Читайте также:
|
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.
Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:
• систематизацию документов в делах;
• проведение экспертизы ценности документов в делах;
• оформление дел;
• составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений - ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством и при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации.
Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).
Оформление дел - полное или частичное, производят в. зависимости от сроков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела временного хранения (до 10 лет включительно).
Заключение
Я, Саврасова Анастасия Дмитриевна, проходила учебную практику 3 курса по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
Во время практики я научилась правильному оформлению приказов по основной деятельности и личному составу, должностных инструкций, гарантийных писем и писем – приглашений, протоколов, номенклатур дел организаций и резюме.
Практика дала мне новый опыт в оформлении документов в электронном виде, дала возможность повторить материал, пройденный и выученный за весь этот год обучения, и помогла увереннее чувствовать себя при работе и создании документов на компьютере.
В период практики мы практически пробовали свои силы в выбранной профессии, учились применять в профессиональной деятельности знания, полученные в ходе теоретической подготовки.
Дата добавления: 2015-01-05; просмотров: 42 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |