Читайте также:
|
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные формы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. Выбор формы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота и др.
При централизованной форме все операции, связанные с документационным обеспечением управления, сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе документационного обеспечения управления (ДОУ)(применяется в учреждениях, в которых объём работы с документами небольшой).
При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, т.е. каждая структурная часть в этом случае ведёт делопроизводство самостоятельно.
При смешанной форме делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляются службой документационного обеспечения управления (ДОУ), а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) – как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях (применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объёмом обрабатываемой документации).
В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления (ДОУ): управление делами, общий отдел, секретариат.
В состав управления делами включаются бюро правительственной переписки, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, инспекция при руководителе, центральный архив.
В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.
В секретариат включаются приёмная, секретарь руководителя, секретари заместителей руководителя, секретари коллегии, протокольное бюро.
В организациях, не имеющих службы ДОУ, её функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:
- внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
- разработка и внедрение рациональных форм документов;
- контроль за соблюдением стандартов на документы;
- оформление, издание и рассылка документов;
- регистрация документов;
- учётно-справочная работа;
- контроль за исполнением документов;
- формирование, оформление, хранение дел и выдача их для использования;
- машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
- контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
Работа ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников – должностными инструкциями. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации (предприятия). По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.
Дата добавления: 2015-01-29; просмотров: 36 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |