|
Читайте также: |
Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:
І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання € доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний (ім 'я та по батькові)!
Шановний пане/пані... (ім 'я, ім'я й прізвище)!
Шановні панове!
Шановні колеги!
Вельмишановний добродію!
Глибокошановний (ім 'я та по батькові)!
Високошановний пане...!
Примітка. Слово пан в українській мові вживається щонайменше сім століть і в етикетному сенсі не має ніякої семантичної дотичності до слова пан у розумінні належності до привілейованих класів. Позаяк воно засвідчує пошану до адресата, в офіційних документах форма пан уживається з ім'ям, прізвищем, назвою посади, звання. Ім'я та по батькові зі словом пан не поєднується. Тобто говорити чи писати пан Михайло Петрович, пані Ольга Степанівна або звертатися пане Михайле Івановичу, пані Катерино Василівно є порушенням норм літературної мови й не відповідає українським традиціям.
У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:
Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре/
Шановний директоре! Високоповажний пане прокуроре! Шановний суддя!
До Президента держави слід звертатися так: Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! Пане Президенте!
Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:
Всечесніший Отче Михаиле! Всесеітліший Отче! Високопреподобний Отче! Ваше Блаженство!
Блаженніший і дорогий Митрополите! Високопреосвященний Владико Митрополите! Ваша Святосте (до Патріарха)!
В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок "Шановна Оксана Дмитрівна!", "Шановний директор!" є ненормативною.
Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.
Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.
II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист ̶ відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.
Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...
Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...
Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...
Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...
Цей лист - вияв нашої вдячності за...
Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...
Дозвольте висловити свою вдячність...
Вдячні Вам за запрошення...
Дякуємо за надану змогу (пропозицію)...
У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:
ідповідно до контракту №... що був підписаний між нашими установами...
Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...
Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу... статті №...
Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...
На Ваш запит про... даємо письмову відповідь.
У відповідь на Ваш запит повідомляємо...
У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:
Вважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про...
Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...
Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримати відповіді на лист від (дата).
Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.
До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:
Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...
На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...
Дуже шкода, aie ми не маємо згоди задовольнити Ваше прохання з багатьох причин...
Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.
Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...
Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, направити)...
III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово "дякую" ̶ найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:
Дозвольте ще раз подякувати Вам...
Висловлюємо ще раз вдячність...
Дякуємо за допомогу...
Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для... Щиро вдячні за...
IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:
З повагою
З повагою і найкращими побажаннями
Зудячністю і повагою
З належною до Вас пошаною
Залишаємося з пошаною
Зі щирою повагою (пошаною)
З найщирішою до Вас повагою (пошаною)
З повагою, вдячністю та побажанням успіхів
Із вдячністю і правдивою пошаною
Бажаємо успіхів
Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит "Підпис".
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 184 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |