Читайте также:
|
Каждый документ состоит из отдельных его элементов - реквизитов (автор, адресат, дата, подпись и т.д.). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов. Оформление документов осуществляется на бланках трех видов:
- общие (фирменные) бланки;
- бланки для писем;
- общие бланки для других видов организационно-распорядительных документов (ОРД).
Для каждого из видов бланков допускаются два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный.
В бланках с продольным расположением реквизитов они печатаются вдоль верхней части листа с центровкой.
Угловое расположение реквизитов в верхней, левой части листа.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь- верхнем поле бланка слева
Эмблема организации –левом поле бланка документа на уровне реквизита «Наименование организации».
Код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО) - постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом и код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД)) - печатают при оформлении документа, располагают в правом верхнем углу документа.
Коммуникационные (телеграфный адрес, номера телефакса, телефона, электронной почты, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счёта, наименование банка и т.д.) (9) – необходимы для установления контакта с организациями и выполнения расчётно-денежных операций.
Название вида документа (10) – печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Дата (11) – это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
- дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок);
- дата его утверждения (для планов, отчётов, правил);
- дата события, которое в нём зафиксировано (для актов, протоколов).
Индекс документа (12) – это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов – это обычный порядковый номер с начала года для документов данного вида. Ссылка на индекс и дату входящего документа (13) – он проставляется только на бланке для писем, факсов.
Гриф ограничения доступа к документу (15) – проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию (правом верхнем углу).
Адресат (16) – оформляется на письмах и содержит указание почтового адреса получателя. (структурное подразделение, должность, фамилия, инициалы, почтовый адрес)
Гриф утверждения (17) состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ»,
Резолюция (18) – в правой верхней части документа.
Заголовок к тексту (19) – данный реквизит предназначен для эффективного поиска документа.
Отметка о контроле (20) – проставляется на документах, исполнение которых контролируется
Текст (21) – это основной реквизит документа. Текст документа должен быть кратким, достоверным.(2 части: вводной и основной)
Отметка о наличии приложения (22) – используется, если к документу имеются приложения, с указанием количества листов и экземпляров.
Подпись (23) – обязательный реквизит любого (наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи).
Гриф согласования (24) - располагается ниже реквизита 23 в левом нижнем углу документа, начиная от границы левого поля. слово
Виза (25) – располагается начиная от границы левого служебного поля (нулевое положение табулятора), ниже реквизита 23
Печать (26). Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая, в её центре изображён герб государства, а по окружности даётся полное наименование учреждения (организации, предприятия). Простые печати(различную форму)
Фамилия исполнителя и номер его телефона (27) – проставляется после реквизита 25 на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу первого экземпляра документа.
Отметка о заверении копии (28) – проставляется в случае подписания руководителем только первого экземпляра документа, остальные заверяются секретарём-референтом.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29).
Отметка о переносе данных на машинный носитель (30) –
Отметка о поступлении (31) – проставляется на входящих документах от руки или автоматическим нумератором в правом нижнем углу
Предупредительный знак (32) – является знаком внимания для машинистки, свидетельствует, что до границы нижнего поля осталось 5 машинописных строк.
Постоянными реквизитами бланка являются: Государственный герб Республики Беларусь (1), эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2), код организации (3), код документа (4), наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6), наименование структурного подразделения (7), почтовый адрес отправителя (8), коммуникационные и коммерческие данные (9), название вида документа (10), место составления или издания документа (14).
Заполняемыми реквизитами бланка являются: дата (11), регистрационный индекс (12), ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13), гриф ограничения доступа (15), адресат (16), гриф утверждения (17), заголовок к тексту (19), текст (21), отметка о наличии приложения (22), подпись (23), гриф согласования (24), визы (25), печать (26).
Служебными отметками являются: резолюция (18), отметка о контроле (20), отметка об исполнителе (27), отметка о заверении копии (28), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29), отметка о поступлении (31), отметка о переносе данных на машинный носитель (30).
Дата добавления: 2015-01-29; просмотров: 14 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |