Читайте также:
|
Разработка процесса контроля.
Должно быть очевидно, что информационная система, обеспечивающая коммуникации, система принятия решений и система контроля сильно связаны между собой и представляют лишь условно выделенные части того, что мы называем организационной структурой управления. Эти три части не следует рассматривать, и тем более проектировать по отдельности. К сожалению, на практике это часто делается. В результате эти три части не стыкуются между собой, что приводит к ухудшению качества системы управления.
В процедуре проектирования контроля существует четыре четко различимых этапа:
Fвыбор контролируемой подсистемы;
Fопределение параметров подсистемы, которые подлежат контролю;
Fустановление источников информации, необходимой для контроля;
Fустановление потребителей (контролеров) контролируемой информации.
Рис. 4. Схема разработки процесса контроля
На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. На рис. 4. представлена схема разработки процесса контроля.
Поскольку организация использует избирательный контроль (иначе он будет экономически неоправдан), то первый этап состоит в определении тех объектов или процессов, которые необходимо контролировать.
В каждом случае подсистемы представляют собой ключевые направления деятельности (конкретные функции) организации. Выделению подлежат те подсистеме по которым при планировании определены стандарты и конкретные критерии. Если этого нет, то контроль практически осуществить невозможно. Контролю также подлежат все решения, вне зависимости от того, были они приняты при планировании ига по ходу работы менеджера (текущие).
Объектом обязательного контроля на предприятии являются:
Fвходные активы: сырье, материалы, узлы, детали, расчетно-кассовые операции и др.;
Fпроизводственный процесс изготовления продукции или оказания услуг;
Fвыходные результаты: качество готовой продукции, сроки отгрузки продукции потребителю, продаж;
Fустановленные нормативы: техника безопасности, нормы времени, санитарные нормы, пожарные нормы, экологические нормы и т. п.;
Fправила, требования, ограничения на выполнение определенных видов работ;
Fрезультаты работы исполнителей управленческих решений;
Fобратная связь в процессе коммуникаций.
Каждый из объектов должен, по возможности, быть описан с позиций конкретных задач управления. Последние два вида объектов трудно поддаются описанию. Это не относится к программируемым управленческим решениям, а лишь к тем решениям, которые принимает руководитель по текущим ситуациям.
Таким образом, по каждому объекту необходимо определить состав задач контроля.
Описание параметров контролируемых объектов.
Задача будет понятна исполнителю только в том случае, если в ее содержание будут включены конкретные параметры. Например, формулировка задачи «Контроль денежных средств» (объект контроля) не позволяет осуществить контроль, поскольку нет указания на конкретные показатели, которые нужно сравнить со стандартом.
Результатом данного этапа является наполнение задач контроля конкретным содержанием, т. е. по каждой задаче необходимо указать объект контроля, контролируемые показатели, время контроля. Например, ежедневный контроль (время) поступления денежных средств (показатель контроля) от потребителей продукции (объект контроля).
Сравнение параметров со стандартами.
Как мы уже упоминали, стандарты устанавливаются в процессе планирования. Но плановики часто могут не учитывать возможности контроля, осуществляемого другими людьми. Поэтому при описании задачи контроля необходимо выявить установленные стандарты по каждому контролируемому параметру. Если параметр объекта не может соответствовать стандарту или значение параметра нельзя оценить, то необходимо внести изменения или в задачи планирования (установление стандарта) или изменить содержание задачи контроля. Таким образом, происходит взаимное согласование задач планирования и контроля.
Установление источников информации.
Технология решения задач контроля представляет собой получение информации о состоянии объекта и ее сравнение со стандартами. Состояние объекта определяется источником информации и фиксируется функцией учета. Значительную часть информации,
несмотря на широкое использование компьютеров, приходится обрабатывать человеку. Для удобства обработки человек изобрел различные носители информации: документы, средства отображения (мониторы, табло и т. п.). Человека, создающего эти носители информации и передающего их контролеру, мы будем называть источником информации. К таким источникам информации относятся:
Äлица, призванные реализовывать управленческие решения;
Äлица, которые выполняют какую-либо работу и результат оформляют в виде отчетного документа;
Äтехнические средства, способные измерять количественное значение параметров и результаты измерения передавать контролеру.
Всегда нужно помнить, что значение контролируемого параметра является результатом решения задачи учета или данными, снятыми техническими средствами непосредственно с контролируемого объекта.
На данной стадии необходимо установить место (должность) конкретного лица, ответственного за сбор и передачу информации для решения задачи контроля. Отсутствие этих данных не позволяет адресно увязать информационные связи между задачами и делает невозможным осуществление контроля. Данные об источниках информации фиксируются в картах технологии решения задач управления. Установление контролеров.
Если переданная информация не востребована, то она теряет смысл. Поэтому конечным пунктом исходной информации и стандартов является лицо, осуществляющее непосредственный контроль. Контролер - это лицо, принимающее непосредственно решение по контролю: ничего не предпринимать либо установить причину отклонения и принять адекватные меры. Установление места контролера обеспечивает адресность контроля. Организация процесса контроля.
Даже прекрасно спроектированная оргструктура управления и ее составная часть, подсистема контроля, не будут работать, если не организовать сам процесс. Давать какие-либо рецепты по организации контроля - бесполезное занятие. Каждая организация и даже контролеры внутри одной и той же организации пользуются такими схемами контроля, которые приспособлены к их собственным требованиям.
Однако это не значит, что нет общих подходов к организации процесса контроля. Для того, чтобы найти общие подходы, нужно определить их отличительные особенности. Первая особенность определяется технологией производства. Для рассмотрения этой особенности рассмотрим классификацию технологий, данную Дж. Вудворд.
Ниже перечисляются основные виды технологий и соответствующие им системы контроля.
.Непрерывное производство (контролируется продукция):
Äстандартизированы конечная продукция и производственный технологический процесс, большой объем продукции производится на специализированном оборудовании;
Äнезначительный объем материально-производственных запасов и высокая продолжительность производственных циклов;
Äнизкий уровень квалификации персонала;
Äневысокая четкость процесса производства.
.Дискретное производство (контролируется процесс):
Äнестандартная конечная продукция, требующая установления более широкого производственного контроля;
Äсредний объем продукции производится на обычном, стандартном оборудовании;
Äзначительные объемы материально-производственных запасов, меньшая продолжительность производственных циклов;
Äсредний и высокий уровень квалификации производственного персонала;
Äболее высокая гибкость процесса благодаря использованию многоцелевого обрабатывающего оборудования.
. Индивидуальное производство (обычно контролируются фиксированные условия):
Äуникальная конечная продукция, производство которой требует установление тщательного производственного контроля;
Äнезначительный объем продукции часто требует кооперации работ с несколькими субподрядчиками;
Äзначительные объемы материально-производственных запасов и однократный (разовый) производственный цикл;
Äвысокий уровень квалификации производственного персонала;
Äвысокая гибкость процесса производства.
Типы производственной технологии предопределяют выбор методов контроля (табл. 1.).
Таблица 1. Типы технологий и методы контроля
Вторая особенность организации контроля определяется наличием на предприятии современной информационной сети, созданной на базе ЭВМ. Совершенно ясно, что наличие информационной сети позволяет значительную часть исходной информации (отчетные и учетные данные, стандарты) размещать централизовано в базе данных. ЭВМ может проводить сравнение поступающих данных со стандартами и выдавать менеджеру величину отклонения и варианты его действия. Информационные сети являются мощным инструментом управления. Система контроля существенно изменяет свою конфигурацию, поскольку между контролером и источниками информации, необходимой для контроля, появляется мощный инструмент сбора, обработки и выдачи информации по запросу менеджера или по заранее установленной программе. Использование информационной сети видоизменяет оргструктуру управления предприятием, превращая ее из многоступенчатой в плоскую.
Третья особенность системы контроля определяется географической средой деятельности предприятия. Следует обратить внимание на два аспекта:
)сложное предприятие, имеющее региональные отделения;
)предприятие, осуществляющее свой бизнес на зарубежных рынках. Сложность ситуации с контролем связана с возможными проблемами централизованного контроля штаб-квартирой предприятия, его филиалов и дочерних фирм.
Дополнительная сложность возникает в системе контроля при ведении бизнеса на зарубежных рынках. Она связана с проблемами коммуникаций, возникающими на почве языковых и культурных барьеров.
Рассмотренные особенности необходимо учитывать при разработке системы контроля предприятия. Общим является то, что ко всем контролируемым объектам любого происхождения (качество, производственный процесс, ресурсы, решения и т. п.) может быть применена одна и та же простая система контроля.
Данная схема не требует особого объяснения. Однако обратим внимание на отдельные этапы.
По результатам контроля не всегда предпринимаются регулирующие воздействия. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что поставленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.
Осуществление корректировки отклонений достигается функцией регулирования, вырабатывающей необходимое воздействие на контролируемый объект.
В деятельности предприятия могут возникнуть ситуации, по которым сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы желаемого будущего. В данном случае сами стандарты подлежат пересмотру.
В процессе планирования внешняя среда и проблемы, связанные с ее воздействие ем, по-разному обеспечены информацией. По многим факторам внешней среды предприятию приходится делать оценку лишь по слабым (ранним и неточным признаками сигналам. Для того, чтобы слабые сигналы не стали источником ощутимых ударов по деятельности предприятия, необходимо наладить наблюдения (контроль), чувствие тельные к упреждающим сигналам.
Создаваемая система контроля должна своевременно реагировать на усиления сигнала и обеспечивать принятие адекватного решения, ослабляющего появление угроз со стороны внешней среды.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 30 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |