Читайте также:
|
Одним из неотъемлемых элементов организационной структуры предприятия являются внутрифирменные коммуникации. Эффективность системы коммуникационных связей влияет на эффективность работы предприятия в целом и на его будущее развитие.
Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. На обмене информацией основаны все виды управленческой деятельности: функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля18.
По сравнению с обычными межличностными коммуникациями внутрифирменные коммуникации имеют такие особенности, как большая плотность информационного потока, искажение и потеря данных в процессе общения, зависимость от конфигурации организационной структуры управления19.
Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.
К первой группе относятся внешние коммуникации со средствами массовой информации, потребителями, надзором за качеством продукции, органами государственного регулирования, политическими группами, поставщиками и т.п.
Ко второй группе относятся внутренние коммуникации: межуровневые, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.
В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали – между руководителями и подчиненными, и по горизонтали – между подразделениями.
Вертикальные коммуникации являются решающим фактором организационной жизни. Поскольку и коммуникация имеет решающее значение, вертикальный элемент действительно очень важен. Вертикальные коммуникации в организациях включают и нисходящие, и восходящие потоки.
Информационный процесс охватывает все подразделения и все
стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его
деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Послания трансформируются или изменяются по мере их прохождения через систему. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая – правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия
передаваемой информации.
Основные принципы эффективной коммуникационной компании в период организационных изменений – это максимально открытое и честное общение руководства с подчиненными всех уровней, доводящее до всех максимум информации о происходящем и вовлечение сотрудников в процесс принятия решений20. При этом информационные потоки должны выполнять следующие функции:
создание неудовлетворенности текущей ситуацией (Почему надо менять?);
формирование единого представления о целях (Для чего меняем? Какой будет результат? Когда?);
формирование единого представления о методах их достижения (Что надо делать?);
разъяснение положительных результатов изменений для каждого (минимизация количества «пострадавших»);
эмоциональная поддержка сотрудников.
Действительно, только когда работник ясно представляет себе, что же происходит вокруг, он способен активно включиться в реализацию организационных изменений. Туманность целей и перспектив как всей компании, так и конкретного индивида в ней, как раз и ведут к состоянию страха, беспокойства, тревоги сотрудника, что и приводит к сопротивлению изменениям, вплоть до добровольного ухода ценного персонала в столь ответственный для организации момент. Поэтому очень важно сделать процесс изменений в компании «прозрачным» для каждого работника, что позволяет снять психологическое напряжение, а также позволяет получить от сотрудников идеи по улучшению способов реализации данного процесса. Структурированные и эффективно организованные коммуникации являются значительным конкурентным преимуществом.
Основной целью управления внутрифирменными коммуникациями является достижение приверженности персонала тем ценностям, которые топ-менеджмент считает полезными с точки зрения долгосрочной стратегии развития. Таким образом, речь идет о формировании отдельной специализированной политики как способа реализации мотивационной функции управления через систему коммуникаций.
Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления связаны с установлением правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, то есть с определением их целей, условий работы и стимулирования; с распределением ответственности между руководителями; с выбором конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; с организацией информационных потоков; выбором соответствующих технических средств.
В современных условиях развития рыночных тенденций в России, обусловленных качественно новой системой хозяйственных связей и механизмов конкурентных отношений, одной из актуальных задач адаптации хозяйствующих субъектов к условиям неопределенности является совершенствование стратегии и структуры организации управления производством. В новых условиях наметились основные тенденции и концепции управления, предъявляющие новые требования к организации управления предприятиями, заключающиеся, главным образом, в совершенствовании системы управления в целом и организационной структуры в частности как одной из важнейших ее составляющих. Необходимость изменения организационной структуры большинства российских предприятий, оздоровления и развития системы управления, перехода на новые стандарты управления, недостаток квалифицированных менеджеров определяют важность и актуальность для российских предприятий проблемы выбора организационной структуры управления предприятием, способствующей наиболее эффективному достижению целей.
Одним из основных факторов функционирования организационной структуры являются внутрифирменные коммуникации. Главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия
передаваемой информации. Эффективно организованные коммуникации являются значительным конкурентным преимуществом.
2. Анализ организационной структуры фармацевтической компании ООО «Хелс-М»
2.1 Общая характеристика фармацевтической компании ООО «Хелс-М»
Основной деятельностью фармацевтической компании ООО «Хелс-М» является продажа лекарственных препаратов, добавок к пище, гомеопатии, средств гигиены и санитарии и др.
ООО «Хелс-М» в своей деятельности руководствуется уставом, имеет статус юридического лица с момента государственной регистрации, действует в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», и другими законодательными и нормативными актами Российской Федерации.
В настоящее время ООО «Хелс-М» является официальным дистрибьютором ведущих зарубежных фармацевтических компаний. Также ООО «Хелс-М» работает с лидерами российского рынка лекарственных средств. Компания входит в десятку ведущих фармацевтических дистрибьюторов России (в категории межрегиональные фармацевтические дистрибьюторы). Благодаря постоянным прямым партнерским отношениям с большинством российских и зарубежных производителей, компания обеспечивает своих клиентов высококачественной продукцией на выгодных условиях, свидетельством чего является постоянный рост продаж. Динамика объема продаж за 2002–2007 гг. представлена в приложении 5. Данные свидетельствуют о росте выручки с 2002 г. по 2007 г. на 240%.
На сегодняшний день ассортимент ООО «Хелс-М» содержит около 5000 наименований продукции – это лекарственные препараты, биологически-активные добавки, лечебная косметика и другая продукция, представленная в аптеках. Общие складские ресурсы компании составляют сегодня 15 тыс. кв. м. Динамика количества поставщиков ООО «Хелс-М» и объема складских остатков за 2005–2007 гг. представлены в приложении 6. В 2008 году была значительно расширена площадь головного склада компании, который обслуживает в первую очередь Москву и Московскую область, а так же пополняет товарный запас филиалов.
Кроме оптовой торговли ООО «Хелс-М» оказывает услуги покупателям по резервированию товара, бесплатной доставке медикаментов по Москве и другим городам, обеспечение рекламными материалами.
Стратегическая задача компании – развитие региональной сети филиалов и представительств. ООО «Хелс-М» активно осваивает региональные рынки, открывает филиалы, представительства. В настоящее время региональная сеть насчитывает более 15 региональных подразделений.
В целях расширения рынков сбыта и увеличения объемов продаж ООО «Хелс-М» принимает участие в крупных международных фармацевтических выставках, в совместных акциях, проводимых фирмами-производителями, направленных на продвижение товаров на фармацевтическом рынке.
На сегодняшний день рынок фармацевтической продукции достаточно развит. В последние годы возникла тенденция к вытеснению с рынка небольших предприятий. Сильными сторонами в конкурентной борьбе ООО «Хелс-М» являются: налаженные взаимоотношения с поставщиками и покупателями, широкий ассортимент продаваемых товаров, хорошая репутация на рынке, наличие высококвалифицированного персонала, гарантия качества предлагаемой продукции. Однако есть и слабые стороны: узкая специализация компании; недостаточные знания рынков других областей (по номенклатуре и в целом); географическое удаление отдельных покупателей, что делает продукцию неконкурентоспособной из-за транспортных расходов; потребность в более сильных каналах сбыта услуг.
На сегодняшний день количество сотрудников в центральном офисе ООО «Хелс-М» составляет более 800 человек, в числе которых менеджеры по продажам, которые осуществляют личные визиты к клиентам для более оперативного решения вопросов и подбора оптимальных условий работы.
Кадровая политика компании определяется во многом чертами современного молодого человека. Хорошее образование, знание современных методов работы, целеустремленность, готовность постоянно совершенствовать свой профессиональный уровень, доброжелательность, взаимовыручка, чувство локтя и единой команды, при этом уважение к опыту, знаниям старшего поколения. Среди направлений кадровой политики: постоянное повышение квалификации менеджеров и правильный подбор профессионалов в финансово-правовой департамент, склад и транспортный отдел.
Своим сотрудникам ООО «Хелс-М» предоставляет высокие зарплаты, беспроцентные кредиты на личные нужды, оплату проезда, компенсирует часть затрат на аренду жилья. Проводятся тренинги с выдачей сертификата и предусмотрены всевозможные премии для инициативных сотрудников. В свою очередь компания надеется на то, что сотрудники будут удовлетворять таким условиям, как: надежность, обязательность, ответственность, позитивность во взглядах.
Таким образом, анализируя деятельность ООО «Хелс-М», можно сделать вывод о высокой экономической и финансовой стабильности, которые позволяют компании с большой уверенностью смотреть в будущее и постоянно продолжать наращивать свой потенциал.
2.2 Анализ организационной структуры фармацевтической компании ООО «Хелс-М»
Под организационной структурой управления фармацевтической компании ООО «Хелс-М» понимается совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.
Структура организации – логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей (планирование, мотивация, контроль и другие), построенных таким образом, чтобы эффективно достигать целей предприятия. Главной функцией организационной структуры является координация и контроль.
Во главе компании стоит генеральный директор, ему подчиняется коммерческий директор, который, в свою очередь руководит начальниками департамента оптовых продаж, департамента аптечных продаж, департамента закупок, департамента филиалов, департамента логистики, финансово-правового департамента.
1. Департамент оптовых продаж осуществляет поставку фармацевтической продукции по регионам России.
2. Департамент аптечных продаж обеспечивает поставки фармацевтической продукции по г. Москве и Московской области, а также в ряд регионов России.
3. Департамент закупок обеспечивает снабжение товаром и анализ рынков сбыта (отдел закупок и отдел маркетинга).
4. Департамент логистики обеспечивает транспортное, информационное и хозяйственное обеспечение (отделы информационных технологий, IT-обеспечения, склад, отдел приемки, отдел экспедиции, транспортный, отдел ВЭД, АХО, отдел строительства и реконструкции, режима (охрана)).
5. Финансово-правовой департамент обеспечивает экономическое, правовое и документационное обеспечение (юридический отдел, финансовый, бухгалтериия, касса, отдел кадров, отдел претензий, отдел сертификаций.
Таким образом, в рассматриваемой организации применяется линейно-функциональная структура организации, которая приведена в приложении 7. Организациям, применяющим данную структуру, свойственны следующие достоинства и недостатки.
Достоинства:
Эффективная работа в стабильных условиях.
Простые решения принимаются быстро, так как они находятся в компетенции одной службы.
Компания работает по четкой технологии, которая отличается «своим лицом», что в значительной степени обеспечивает конкурентоспособность.
Штатная численность сбалансирована.
Недостатки:
Управление построено строго по вертикали, не учитывая человеческий фактор.
Среди основных недостатков действующей организационной структуры ООО «Хелс-М» можно назвать следующие:
дублирование полномочий генерального директора и коммерческого директора;
недостаток контроля по всем звеньям цепочки в связи с многоуровневой системой подчинения;
высокий уровень затрат на заработную плату руководителей подразделений;
отсутствие налаженных информационных взаимосвязей между департаментами.
Кроме этого, проанализировав деятельность ООО «Хелс-М» можно выделить несколько слабых сторон функционирования компании как системы. Например, узкая специализированность деятельности компании, которая может привести к сбоям в работе при резком падении цен на рынке лекарственных препаратов. Также можно отметить существенный рост за последние годы остатков на складах, что свидетельствует о неэффективном планировании закупок. Поэтому компании ООО «Хелс-М» следует обратить внимание не только на оптимизацию организационной структуры предприятия, но и, по возможности, запланировать диверсификацию реализуемой продукции, внедрение систем маркетинга и финансового менеджмента.
2.3 Анализ внутрифирменных коммуникаций ООО «Хелс-М»
Проанализировав компанию ООО «Хелс-М» можно отметить, что основными каналами распространения информации на фирме являются:
еженедельные совещания;
приказы и локальные инструкции;
служебные записки;
общение сотрудников между собой;
доска объявлений на сайте компании;
внутрифирменные мероприятия.
Можно выделить основные недостатки системы внутрифирменных коммуникаций ООО «Хелс-М»:
1. Преобладание структуры над функцией. Значительный рост организации
привел к образованию новых подразделений. Структура стала все более многообразной и сложной, и согласование действий между подразделениями требует все большего труда, отчего основные цели достигаются труднее или неполностью. В связи с развитием оптовых продаж и филиальной сети создан специальный департамент филиалов. Со временем в целях усиления контроля за деятельностью филиалов была внедрена сложная система отчетности филиалов, в результате которой последние вынуждены были тратить много сил на подготовку требуемых рукодителю департамента данных, выделять для этого специальных сотрудников. Кроме того, было введено множество ограничений, новых правил работы филиалов, что также легло тяжелым грузом на основную деятельность работников фирмы в регионах. Это привело к снижению продуктивности работы филиалов и к увеличению расходов на их содержание.
2. Нечеткая формулировка целей и задач компании. Для руководителей департаментов отсутствуют четко сформулированные цели.
3. Отсутствует система электронного документооборота, которая могла бы снизить нагрузку на сотрудников, а также эффективно доводить информацию по назначению. Поэтому одной из основных задач компании можно назвать организацию потоков информации, которые должны свободно развиваться как по вертикали (от начальника к подчиненным), так и по горизонтали (между различными профильными подразделениями);
Анализ соответствия организационной структуры управления основным целям показал, что существующая организационная структура предприятия требует совершенствования, т.е. изменения подчиненности соответствующих подразделений, а также координирование работы существующих. Это мероприятие приведет к оптимальному соответствию структуры управления поставленным целям и стратегии.
По результатам проведенного исследования организационной структуры управления ООО «Хелс-М» можно сделать вывод о наличии недостатков. Сама организационная структура управления несовершенна, так как значительная часть контрольных функций и функций по координированию деятельностью предприятия возложены на генерального директора.
Кроме того, ООО «Хелс-М» необходимо внедрять не только изменение организационной структуры, но и запланировать оптимизацию стратегии поведения на рынке.
Кроме вышеперечисленного, ООО «Хелс-М» обладает несовершенной системой внутрифирменных коммуникаций, что затрудняет и постановку целей сотрудникам, и их выполнение.
3. Основные направления оптимизации организационной структуры ООО «Хелс-М»
3.1 Направления совершенствования организационной структуры управления ООО «Хелс-М»
Анализ деятельности ООО «Хелс-М» показал, что компании необходимо совершенствовать свою организационную структуру в связи с выявленными в ней недостатками.
Успех реорганизации компании может зависеть от множества факторов как внешней, так и внутренней среды. Поэтому важно учитывать всю совокупность параметров, получать всю информацию и использовать все пути к достижению оптимального результата.
Руководство ООО «Хелс-М» должно представлять возможные изменения долговременной конкурентоспособности и финансовой ситуации, которые давали бы достаточное время для достижения определенных результатов. Важно учитывать неизбежный риск и неопределенность, уметь адаптироваться к изменениям. Успех оптимизации организационной структуры компании зависит прежде всего от профессионального уровня и ответственности их руководства. Необходимо довести цели реорганизации до собственников компании и рядового персонала и поддерживать ее внедрение, предоставляя достаточное количество ресурсов и принимая своевременные решения.
Особое внимание надо уделять использованию информации и информационным технологиям. Внедрение эффективной системы учета и управления поставками приведет к повышению эффективности работы компании, а также к снижению затрат на персонал.
Процесс внесения изменений в организационную структуру управления должен предусматривать:
– анализ функционирования организации и её среды с целью выявления проблемных зон, который может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности;
– разработку плана совершенствования организационной структуры;
– последовательную реализацию планируемых перемен;
– поощрение повышения уровня информированности сотрудников, что позволит им лучше оценить свою причастность и, следовательно, усилит их ответственность за намеченные перемены.
Организационная структура управления должна быть гибкой и рационально реагировать на все изменения, происходящие как во внешней по отношению к предприятию среде, так и внутри него.
Исходя из этих требований, можно сформулировать основные направления совершенствования организационной структуры управления ООО «Хелс-М»:
Минимизация уровней управления компании, так как
организационная структура должна быть предельно проста;
Совершенствование структур за счет внутренних резервов, включая децентрализацию, делегирование полномочий на более низкие уровни. Линейные структуры превращаются в более плоские за счет сокращения числа уровней управления с одновременным, как правило, укрупнением функций и сокращением подразделений на одном иерархическом уровне;
Создание и принятие локальными нормативными актами должностных инструкций и положений об отделах и департаментах в целях четкого разграничения функций и полномочий;
Совершенствование системы информационных потоков по всем уровням управления и между структурными подразделениями;
Создание системы наблюдения и контроля.
Можно сделать вывод, что внедрение в ООО «Хелс-М» предложенных мероприятий позволит повысить эффективность деятельности предприятия.
3.2 Формирование эффективной организационной структуры управления ООО «Хелс-М»
В результате выявления направлений совершенствования организационной структуры управления ООО «Хелс-М» можно предложить новую организационную структуру управления (Приложение 8).
Для решения поставленных задач совершенствование организационной структуры управления ориентировано на поиск оптимального решения между централизацией и децентрализацией руководящих функций, что обусловлено необходимостью:
– оперативно реагировать на изменения во внешней среде;
– установить рациональные связи между звеньями и ступенями управления на всех уровнях; минимизировать число ступеней структуры управления;
– предоставлять полномочия на решение проблем тому подразделению аппарата управления, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;
– повысить оперативность принимаемых решений.
Одной из наиболее существенных мер по реорганизации ООО «Хелс-М» является изменение состава и полномочий управленческого персонала. Необходимо четко разграничить функционал финансово-правового департамента и департаментов. Возможно даже создание такое управленческой единицы, как административного директора, который возьмет на себя управление следующими отделами: административно-хозяйственным отделом, спецслужбами (по охране, пожарной безопасности и т.д.), общественными организациями.
Анализ организационной структуры управления показал, что контрольная функция за деятельностью ООО «Хелс-М» полностью лежит на генеральном директоре, основные функции которого дублирует коммерческий директор. Необходимо отделить все департаменты по продажам и закупкам в ведение коммерческого директора. Генеральный директор должен контролировать деятельность коммерческого в разрезе продаж и прибыльности. Непосредственно генеральному директору должен подчиняться начальник финансово-правового департамента, в управление к которому должны отойти все обеспечивающие подразделения (АХО, ИТ и т.д.)
В целях повышения эффективности работы предприятия можно предложить объединить следующие отделы:
отдел приемки и склад;
бухгалтерия и касса
отделы информационных технологий, и IT-обеспечения – причем передать их под руководство директора финансово-правового обеспечения, также как и отдел АХО;
юридический отдел и отдел претензий.
Основной целью реорганизации является создание дополнительных конкурентных преимуществ. Для этого также необходимо принять следующие меры:
сертификация всех продуктов по международным стандартам – гарантия качества для покупателей и потребителей;
гарантии поставок вовремя взамен существующей практики отгрузки при наличии;
продажа новых усовершенствованных, конкурентоспособных продуктов и т.д.
Применение этих методов позволит:
1. Создать современную организационную структуру управления, оперативно реагирующую на изменения во внешней среде.
2. Реализовать систему стратегического управления, способствующую эффективной деятельности компании в долгосрочной перспективе.
3. Освободить руководство ООО «Хелс-М» от повседневной рутинной работы, связанной с оперативным управлением.
4. Повысить оперативность принимаемых решений.
Анализ соответствия организационной структуры управления основным целям показал, что существующая организационная структура предприятия требует совершенствования, т.е. внедрения соответствующих подразделений, а также координирование работы существующих. Это мероприятие приведет к оптимальному соответствию структуры управления поставленным целям и стратегии.
Дата добавления: 2014-12-15; просмотров: 120 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |