Читайте также:
|
|
Преимущества | Характеристика |
1. Доступность | В отличие от специалистов-переводчиков программа-переводчик всегда "под рукой" на компьютере пользователя и доступна практически мгновенно. |
2. Оперативность | Перевод даже многостраничного документа занимает считанные секунды, что особенно важно в ситуациях, когда необходимо быстро принять решение на основе информации из иноязычного документа. |
3. Цена решения | Приобретение системы перевода позволяет существенно сэкономить средства в дальнейшем. |
4. Конфиденциальность | Программа-переводчик "сохранит" в тайне любую конфиденциальную информацию, которая будет переведена с ее помощью. |
Преимущества | Характеристика |
5. Универсальность | Достаточно подключить соответствующие специализированные словари, сделать настройку и система готова для перевода текстов практически любой тематики. |
6. Онлайновый перевод | Программа-переводчик позволяет прямо в онлайн ознакомиться с содержанием иностранных сайтов, когда важно быстро узнать, о чем пишут зарубежные новостные сайты, или посмотреть результаты торгов на биржевом сайте. |
Можно выделить три основных потока документации:
- документы, поступающие из других организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Все документы, которые поступают на предприятие, должны пойти: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение.
С помощью документационного обеспечения управления (ДОУ), которое представляется на предприятии, как самостоятельное структурное подразделение, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте.
Если же присланные документы оформлены не правильно, то они отправляются обратно автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично".
Первоначально документы рассматривает сотрудник службы ДОУ, для того чтобы распределить документы на:
- направляемые на рассмотрение руководителю организации;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения;
- направляемые конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.
Все подлежащие исполнению документы регистрируются, а затем передаются либо руководителю, либо в структурные подразделения.
После того как руководитель ознакомился и рассмотрел документы они возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем решение по данному документу.
После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ.
Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. В случае если документ необходим нескольким подразделениям или должностным лицам, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. Отличием является то, что копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения и оригинал документа подшивается в дело.
Документы внутри организации передаются исполнителям только под расписку.
В обязанности службы ДОУ входит правильно вести учёт обрабатываемых документов, включая все виды и размноженные экземпляры.
Для удобного внесения сведений о количестве документов создаётся учётная форма, которая разрабатывается предприятием и заполняется ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.
Исходя из выше сказанного, можно сделать вывод, что документооборот – это важный элемент организации эффективного управления и принятия решений. Организация документооборота зависит от размеров предприятия и количества документов, поступающих в нее и исходящих. Это обусловлено тем, что чем с большим количеством клиентов, партнеров общается компания, тем больше в ней количество документов. Кроме того, чем более разветвленная в компании организационная структура, тем сложнее организовать документооборот. Следовательно, для того, чтобы проанализировать систему документооборота в организации необходимо рассмотреть структуру организации и субъектов, с которыми она взаимодействует.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 46 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |