1. НАВЧАЛЬНА ТА ВИХОВНА МЕТА:
На підставі керівних та нормативних документів Міністерства оборони України ознайомити курсантів та студентів з порядком та правилами документування управлінської діяльності у Збройних Силах України. Необхідно дати поняття та закріпити практичні навики щодо правил поводження з службовими документами. Курсантам та студентам слід знати вимоги до службових документів, правила складання, датування, індексації, погодження та засвідчення документів. Також необхідно навчити оформлювати додатки до документів.
Час: 2 години;
Місце: навчальна аудиторія;
2. НАВЧАЛЬНІ ПИТАННЯ ТА РОЗРАХУНОК ЧАСУ:
1. Вступна частина - 10 хв.
2. Основна частина - 70 хв.
2.1. Складення номенклатури справ - 35 хв.
2.2. Формування справ. - 35 хв.
3. Заключна частина -10 хв.
3. НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ:
1. Конституція України: Прийнята на п`ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року. – К.: Преса України, 1997.
2. Про державну таємницю: Закон України від 5.07.1994 р.// Закони України. – К.: Інститут законодавства Верховної Ради України, 1996.
3. Про захист інформації в автоматизованих системах: Закон України від 31.05.07.2005 р.// Закони України. - К.: Інститут законодавства Верховної Ради України.
4. Про інформацію: Закон України від 02.10.1992 р.// Закони України. – К.: Інститут законодавства Верховної Ради України, 1996.
5. Про телебачення і радіомовлення: Закон України від 2. 06. 1995 р.// Закони України. -: Інститут законодавства Верховної Ради України, 1996.
6. Про звернення громадян: Закон України від 02.10.96 р із змінами та
доповненнями 13.05.99 року.
7. Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.
8. Наказ Міністра оборони України № 777 від 21.11.2012 р. Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України.
9. Наказ Міністра оборони України №400 від 11.11.1998 р. Про затвердження Інструкції з діловодства у Збройних Силах України. – Київ. (втратив чинність).
10. Наказ Генерального штабу Збройних Сил України 16.09.2013 № 200. Про затвердження Інструкції з діловодства у Збройних Силах України.
11. Інструкцієя з порядку охорони державної таємниці в Міністерстві оборони України та Збройних Сил України (зі змінами), затвердженою наказом Міністра оборони України від 16 жовтня 2006 року № 600ДСК.
12. Інструкції про забезпечення доступу до публічної інформації в Міністерстві оборони України та Збройних Силах України, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 24.07.2012 № 490 (зі змінами).
13. Статути Збройних Сил України. Затверджено Законами України
від 24.03.1999 року.
14. Осьодло В.І. Капосльоз Г.В. Мазіпчук П.Д. Основи інформації та комунікації. – Київ, 2006.
15. Германенко Г.Г. Універсальний довідник з ділових паперів та етики / –
К.: Довіра, 2003. – 623 с.
16. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.
4. НАВЧАЛЬНО-НАОЧНІ ПРИЛАДДЯ:
1. Плакати, схеми.
2. Слайди.
5. ОРГАНІЗАЦІЙНО – МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ:
До початку заняття викладачу потрібно уяснити навчальну та виховну мету, продумати методику проведення заняття, застосування навчальних прийомів, використання технічних засобів та наочних посібників. Розробити та затвердити план проведення заняття.
За 2 – 3 доби до початку заняття викладач дає завдання навчальній групі та необхідні вказівки щодо підготовки до заняття, загострює увагу курсантів (студентів) на окремих питаннях.
У вступній частині необхідно вказати на актуальність даної теми, значення її засвоєння задля майбутньої професійної діяльності військових юристів, показати зв’язок з іншими дисциплінами та майбутніми темами. Назвати тему та питання, довести навчальну та виховну мету заняття.
Основна частина заняття проводиться шляхом усного опитування курсантів (студентів) вивченого матеріалу. Викладач, враховуючи особливості аудиторії, загальній рівень підготовки курсантів (студентів) засновує різноманітні навчальні прийоми, загострюючи увагу курсантів (студентів) на головних питаннях.
При відпрацювання заключної частини викладач підводить підсумок заняття та робить висновки, виходячи із основної частини заняття. Дає рекомендації щодо подальшого використання розглянутих питань на практиці. Оголошує оцінки, відповідає на запитання тих, хто навчається. Доводиться тема та питання наступного заняття, ставиться завдання на самостійну підготовку.
НАВЧАЛЬНИЙ МАТЕРІАЛ:
I. ВСТУП:
Документування управлінської діяльності у ЗС України полягає у фіксації вставленим шляхом на паперових або магнітних носіях управлінських або бойових дій. Підставою щодо створення службових документів у військовій частині (установі) є необхідність засвідчення наявності та змісту службових дій.
У військовій частині (установі) визначається конкретний комплекс службових документів, необхідних та достатніх щодо документування її діяльності. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів управлінь і штабів вищого рівня, повинні вміщувати в тексті документа посилання на них чи мати в кінці приписку.
II. ОСНОВНА ЧАСТИНА:
Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної військової частини систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ призначена для встановлення у військовій частині єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
У військовій частині складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 44 до цієї Інструкції) і зведена номенклатура справ військової частини (додаток 45 до цієї Інструкції).
Номенклатура справ складається на кожний календарний рік. Протягом календарного року вона підлягає обов’язковому перескладанню та повторному погодженню в разі змін у структурі, функціях військової частини.
Номенклатура справ військової частини розробляється не пізніше 01 грудня поточного року з урахуванням діючого Переліку документів, що утворюються в діяльності Міністерства оборони України та Збройних Сил України, із зазначенням строків зберігання документів(далі – Перелік) та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.
У разі формування або переформування військової частини номенклатура справ складається з моменту завершення організаційних заходів.
Номенклатура справ військової частини. Для документів “Особливої важливості”, “Цілком таємних”, “Таємних” оформлюється з урахуванням охорони державної таємниці у порядку, установленому Інструкцією з порядку охорони державної таємниці в Міністерстві оборони України та Збройних Сил України (зі змінами), затвердженою наказом Міністра оборони України від 16 жовтня 2006 року № 600ДСК.
Номенклатура справ структурного підрозділу військової частини розробляється безпосередньо в структурному підрозділі на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності, підписується керівником структурного підрозділу військової частини та погоджується з архівним підрозділом військової частини.
Номенклатура справ складається в 2 примірниках. Один примірник передається в діловодство.
Номенклатури справ структурних підрозділів військової частини після їх розгляду та аналізу зводяться службою діловодства військової частини у зведену номенклатуру справ.
Під час розроблення зведеної номенклатури справ військової частини, крім номенклатури справ структурних підрозділів, з метою більш повного охоплення документообігу вивчається та аналізується діяльність військової частини в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про військову частину, штати (штатні розписи), типові або примірні номенклатури справ, описи справ за минулі роки, класифікатори документів, а також враховуються завдання військової частини на наступний рік.
Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний або функціональний принцип її побудови.
Структурний принцип побудови використовується у разі чітко встановленої структури військової частини. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства. Наприклад: “Канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, технічна частина, тил, навчальний відділ тощо”.
Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) серед особового складу військової частини. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується у військових частинах котрі не мають структури.
Розділи, зазначеної вище, зведеної номенклатури справ розміщуються в ній за ступенем важливості. Наприклад: організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо.
У разі коли військова частина здійснює діловодство за іншу військову частину, яка утримується за окремим штатом, то справи цієї військової частини вносяться у номенклатуру справ за окремим розділом.
Розміщення справ в номенклатурі справ має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються.
Першою розміщується група справ, що включає документи штабів і управлінь вищого рівня, далі – група організаційно-розпорядчої документації самої військової частини (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітня документація та листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування із вищими штабами й управляннями вищого рівня.
До номенклатури справ військової частини включаються назви справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи, у тому числі справи тимчасово діючих органів військової частини, наприклад, справи ліквідаційної комісії.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року, або які ведуться протягом декількох років, вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх ведення.
До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники, бюлетені, реферативні журнали тощо.
До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляються порядкові номери справ.
У графі 2 проставляються номери справ за номенклатурою справ минулого року або індекс кожної справи. Індекс справи військової частини складається з індексу підрозділу військової частини (за штатом або класифікатором) та порядкового номера справи в межах підрозділу, наприклад: 06 – 12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або 04.1 – 07, де 04.1 – індекс відділу в складі управління, 07 – порядковий номер справи.
За наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 3 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи має чітко в стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (різні матеріали, загальне листування, вхідна кореспонденція, вихідна кореспонденція тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розмішуються в такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої відносяться документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби), наприклад:
1. Накази командира військової частини по стройовій частині.
2. Журнал реєстрації вихідних документів.
3. Довідки фінансової служби про заробітну плату особового складу, видані в 2012 році (копії).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, які містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”.
У заголовках справ, які містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану техніки на базах, складах”.
Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа військової частини, наприклад: “Документи до наказу командира полку “Про проведення бойового дослідного навчання “Полк в обороні”.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи житлової комісії”.
У заголовках справ, які містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з відділом оперативного (бойового) забезпечення військ штабу Командування Повітряних Сил Збройних Сил України щодо забезпечення топографічними картами (заявки, наряди, накладні, звіти, акти на списання)”.
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з місцевими органами виконавчої влади щодо постачання військового майна”.
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в який планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів структурного підрозділу на
I квартал 2013 року.
2. Звіт про використання бюджетних коштів структурним підрозділом за 2012 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, то формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи, наприклад:
“Звіти військових частин про виконання відновлення техніки за 2015 рік”.
Том 1. Інженерної техніки
Том 2. Автомобільної техніки
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за Переліком.
У графі 5 номенклатури зазначаються дати початку справ.
Графи 6 та 7 номенклатури заповнюються наприкінці календарного року, в яких зазначаються дата закінчення справи та кількість аркушів у ній.
У графі 8 “Відмітка” робляться позначки про:
перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ;
передавання справ до архіву військової частини чи інших установ для їх продовження;
облік в інвентарному журналі справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Зведена номенклатура справ військової частини підписується посадовою особою, яка відповідає за діловодство, схвалюється експертною комісією військової частини, заноситься до журналу реєстрації вхідних документів, а після річної перевірки наявності документів підшивається в окрему справу.
Зведена номенклатура справ військової частини складається в трьох примірниках. Перший (недоторканний) примірник зберігається у діловодстві військової частини, другий – використовується у діловодстві як робочий, третій – передається до архівного підрозділу військової частини для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.
Структурні підрозділи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури для практичного використання в роботі.
Зміни до номенклатури справ вносяться з дозволу посадової особи, яка її затвердила. Внесені до номенклатури справ зміни в кінці року засвідчуються підписом особи, яка відповідає за ведення діловодства.
Другі та наступні томи справ вносяться до номенклатури справ послідовно, в міру того як вони заводяться, під тими ж номерами із зазначенням “Том 2”, “Том 3”.
Номенклатура справ наприкінці року закривається підсумковим записом, який скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства.
Дата добавления: 2014-12-19; просмотров: 53 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |