|
Читайте также: |
Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов (№ описи, № дела, № листов).
Архивные справки составляются на офисных бланках с обозначением названия «Архивная справка».
Архивные справки составляются только на основе подлинников или заверенных копи документов. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются.
В ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов,выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.
Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке: «так в тексте». Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе». Допускается приводить в справке выдержки (выписки) из документов, заключая их в кавычки.
Следует отметить, что После текста справки указываются поисковыеданные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).
Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «незаверенная копия».
Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.
При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются рекомендации, куда целесообразно обратиться за интересующими сведениями.
В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив может (но не обязан) выдать справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.
Вообще, унифицировать форму архивной справки достаточно сложно, как и форму написания запроса. Однако существуют Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации (письмо Росархива от 14.03.2005 No 6/486-К). В Рекомендациях приводятся 12 образцов архивных справок по нескольким различным ситуациям.
Дата добавления: 2014-12-18; просмотров: 97 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |