Читайте также:
|
Предприятие осуществляет свою деятельность, при этом менеджеры затрачивают много усилий для того, чтобы добиться чего-то в рамках окружающей их среды. Они предпринимают попытки планировать деятельность предприятия, организовывать совместный труд, вести учет полученных результатов и принимать множество решений. Однако затраченный труд может оказаться пустой тратой времени, а предприятие будет "плыть по воле волн", если руководство не будет осуществлять эффективный контроль над многими процессами, создающими предприятию условия устойчивости. Контроль нужен для того, чтобы быть уверенным в эффективности деятельности предприятия. Однако сама функция контроля - понятие отнюдь не однозначное. Виды деятельности, включаемые по функциональному признаку разделения управленческого труда в контроль, так широки, что для того, чтобы увидеть их в процессе управления, необходимо рассмотреть их на широком фоне определенных понятий и влияний, прежде чем обсуждать основные принципы и цели.
Направленность функции контроля.
Для менеджеров, занимающихся управлением какими-либо процессами, насущной необходимостью является умение объективно оценивать факты.
Факты - это информация, характеризующая истинное положение дел, результатов деятельности, состояние протекания процессов (производственных, подготовки и реализации управленческих решений).
Для установления уровня результативности зафиксированных фактов служит функция контроля. Без оценки полученного результата организация не может определить, насколько хорошо она функционирует и обеспечивает достижение поставленных целей. В необходимый момент времени система управления должна иметь сравнительные сведения о фактическом состоянии организации и о том состоянии, где она должна находиться в соответствии с разработанным планом.
Из определения общего понятия управления следует, что управление существует как процесс только тогда, когда можно установить факт достижения цели. Следовательно, контроль - это процесс человеческой деятельности, направленной на установление полезности свершившегося факта, его направленность на достижение цели или степень отклонения от плана достижения цели, допущенного отдельным лицом, группой лиц и организацией в целом. В этом смысле функция контроля - это такой вид управленческой деятельности, который позволяет организации вовремя воспринимая факт достижения результата (цели) или устанавливать ошибки, которые вредят достижению целей организации.
Следовательно, функция контроля направлена на установление ошибок и ограничение их накопления в деятельности менеджмента организации.
Неопределенность является основным условием, в котором менеджерам приходится принимать решения. Люди, принимающие участие в подготовке решения (сбор, анализ, обработка информации, выработка вариантов решения) и его реализации (исполнении), являются мощным источником неопределенности. Их поведение трудно прогнозируемо и зависит от многих личностных характеристик и условий работы. Менеджеру важно понимать, что достичь каких-либо результатов можно, работая совместной с людьми и через посредство людей. В данном процессе функция контроля, позволяя менеджеру убедиться, что люди, участвующие в процессе принятия и исполнения решения, действуют так, как нужно. Кроме того, в процессе контроля менеджер может своевременно выявить проблемы и не позволить им перерасти в кризис.
Следовательно, функция контроля обеспечивает своевременное преодоление сложных проблем в организации совместного труда в производстве и управлении.
Общение с людьми является основным методом в деятельности менеджеров. Коммуникации в работе менеджера строятся на умении «говорить на языке» того лица, с которым ведется работа. В организации эффективных коммуникационных связей функция контроля исполняет роль обратной связи.
Следовательно, контроль, используемый в процессах коммуникаций в форме обратной связи, позволяет руководителю убеждаться в том, что подчиненный правильно понял и воспринял поставленную перед ним задачу.
Стандарты. Процесс контроля заключается в выявлении отклонений от планируемых (заданных) параметров. Процессы управления протекают в условиях определенных норм - стандартов.
Стандарты характеризуются наличием определенных ограничений (рамок), в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Стандарты отражают условия, задаваемые факторами внешней среды и возможностями (потенциалом) организации. Они являются результатом процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, отражают системы целей и стратегий организации. Поскольку цели и стратегии постоянно корректируются вследствие действия на систему принципа динамического равновесия, то и стандарты подлежат изменению.
Следовательно, правильно организованный контроль направлен на отслеживание появления ситуаций, приводящих к изменению стандартов.
Эмоции. Поскольку организации вынуждены работать в условиях стандартов, то в организациях и в обществе в целом слово «контроль» имеет негативную окраску и порождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Контроль часто интерпретируется как принуждение, ограничение, подчинение чему-то. Со словом «контроль» можно ассоциировать чувство неопределенности и беспокойства.
Обычно исполнители сопротивляются контролю над своей деятельностью, особенно если они ощущают неоправданность, чрезмерность контроля или его неправильную направленность. Все это верно. Однако сущность и смысл контроля заключается не столько в ограничениях деятельности отдельных лиц или организаций, сколько в возможности обеспечения достижения организацией своих целей путем своевременной корректировки деятельности организации до того, как возникающие проблемы не превращаются в кризис. Контроль позволяет сопоставлять реально достигнутые результаты с запланированными показателями, т. е. ответить на вопрос: насколько мы продвинулись к поставленным целям? Руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Важнейший смысл контроля заключается в определении именно тех направлений деятельности менеджеров и подчиненных, которые наиболее эффективно способствовали достижению общих целей организации. Уровень участия в достижении целей организации должен быть понятным менеджерам и подчиненным, а не только руководителям. В этом случае им будет понятен смысл контроля над их деятельностью.
Следовательно, создание эффективной организации контроля обеспечивает снижение системы сопротивления контроля со стороны работников предприятия.
Минимизация затрат. Контрольная функция - это деятельность не только по выявлению отклонений фактического результата от плановых показателей, но в то же самое время и проверка эффективности, правильности, обоснованности ранее принятых решений. Контроль также выявляет фактическую базу, которая позволяет осуществить коррекцию ранее принятых решений, или же принять новое решение, более соответствующее фактическому положению, свойственному возможностям организации. Постоянная проверка принятых решений и их корректировка приводит к снижению затрат, предупреждению неэффективного использования ресурсов организации. Следовательно, функция контроля направлена на минимизацию затрат и стимулирование производства.
Приспособление к изменениям внешней среды. Выживаемость организации в значительной мере зависит от оценки изменений, происходящих во внешней среде, и своевременном приспособлении своей деятельности к этим изменениям. Правильно спроектированная система контроля направлена на обеспечение работы менеджеров по мониторингу и выработке реакции на изменение внешней среды. Контроль создает организационно-экономическую систему открытого типа, т. е. взаимодействующую с внешней средой - одно из наиболее широко распространенных явлений природы. Контроль как функция и вид деятельности.
Настало время дать понятие функции контроля. Существуют различные определения этого понятия. Например, контроль - это функция «непосредственного и постоянного надзора» (К. Маркс, соч., изд. 2-е, т. 23, с. 343). Контроль - это «орудие совершенствования государственного аппарата, искоренения бюрократизма, своевременного претворения в жизнь предложений трудящихся» (Смирнов Б. В. Функции управления социалистическим производством). Контроль - это «оценка решений (в том числе и решений о бездействии) после того, как они уже воплощены в жизнь» (Р. Акофф. Планирование в больших экономических системах). Контроль-это процесс обеспечения достижения организацией своих целей» (Мескон М. X. и др. Основы менеджмента). Толковые словари дают такие объяснения слова «контроль»: регулировать, контролировать, держать в границах, проявлять власть.
Такие понятия исходят из того, что контроль как вид управленческой деятельности и как функция управления меняет свою окраску в зависимости от объекта контрой и окружающих условий, а также из-за недостаточно глубокого исследования данной вида деятельности. Это приводит к тому, что контроль очень часто объединяют такими самостоятельными функциями, как анализ и регулирование.
Специалисты менеджмента, наверное, согласятся с тем, что понятие «контроль» охватывает три его значения: 1) контроль как одна из общих функций управления; 2) контроль как деятельность или процесс выполнения управленческой работа; 3) контроль как способ соблюдения людьми или организациями установленных стандартов (ограничений и критериев).
Исходя из этих предпосылок, дадим следующее определение понятию «контроль».
Контроль - это процесс менеджмента, с помощью которого лицо или организация (коллектив людей) осознанно устанавливают фактические результаты, и сопоставляют с тем, что другое лицо, группа или организация в целом должны делать для достижения запланированных целей.
Теперь, когда есть общее представление о том, что такое контроль, рассмотрит контроль как функцию управления и как вид управленческой деятельности.
Контроль как функция управления.
Являясь связующей и многоликой функцией в процессе производства и управления, контроль имеет множество целей. Основными целями контроля в организации являются следующие.
.Обеспечение планового осуществления производственного процесса. Достижение данной цели связано в основном с двумя видами контроля: экспедиторскими, диспетчерским.
Экспедиторский контроль направлен на:
а)своевременность обеспечения производства материалами, деталями, узлами;
б)поддержание достаточного, но не чрезмерного уровня запасов материальных ресурсов;
в) поддержание достаточного, но не чрезмерного уровня запасов готовых изделий и такого движения незавершенного производства, которое позволяет отгрузить продукт потребителям в срок;
г) выполнение календарных программ, обеспечивая обязательства по отгрузкам.
Диспетчерский контроль связан в основном с потоком информации об осуществлении процесса производства продукции. Он направлен на:
а)контроль выдачи производственным подразделениям скоординированных календарных планов выпуска продукции;
б)поддержание гибкости в производственном процессе;
в)контроль процесса выполнения календарных планов, обоснование необходимых регулирующих воздействий в процессе производства.
.Обеспечение стандартов качества выпускаемой продукции.
Контроль качества продукции проявляется в различных формах и вызывает к себе различное отношение. Наиболее распространенные виды контроля направлены на следующие объекты:
а)контроль качества поступающего сырья, материалов, деталей. Он называется йодным контролем;
б)контроль соблюдения стандартов (технологических норм, нормативов) в процессе выполнения производственным персоналом технологических операций. Это - производственный контроль;
в)контроль качества готовой продукции в конце производственного процесса. Он имеет название финишный (окончательный) контроль;
г)контроль технико-химических и структурных качеств готовой продукции - выборочный контроль;
д)контроль качества конструкторской и технологической документации - нормоконтроль.
Эти две цели контроля являются в одно и то же время элементами процесса производства и процесса управления.
Обеспечение эффективности деятельности организации. Данная цель соответствует одному из важнейших видов контроля - маркетинговому контролю.
Обеспечение финансовой конкурентоспособности организации. На достижение данной цели направлен финансовый контроль, который включает в себя:
контроль доходности (рентабельности);
контроль финансовой устойчивости;
контроль кредитоспособности;
контроль использования капитала;
контроль уровня самофинансирования;
контроль валютной самоокупаемости.
Обеспечение гарантии надлежащего исполнения управленческого решения. Эта цель направлена на повышение уровня эффективности осуществления решения руководителя. Отсутствие этого контроля довольно часто приводит к тому, что многие решения не достигают цели или вообще не выполняются. Управленческий контроль часто служит для ограничения власти, которая может быть использована менеджерами при выполнении решения.
Установление обратной связи в процессе коммуникаций. Часто эту цель объединяют с реализацией управленческих решений. Однако обратная связь существует не только для обслуживания процесса принятия решений. Обратная связь, создаваемая с помощью функции контроля, создает условия, при которых люди, разговаривающие между собой, понимают друг друга. Обратную связь обеспечивает коммуникационный контроль.
Этим перечнем, естественно, не исчерпываются цели функции контроля. Деятельность контроля распространяется и на другие объекты. Например, «защитить активы организации от воровства, брака, неправильного использования». Контрольная функция осуществляется через инвентаризацию, аудиторские проверки, установление материальной ответственности. Выражая цели контроля в конкретных организационных формах, руководство фирмы создает четкую базу отсчета для последующих решений деятельности организации. Выполнение контрольных функций, пронизывая все сферы деятельности, позволяет определить, насколько хорошо организация работает в направлении осуществления своих целей.
Контроль как вид управленческой деятельности.
Контроль как управленческая деятельность сводится к сопоставлению менеджером двух результатов - результата, установленного планами работы организации и фактически полученного результата. Контрольная деятельность всегда направлена на выше рассмотренные объекты управления. Как нам известно, вид деятельности представляет собой конкретную задачу управления. Каждая задача контроля имеет свое назначение и интегрируется с другими задачами в системе управления. Если этого не было, то среди работников аппарата управления невозможно было бы провести эффективное разделение труда. А это приводит к дублированию работ и появлению так называемых «ничейных» задач.
Контроль над поведением объекта имеет свое назначение и временной интервал его осуществления. Поэтому контроль как вид деятельности может быть классифицирован по двум признакам - назначению и времени осуществления.
По назначению можно выделить следующие виды контроля:
линейный;
функциональный;
операционный.
Различаются эти виды контроля только отношением к контролируемому объекту или процессу.
Линейный контроль. Значительная доля задач контроля выражена отношением «подчиненный-начальник». Они устанавливают обратную связь после того, как принято управленческое решение, и наступил этап его выполнения. Оценка результата принятого руководством решения выполняется, прежде всего, с помощью задач контроля. Контролю также подлежат действия исполнителя решения не только с точки зрения эффективности его действий, но и осуществления этих действий. Исполнители очень часто под действием личных мотивов могут вообще не выполнять принятые решение. Поэтому руководитель должен помнить, что «реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления». Каждое принимаемое руководителем решение требует соответствующего ему контроля над исполнением его подчиненными. А для этого руководитель должен наладить линейный контроль Л
Функциональный контроль. Организации широко используют различные виды функционального контроля: производственный, финансовый, маркетинговый, нормоконтроль, кадровый, экспедиторский.
Объектами функционального контроля являются конкретные функции, по который контролируются важнейшие экономические показатели. Например, в финансовом контроле в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, затраты производства и их отношения к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др..
Процесс решения задач функционального контроля заключается в сравнении определенных показателей результативности со стандартами (нормами). Результат их решения выражается в установлении величины отклонения результирующего показателя относительно планового стандарта. Большинство задач этого типа решается на основе учетной информации, в отличие от задач линейного контроля, которые в основном используют информацию наблюдения. Распространение результирующей информации происходит как по вертикали (снизу вверх), так и по горизонтали (объект-контролер).
Операционный контроль. Основной целью операционного контроля является обеспечение движения продукта на предприятии в соответствии с календарной производственной программой и доставка продукта потребителю в назначенный срок.
Задачи операционного контроля в основном обеспечивают два главных направления в производственном процессе:
а)контроль осуществления производственного процесса изготовления продукции в соответствии с календарными производственными программами и технологическими параметрами (диспетчерский контроль);
б)контроль качества выпускаемой продукции на всех стадиях производственного процесса, начиная с контроля качества используемого сырья и материалов и заканчивая определением соответствия произведенного продукта техническим характеристикам и параметрам в ходе испытаний, эксплуатации и послепродажного обслуживания.
Кроме основных видов, операционный контроль используется и в других функциональных подсистемах. Например, контроль оплаты текущих счетов, контроль поступления денежных средств на счета предприятия и др.
Объектом контроля являются отдельные операции какого-либо процесса, протекающего в рамках организации.
Время осуществления контроля.
По признаку времени решения задач контроль можно разделить на три основных вида:
а) предварительный контроль, осуществляемый до фактического начала работ;
б) текущий контроль, осуществляемый непосредственно в ходе проведения работ;
в) заключительный контроль, осуществляемый либо сразу по завершении контролируемой работы, либо по истечении периода времени, определенного заранее.
Эти виды контроля схожи, но различаются только временем осуществления.
Это обстоятельство станет более понятным после краткого ознакомления с выделенными видами контроля.
Предварительный контроль тесно переплетается с другими функциями (планированием, анализом) и поэтому бывает очень трудно определить состав задач, отнесенных к данному виду контроля. Сложность выявления задач объясняется спецификой процесса предварительного контроля. Это проявляется в следующем:
.контроль осуществляется не на стадии выполнения плановых заданий или распоряжений руководства, а на стадии планирования, организации, разработки проектов и др.;
2.контроль выражается не в сопоставлении текущего состояния со стандартами, а в соблюдении определенных правил, норм, ограничений, требований, процедур поведения. Их строгое соблюдение при разработке программ деятельности, оргструктур управления и др. - это способ контроля эффективного выполнения всей работы;
.контроль осуществляет не специальный контролер или вышестоящий руководитель, а непосредственно исполнитель проекта путем соблюдения правил.
На предприятиях предварительный контроль используется в следующих видах деятельности: разработке различных проектов (планы, оргструктуры управления и т. п.), в подборе человеческих ресурсов, поиске финансовых ресурсов, определении материальных ресурсов. Например, проведение собеседований (контроль уровня квалификации) при приеме работников на предприятие, предварительный контроль сырья, материалов, комплектующих непосредственно у поставщика или определение стандартов на поставляемые материалы. Разработка оргструктуры управления требует соблюдения определенных правил и норм.
Предварительный контроль включает в себя в основном задачи общего характера, которые относятся к экспедиторскому, линейному и функциональному контролю.
Текущий контроль направлен на выявление отклонений непосредственно в ходе осуществления процесса выполнения работ.
Сферой его применения являются процессы выполнения управленческих решений и диспетчирование осуществления производственного процесса. Текущий контроль большей частью охватывает частные задачи и является прерогативой начальников, контролирующих работу своих подчиненных. Он используется в следующих областях управления:
контроль исполнения решений;
проведение пооперационного контроля в технологическом процессе производства продукции;
обеспечение обратной связи в коммуникациях;
определение изменений во внешней среде - конкуренции, законодательстве, культурной среде, экономике и др.;
процесс адаптации организации к происходящим изменениям и усовершенствование деятельности.
Текущий контроль может проводиться как во время выполнения работы (пооперационный контроль), так и для измерения фактических результатов, полученных после проведения работ, направленных на достижение целей (линейный контроль). Это наиболее распространенная и наиболее видимая часть контроля, осуществляемого в организациях.
Заключительный контроль включает в себя задачи, которые решаются только после того, как работа выполнена. Контроль может выполняться сразу после завершения работы в целом (например, приемка готовой продукции техническим контролем) либо по истечении заранее установленного времени после выполненной работы.
Можно поставить вопрос: для чего нужен такой контроль, если работа уже сделана, и повлиять на нее невозможно. В качестве аргумента можно привести цитату из мудрой китайской книги «И Цзинь» («Книги перемен»): «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их».
Заключительный контроль позволяет провести глубокий анализ выполненной работы для того, чтобы выявить причины такого выполнения работы. Например, финишный контроль готовой продукции проводится не только для того, чтобы бракованная продукция не была отправлена потребителю, но и для выявления причин, послуживших причиной брака.
Вторым важным направлением заключительного контроля является точное и объективное измерение полученного результата выполненной работы для последующего мотивационного вознаграждения исполнителя.
Рассмотренная классификация видов контроля есть ни что иное, как взгляд с различных сторон на одну и ту же контрольную деятельность: назначение контроля, время осуществления, параметры контроля, источники информации, место проведения. Для каждой конкретной цели может быть использована определенная классификационная характеристика. Например, для распределения задач по вертикали при проектировании оргструктуры управления их нужно рассматривать по признаку параметров контроля (общие и частные), а для распределения по горизонтали - по назначению контроля (линейный, функциональный и операционный). Если нужно разрабатывать схему технологии осуществления контроля, то задачи нужно рассматривать с позиций времени контроля (предварительный, текущий, заключительный).
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 53 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |