Читайте также:
|
Реєстрація документів – це запис необхідних відомостей про створені або одержані документи, позначення індексу й дати реєстрації, що необхідно для обліку, контролю виконання й пошуку документів.
В установі реєструються не всі, а тільки найважливіші документи. Перелік документів, які не підлягають реєстрації, затверджується керівником установи. Реєстрація відбувається тільки один раз: вхідні документи реєструються в день їх надходження або наступного дня; вихідні та внутрішні – у день підписання чи затвердження. Централізована реєстрація передбачає реєстрацію всіх документів в одному місці – у канцелярії (як правило, в установах IY-II рівня), децентралізована (як правило, в установах I категорії) – у канцелярії й структурних підрозділах.
Спеціалізована документація може реєструватися у відповідних підрозділах (відділі кадрів, бухгалтерії, юридичному відділі тощо). При необхідності копії реєстраційних карток передаються у відповідні структурні підрозділи, виконавцям, де документи ще раз не реєструються. Реєстраційна картка має бути уніфікованою – одна картка заповнюється на один документ за єдиною формою. Другий різновид картки – на одній картці фіксуються дані тільки про два документи – запит і відповідь; наступні запит і відповідь фіксуються в новій картці.
При реєстрації користуються довідковими матеріалами:
- номенклатура справ;
- списки структурних підрозділів з відповідними індексами (Б – бухгалтерія, ВК – відділ кадрів тощо);
- списки керівників з умовними позначеннями (01 – керівник установи; 02 – перший заступник керівника тощо);
- списки керівних, підвідомчих, споріднених установ з їх телефонами, адресами тощо;
- класифікатор документів чи ділянок (питань) діяльності;
- списки відповідальних виконавців;
- телефонні довідники службовців;
- інструкції з діловодства;
- перелік документів, які не підлягають реєстрації;
- перелік документів, які підлягають обов’язковому контролю виконання тощо.
Реєстраційні форми (журнали, картки), записи, індекси підрозділів, схеми побудови довідкових карток мають бути максимально уніфікованими.
8.2. Форми реєстрації документів.
Для реєстрації документів використовується, як правило, індивідуальна картка (одна картка на один документ) та парна реєстрація (запит-відповідь). Інколи використовують групові картки для окремих груп документів, що дозволяє створювати компактні картотеки при досить стабільному переліку кореспондентів. В установах з невеликим обсягом документообігу (до 600 на рік) можна використовувати журнали.
До недоліків карткової системи можна віднести:
- систематизація документів за другорядними ознаками (наприклад, за порядком реєстраційних номерів);
- відомості про реквізити, переміщення й виконання документів фіксуються нечітко.
До переваг можна віднести:
- зручність користування при швидкому багаторазовому пошуку одного чи групи документів з окремими ознаками;
- простота дотримання правил користування картками, картотеками, порядку виконання необхідних операцій;
- можливість створити одним реєстраційним актом кілька карток, організувати кілька картотек, що є однією з передумов централізації реєстрації.
8.3. Індексація документів.
Індексація документів – це операція внесення при реєстрації документів
порядкових реєстраційних номерів і необхідних умовних позначень, які вказують на місце їх виконання (укладення) і зберігання.
При індексації документів слід використовувати стандартизовану систему
позначень, в основі якої лежать такі правила:
- для всіх індексів застосовуються тільки арабські цифри;
- літерні й літерно-цифрові позначення застосовуються як виняток;
- розташування складових частин індексів має бути постійним;
- система індексів має бути незмінною тривалий час і може змінюватися в зв’язку з реорганізацією діловодства.
У діловодстві індексуються документи, що реєструються й не реєструються, які групуються в справи за номенклатурою:
- вхідні документи (додатки до них не індексуються);
- вихідні та їх копії (додатки до них не індексуються);
- внутрішні й усі додатки до них.
Реєстраційний індекс складається з індексу справи за номенклатурою й реєстраційного номера документа.
Індекс документа складається з умовного позначення підрозділу, куди він буде направлений чи де був складений, і номера справи за номенклатурою, де він буде знаходитися. Наприклад, 05-08 (05 – позначення підрозділу, 08 – порядковий номер справи за номенклатурою).
При індивідуальному обліку документів до індексу додається порядковий номер документа: 05-08/627 (627 – індивідуальний порядковий номер документа). Порядкові номери документів зростають протягом року.
Індексація постанов, наказів, розпоряджень та інших розпорядчих документів та протоколів проводиться окремо по кожному виду й підвиду. Порядкові номера зростають протягом року (у навчальних закладах – протягом навчального року).
Індекси документів можуть ускладнюватися для підвищення їх інформативності: 12-37/234 Д (12 – умовне позначення підрозділу; 37 – порядковий номер справи за номенклатурою; 234 – порядковий номер документа; Д – перша літера прізвища виконавця).
Індивідуальний порядковий номер документові присвоюється, як правило, за допомогою нумераційного бланка. Нумераційні бланки можуть бути різного кольору при використанні їх для різних груп документів.
8.4. Систематизація реєстраційних карток і організація довідкових картотек.
Основу довідкового апарата в діловодстві складає довідкова картотека, у якій реєстраційні картки розташовані за визначеною схемою, що дозволяє здійснювати оперативний пошук документів і одержання необхідної для контролю інформації.
При централізації реєстраційно-довідкових операцій картотеки знаходяться, як правило, у канцелярії й контрольній групі; при децентралізованій – у структурних підрозділах і групах.
Картки можуть розміщуватися в такому порядку:
- за алфавітом;
- за географічними ознаками;
- за кореспондентами (міністерства, установи тощо);
- за назвами (згідно з видами документів: статути, положення, постанови, накази, протоколи тощо);
- за назвами галузей (напрямків) діяльності;
- за назвами заходів (наради, сільгоспроботи тощо);
- за структурними ознаками (назви підрозділів);
- у хронологічному порядку тощо.
У більшості випадків найдоцільнішим є поєднання алфавітного й хронологічного
принципів побудови картотек з додатками за іншими ознаками. Довідкова картотека ділиться на виконані й невиконані документи. Картотеку виконаних вхідних документів доцільно побудувати за кореспондентською ознакою в поєднанні з хронологічною. Картотеку невиконаних вихідних документів найдоцільніше будувати за структурними підрозділами (виконавцями) і датою надходження (виконання) документа. Контрольні картотеки найчастіше формуються за строками виконання документів.
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 29 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |