Читайте также:
|
Документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта.
Различают две категории документов:
1. Документы для внутреннего пользования;
2. Документы для внешнего пользования.
Среди управленческих документов выделяют:
1.Организационные (устав, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка/положение о персонале), должностная инструкция;
2.Распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция);
3.Информационно-справочные (протокол, акт, докладная, объяснительная записка, справка и др.);
4.Документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т. д.)
Среди документов для внешнего пользования выделяют:
1. Простые деловые письма (официальные, коммерческие).
2. Контрольные документы (контрактные).
К деловым письмам относят небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях: письмо-просьба; письмо-сообщение; письмо-приглашение; письмо-благодарность; сопроводительное письмо; письмо-подтверждение. Подробно с образцами писем можно познакомиться в книге М.В. Култуновой «Деловое письмо» /1999/.
В число основных контрактных (контрольных) документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение (акцепт), договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.
Необходимо обратить внимание на типичные ошибки. В деловом общении трудно избежать ошибок. Однако ограничить их число можно. В связи с этим надо овладеть стилистикой официально-делового общения, лексическими и грамматическими навыками построения текстов сообщений, обращений, протоколов, договоров, выступлений.
Обратите внимание на следующие показатели:
1. Соблюдение грамматических и стилистических правил.
2. Подбор слов, точно соответствующих замыслу контактов.
3. Простота и краткость изложения содержания.
4. Убедительность: отсутствие лишних слов, выраженная адресность текстов.
5. Достоверность и точность.
Необходимо внимательно следить за дальнейшей унификацией и стандартизацией управленческой и деловой документации с тем, чтобы она была на уровне современных требований. Помните, что документы должны составляться на правовой основе, иначе они не будут обладать юридической силой и в случае конфликтных ситуаций могут быть не приняты судами к рассмотрению.
При современном уровне развития науки и техники невозможно представить деловое взаимодействие без использования технических средств коммуникаций.
Как известно, выбор технических средств определяется участниками коммуникационного процесса и их финансовыми возможностями.
Наиболее распространенными техническими средствами информирования являются системы радиовещания и телевидения. Однако в деловом общении имеется широкий набор технических средств, которые относятся к классу документальной электронной связи.
К техническим средствам информирования относятся: факс, факс-модем, сканер (ручной, листовой, планшетный), электронная почта, телеконференция, пейджер (сигнальный, голосовой, цифровой, текстовый), персональный электронный секретарь.
Среди технических средств обсуждения самым распространенным является телефон, сотовый телефон (основан на использовании радиосигналов).
Технические средства демонстрации предназначены для реализации любых типов видеоконференций – от телевизионных «мостов» до компьютерной видеоконференции.
Вопросы для самоконтроля
1. Что такое документ?
2. На какие две группы делятся документы в зависимости от сферы их употребления?
3. Назовите деловые письма.
4. Назовите основные типы контрольных документов.
5. Что такое коммерческая тайна?
6. Какие современные технические средства служат для передачи устных (письменных, видео) сообщений?
7. В каких сферах бизнеса целесообразно внедрять новейшие средства связи в первую очередь?
Литература
Основная: 1. Русский язык и культура речи / Под ред. В.И. Максимова. – М., 2001, – С. 219-247; 353-397.
Дополнительная: 1. Колтунова М.В.Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет.– М.,2000. – С. 52-68.
Дата добавления: 2014-11-24; просмотров: 34 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |