Читайте также:
|
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
20. Изложение служебных писем. Виды и реквизиты писем.
Служебные письма – обобщённое название большой группы документов, которые служат средством общения с учреждениями, фирмами, физическими лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чём-то, просьбы и т.д.
Письма делятся на:
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки, количества или качества продукции и т.п.
Иинформационным письмам условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Это довольно обширная группа служебных писем с разнообразной тематикой, которая составляет значительный удельный вес в документообороте каждого предприятия или учреждения. К информационным письмам иногда прилагают документы, подтверждающие проделанную работу.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении договоров, контрактов, сделок. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товаров, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма.
В рекламационных письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесённых из-за невыполнения или нарушения условий договора, контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии документов в виде приложения к основному документу (рекламации).
Кредитные письма, в которых продавец просит предоставить письмо из банка покупателя с номером валютного расчётного счёта и гарантиями банка оплаты покупателем товаров и услуг.
Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов, возникающих в оперативной деятельности предприятия.
Письма-ответы Ответ всегда должен быть изложен в конкретной, чёткой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере и в какие сроки.
Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов.
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведение мероприятия.
Рекламные письма – разновидность информационных писем, направляемых конкретному адресату и содержащих подробное описание рекламируемых товаров или услуг.
Циркулярные письма – имеют своей целью доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Источником рассылки выступает руководящая организация.
Делопроизводственной практикой установлено, что деловые письма, факсы должны иметь все необходимые (обязательные) реквизиты, которые придают документу юридическую силу. К ним относятся:
- наименование адресанта, т.е. организации-отправителя;
- наименование адресата, т.е. организации-получателя;
- дата, номер (индекс) письма;
- текст;
- подпись должностного лица;
- круглая гербовая печать на письмах, содержащих материальные или финансовые обязательства.
Отсутствие в деловом письме одного из указанных реквизитов делает его неполноценным. Недопустимо переносить на следующий лист заключительное предложение и подписи (без текста).
Для составления писем, факсов используется специальный бланк для писем. В письмах, факсах название вида документа не указывается, отсутствует также заголовок к тексту документа.
21. Конкуренты делового письма – факс, электронная почта, телекс и телефонограмма
Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи и представляющий копию переданного документа.
Телефакс – устройство для передачи неподвижных изображений по телефонным линиям; торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Лист поэтапно проходит мимо ряда светочувствительных элементов, расположенных поперёк листа. На каждом этапе с них считывается информация о яркости соответствующего участка листа, которая специальным образом кодируется и передаётся на другой телефакс, который расшифровывает и передаёт её на встроенное печатающее устройство, воспроизводящее изображение оригинала.
электронной почтой - рассылаемое сообщение должно иметь минимальный размер, т.к. многие получатели могут иметь медленные каналы связи и неоднократное получение больших сообщений вызывает дополнительные затраты;
- деловые сообщения должны рассылаться в формате «просто текст», без графики, логотипов и излишнего форматирования;
- в поле Тема обязательно указать заголовок, раскрывающий суть сообщения;
- в отличие от традиционного бланка документа на бумаге название компании, её адрес, контактные лица в электронной почте принято указывать в конце сообщения;
- при составлении списка на регулярную массовую рассылку необходимо получить согласие получателей, а в конце каждого сообщения указывать, каким образом адресат может отказаться от дальнейшего получения рассылки.
Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Она применяется для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях, и т.п.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
- наименование предприятия-отправителя телефонограммы;
- наименование предприятия-получателя;
- наименование вида документа;
- текст;
- подпись;
- указание должностей и фамилий, имена, отчества лиц, передавших и принявших телефонограмму;
- номера телефонов предприятий, передавших и принявших телефонограмму;
- время и дата передачи.
Дата добавления: 2015-01-29; просмотров: 30 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |