канцелярію (експедицію), де він готується до відправки (реєструється, вкладається в конверт, заклеюється, проставляється вартість, адреси, складаються списки тощо) і передається в поштове відділення.

 

4. Порядок проходження внутрішніх документів.

Внутрішні документи на етапі підготовки проходять усі етапи підготовки вихідних документів, а на етапі виконання (використання) – вхідних документів. Реєструються внутрішні документи після їх розгляду (підписання) керівництвом.

Проекти розпорядчих документів після узгодження з відповідними структурами і юридичною службою підписуються керівництвом і реєструються в канцелярії. Після реєстрації засвідчені копії документів розмножуються й передаються виконавцям.

 

5. Порядок прийому – передачі документів.

Прийом і передача вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах їх обробки здійснюється, як правило, без розписок (крім найважливіших підконтрольних документів). Переміщення зареєстрованих документів між підрозділами відмічається в реєстраційних картках і журналах. Канцелярія інформується про те, у якому підрозділі знаходиться той чи інший документ. Контрольна служба сповіщається в тому випадку, якщо змінився відповідальний виконавець. Порядок переміщення документів по установі регламентується інструкцією.

 

6. Організація доставки документів.

Своєчасна доставка документів – одна з головних передумов налагодженого документообігу. У межах установи цю роботу виконують секретарі й кур’єри. Найважливіші документи передаються в підрозділи з підписом осіб, які їх одержали.

 

7. Облік обсягу документообігу.

Обсяг документообігуце загальна кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період, як правило, за один рік.

При визначенні обсягу документообігу одноразово враховують усі документи незалежно від їх змісту. Копії враховуються окремо. Загальний обсяг документообігу враховують так:

кількість основних документів (чисельник)

кількість екземплярів, копій (знаменник)

Із загальної кількості окремо можуть виділятися окремі групи документів, наприклад, документи, підписані керівництвом, тощо.

Приклад: за день одержано 25 екземплярів одного документа, у підрозділи направлено 2 документи по 10 екземплярів кожного. Документообіг за день склав: вхідних – 1, копій – 25; внутрішніх – 2, копій – 20. Загальний документообіг: основних документів – 3, копій – 45.

 




Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 197 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав




lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2024 год. (0.007 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав