Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Вопрос 3. Понятие системы документации

Читайте также:
  1. Amp;C) популяционные и экосистемы.
  2. CAD/CAM-системы в ТПП
  3. CALS-технологий и единая интегрированной системы управления вуза
  4. I . Понятие и признаки правовых норм.
  5. I Перечень вопросов к изучению
  6. I. Диагностика: понятие, цели, задачи, требования, параметры
  7. I. Доказывание, понятие и общая характеристика
  8. I. Общие симптомы заболеваний пищеварительной системы.
  9. I. Понятие денежных средств
  10. I. Понятие законности. Соотношение законности, права и власти.

Система документации— это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В управлении, как и в других областях человеческой деятель­ности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его струк­турные подразделения выполняют разные управленческие функ­ции. Некоторые функции управления являются типовыми, прису­щими любому аппарату управления.

Типовые функции управления:

1) прогнозирование и планирование,

2) организационно-распорядительная деятельность,

3) мотивация персонала,

4) учет и отчетность,

5) финансирование.

Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функ­ций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соот­ветствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, от­носящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от кон­кретной деятельности учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, не­зависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполни­тельскую деятельность. Их совокупность составляет систему ор­ганизационно-распорядительной документации (ОРД). Госу­дарственный стандарт определяет организационно-распоряди­тельные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспе­чения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система ОРД в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функцио­нальных систем документации выделяют также отраслевые систе­мы, которые используются при документировании соответству­ющих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (обще­му и специальному), нотариальные, судебные и др. Организацион­но-распорядительная документация тесно связана как с отрасле­выми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, плани­рования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией обще­ственной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упоря­дочения потоков информации, установления необходимого и до­статочного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная об­работка не позволяла вовремя и качественно переработать расту­щие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автома­тизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для об­работки которой они предназначены.

 

 


Дата добавления: 2015-01-05; просмотров: 11 | Нарушение авторских прав




lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2019 год. (0.008 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав