Читайте также:
|
Коммуникации - это обмен информацией, ее содержанием между двумя и более лицами (работниками). Коммуникации процессами связи между работниками, подразделениями и организациями и т.д. Коммуникации сопровождают все процессы, происходящие в организации.
Коммуникации целесообразно классифицировать по различным признакам:
По сфере охвата: между организацией и внешней средой. Например, обмен информацией с потребителями происходит через рекламу. Под влиянием внешнего окружения проводятся совещания, готовятся служебные записки, отчеты и прочее.
Организационные коммуникации могут осуществляться:
• от высших уровней управления к низшим («сверху вниз»). Например, начальник объявляет подчиненным управленцам план работы на следующую рабочую неделю, текущие задачи и т.п.;
• от низших уровней управления к высшим («снизу вверх»). Обычно так поступает отчетная информация об уровне выполнения задач, недостатки, нарушения, стачечную ситуацию, проблемы и т.д.;
• между различными подразделениями (отделами, цехами, службами и т.п.);
• между менеджером (руководителем) и его рабочей группой.
Организационные коммуникации определяются характером деятельности, построением, возможностями организации, размерами и т.д.. При этом причинами возникновения препятствий на пути таких коммуникаций могут быть: деформация сообщений на различных этапах передачи информации, информации перегрузки в системе коммуникаций, громоздкая структура управления организацией и т.п.. Совершенствование организационных коммуникаций целесообразно осуществлять с помощью рационализации структуры коммуникативного процесса, совершенствование документооборота, применение современных информационных технологий и другие.
Межличностные коммуникации возникают между отдельными лицами, работниками. На пути таких коммуникаций могут возникать определенные преграды, а именно: неполное восприятие работником информации; невербальные преграды, возникающие в процессе использования несловесных знаков: точки зрения, выражения лица, улыбки и др.; плохой обратной связи, а устранение таких препятствий необходимо объяснять и обосновывать свои и до начала их передачи, быть восприимчивым к возможным семантических проблем, следить за собственными жестами, позами, интонациями, быть внимательным к чувствам других работников, учитывать социально-психологический климат в коллективе, устанавливать качественный обратная связь, допускать возможность дублирования идеи, сообщение, объяснение тому подобное.
По способу возникновения: формальные - официальные коммуникации, создаются руководством организации для достижения ее целей и обеспечение взаимодействия между структурными подразделениями; неформальные - устанавливаются на основе личных отношений в организации, как правило, в пределах неформальных групп.
По способу осуществления: вербальные - это словесные коммуникации, осуществляются через разговоры, устные заявления, сообщения и т.п.;
невербальные - это несловесные коммуникации, осуществляемые с использованием языка жестов. Внимательно наблюдая за невербальным поведением собеседника, можно обнаружить, насколько он честен с вами, то скрывает, которые его правдивые намерения, приятно ему с вами общаться и т.д.. Особое значение приобретает знание невербальных аспектов при общении с иностранцами. установлено, что 55% сообщений воспринимаются через выражение лица, позы и жесты; 38% - через интонацию и модуляции голоса; 7% - через слова. Вообще в процессе невербальной коммуникации 70% информации несут глаза и взгляд собеседника.
По способу передачи информации существуют.
Вертикальные коммуникации - это коммуникации между уровнями управления (институциональным, управленческим, техническим) в обоих направлениях. С помощью таких коммуникаций от руководителей к подчиненным приходятся задачи, делегируются полномочия, излагаются инструкции, предоставляется информация о методах, сроки и параметры выполнения отдельных работ. Обратная связь при таких коммуникациях направлен на согласование, информирования о проблемах, невозможность выполнения определенных работ, изменение ситуации на местах и т.д..
Результаты специальных исследований эффективности вертикальных коммуникаций обратного характера («снизу вверх») показали, что в руководителей организаций доходит только до 10% информации, присланной и переданной для них работниками.
Горизонтальные коммуникации - осуществляются между работниками, которые находятся на одном уровне иерархии, что обеспечивает координацию деятельности.
Диагональные коммуникации - осуществляются между лицами, находятся на разных уровнях управления в рамках передачи нелинейных полномочий.
Базой коммуникаций является эффективное информационное обеспечение.
Информация - это совокупность сообщений, отражающих определенную сторону явления, события, производственно-хозяйственной деятельности. она может подаваться централизованной, децентрализованной и смешанной схемами. Информацию можно классифицировать по определенным признакам: по полноте охвата явления, по направлению движения, за периодом действия, содержанием, по способу передачи, по степени достоверности.
По полноте охвата явления: полная, частичная, избыточна.
По направлениям движения: входная, выходная.
По периоду действия разовая, периодическая, долгосрочная.
По содержанию: планово-экономический, финансовый, учетная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная и др.
По уровню доступности: открытая исключительно для служебного пользования, секретная.
По способу передачи: устная, текстовая, графическая, комбинированная.
По степени достоверности: достоверная, недостоверная.
Законом Украины «Об информации» №2658-ХП от 02.10.92р. с изменениями и дополнениями выделены следующие основные виды информации:
Статистическая информация - это официально документированная государственная информация, дающая количественную характеристику событий и явлений, которые происходящих в экономической, социальной, культурной и других сферах жизни Украины и подлежит систематическому открытому опубликованию.
Массовая информация - это публично распространяемая печатная и аудиовизуальная информация.
Информация государственных органов и органов местного самоуправления - это официальная документированная информация, создается в процессе текущей деятельности законодательной, исполнительной и судебной власти, органов местного самоуправления. Основными источниками такой информации являются законодательные и нормативно-правовые акты.
Правовая информация - это совокупность документированных или публичного но объявленных сведений о праве, его системе, источниках, реалицию, юридические факты, правоотношения, правопорядок, правопорушенния и борьбе с ними и их профилактику. источниками правовой информации является Конституция Украины, нормы и принципы международного права, уголовный кодекс, другие законодательные и подзаконные правовые акты и т.д..
Информация о личности - совокупность документированных или публично объявленных сведений о лице. Основными данными о личности являются: национальность, образование, семейное положение, религиозность, состояние здоровья, адрес, дата и место рождения.
Информация справочно-энциклопедического характера - это систематизированы, документированные или публично объявленные сведения об общественной, государственной жизни и окружающей природной среде.
Основными источниками такой информации являются: энциклопедии, словари, справочники, рекламные сообщения и объявления, путеводители, картографические материалы.
Социологическая информация - это документированные или публично объявленные сведения об отношении отдельных граждан и социальных групп к общественных событий и явлений, процессов, фактов и т.д..
Основными принципами информационных отношений в Украине соответственно с Законом Украины «Об информации» являются: гарантированность права на информацию; открытость, доступность информации и свобода ее обмена; объективность, достоверность информации; полнота и точность информации; законность получения, использования, распространения и хранения информации и т.п.. Носителями информации являются документы, дискеты, диски, графики, ленты, перфокарты, магнитофонные ленты, плакаты, схемы и т.п. Полным носителем информации является документ.
Документ - это предоставление с помощью определенных носителей информации, фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека, носителем которой она является. В соответствии с Законом Украины «О информации»№ 2б58-ХП от 02.10.92 г.. с изменениями и дополнениями документ - это предусмотренная законом материальная форма получения хранения, использования и распространения информации путем фиксации на бумаге, магнитной, кино, видео, фотопленке или на другом носителе.
Документацию можно классифицировать по различным признакам, а именно: по содержанию: административная, планово-экономическая, коммерческая финансовая, внешнеэкономическая, бухгалтерская, по учету кадров; техническая и др.; по сложности: простая (отражает один процесс), сложная (отражает несколько процессов); по назначению:
индивидуальная, типичная; по этапам использования: первичная (содержит исходную информацию вторичная (является результатом аналитикосинтетической и другой переработки одного или нескольких документов); за место в менеджменте: служебно-информационная (служебные записки, акты и т.д.), распорядительная (приказы, распоряжения, указания, инструкции, постановления, протоколы, циркуляры и др.), специальная (финансовая, бухгалтерская, технологическая, плановая, отчетная и др.
Процесс, связанный с составлением документов, их обработкой, прохождением, хранением и т.д. называется делопроизводством. его функции такие: предварительное рассмотрение и учет документов; справочно-информационное обслуживание; контроль за выполнением;
усовершенствования (рационализация) документооборота; экспедиционная обработка и транспортировка документов и т.п..
Выделяют такие системы делопроизводства: централизованную, когда вся документация направляется в некий единый центр организации (например, в канцелярию); децентрализованную, при которой документы поступают по назначению в подразделения и т.п.; смешанную.
В организациях есть специальные службы, которые предназначены для работы с документацией. К ним относятся канцелярия, архив, библиотека, справочное бюро, юридический отдел, секретариат референтура т.д..
Часто в условиях производственно-хозяйственной деятельности решения управленческих проблем требует применения графиков и согласно способов графических изображений. Графики - это способы наглядного изображение состояния и хода производственно-хозяйственной деятельности с помощью условных обозначений (точек, линий, фигур и т.д.). график имеет два элемента: графический образ или систему начертаний; легенду, есть условные обозначения на графике. Применяя графики, стоит помнить о следующих требованиях: наглядность, содержательность, образность, универсальность, удобство в пользовании и т.п..
На практике используются следующие группы графических средств:
Органиграммы, характеризующих структуру и взаимоотношения явления: классификационные графики (классификация предприятий); оргсхемы (организационные структуры управления предприятий, цехов); оперограммы (порядок движения сырья, деталей); хроноперограмы (порядок движения в времени) и другие.
Топограммы, отражающие явления в пространстве: маршрутные схемы движения предметов труда на рабочих местах; планирование производственных участков, рабочих мест; схемы смазки оборудования; маршрут движения многостаночника т.д..
Хронограммы, характеризующих изменение явлений во времени: циклограммы; планово-контрольные графики; диспетчерские графики движения транспорта и тому подобное.
Диаграммы, отражающие количественные соотношения (показателей, явлений): диаграммы сравнения показателей; диаграммы изменения показателей; диаграммы распределения показателей; хронодиаграмы т.д..
Информация передается с помощью коммуникационного процесса.
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 41 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |