Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов.
На этапе диагностики ДОУ:
изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;
проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая:
- подготовку и оформление служебных документов;
- обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;
- учет и регистрацию документов;
- рассмотрение и согласование документов;
- ведение контроля сроков исполнения документов;
- обеспечение хранения и уничтожения документов;
анализируется состав документов и принципы их систематизации;
изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;
проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании;
рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;
выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.
На этапе проектирования ДОУ:
формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию / утверждению / визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;
формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;
разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);
проектируются системы учета / регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;
оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации.
На этапе регламентации ДОУ:
происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов;
осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.
В заключение
Реализация поставленной задачи по созданию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:
создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;
повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;
обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;
повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов.
lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2024 год. (0.006 сек.)
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав