Читайте также:
|
|
Теперь о некоторых правилах деловой переписки.
Во-первых запомните, что нигде в мире не принято писать длинных деловых писем. Экономьте свое и конечно чужое время, пишите по существу, старайтесь в одном и том же деловом послании по возможности не затрагивать различных аспектов ваших предложений, возражений и соображений.
Служебные письма, как правило, пишутся по установленой форме. Ширина поля с левой стороны листа должна быть … (для удобства хранения).
Каждая страница, кроме…, нумеруется… цифрами без ….
Избегайте переносов слов, исправлений, помарок, не идущих к делу пометок.
Письмо делится на следующие части…
Протокол - документ колегіальних органів, у якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях.
Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів, таких, як колегії комітетів, міністерств, муніципальних органів управління, а також вчених, технічних, методичних нарад.
Обов’язковому протоколюванню підлягають збори акціонерів, засідання Рад директорів.
Протоколи подаються до органів державної влади для реєстрації (наприклад реєстрація промислово-торговельних палат, комерційних банків тощо). Протоколи складають і для документування діяльності тимчасових колегіальних органів (конференцій, зборів, нарад, семінарів).
Вести протокол повинен секретар або спеціально призначена особа. Від її кваліфікації, уміння вникнути в суть питань, що обговорюються, залежить якість протокольного запису виступів.
Протокол оформлюється на основі записів, які велись на засіданні секретарем вручну або з використанням диктофону.
В залежності від виду засідання та статусу колегіального органу обирається форма протоколу: стисла, повна, стенографічна
Групи протоколів:
1. Стислі – фіксують питання, що обговорювались на засіданні, прізвища доповідачів та прийняті рішення.
Такий протокол рекомендується вести лише в тих випадках, коли засідання стенографується, доповіді та тексти виступів будуть подані секретареві або коли засідання має оперативний характер.
2. Повні - фіксують не лише питання, що обговорювались, прийняті
рішення та прізвища тих, хто виступав, але й достатньо докладні записи, що передають зміст доповідей та виступів учасників засідання, всі висловлені думки та репліки, зауваження, пропозиції. Повний протокол дозволяє документувати докладну картину засідання.
3. Стенографічні складаються на підставі стенографічного звіту про
засідання (стенограми) і дослівно передає процес обговорення кожного питання та вироблення рішення до нього.
Протокол оформлюється на загальному бланку формату А4.
До його формуляру входять такі реквізити:
1. Назва виду документа (протокол)
2. Порядковий номер протоколу. (індекс)
3. Назва зборів, конференцій, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).
4. Назва підприємства, організації.
5. Дата, місце проведення зборів. Датою протоколу є дата засідання (протоколи, як правило, оформлюються після засідання). Якщо воно продовжувалось декілька днів, то дата протоколу включає дати початку та закінчення. (21.06 - 23.06.2007)
6. Заголовок до тексту протоколу. Як правило відображає вид засідання або колегіальної діяльності і узгоджується з назвою виду документа. Наприклад: Протокол - засідання колегії; зборів трудового колективу; - наради начальників структурних підрозділів.
7. Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.
8. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голови, секретаря, членів президії)
9. Порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку.
10. Текст.
11. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.
12. Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря
Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань,
має бути стислим, точним, лаконічним, зрозумілим. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного.
Текст протоколу включає вступну і основну частини.
У вступній частині протоколу після заголовку наводяться прізвища й ініціали голови та секретаря засідання.
З нового рядка після слова «Присутні» перелічують прізвища, ініціали постійних членів колегіального органу (за алфавітом), прізвища й ініціали та посади запрошених на засідання. При оформленні протоколу розгорнутого засідання прізвища учасників не перелічуються, цифрою вказують їх загальну кількість. Підрахування учасників проводиться за списками реєстрації, які передаються секретарю зборів та стають одним із додатків до протоколу.
До вступної частини протоколу включається порядок денний. У ній перелічуються питання, що будуть обговорюватись на засіданні з прізвищами доповідачів та закріплена послідовність їх обговорення. Порядок денний, як правило, складається заздалегідь і повинен включати оптимальну кількість питань, які можна розглянути та обговорити на засіданні.
Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань, встановлених порядком денним.
Основна частина тексту протоколу містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Відповідно до того нумеруються розділи. Кожен розділ складається з трьох частин: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ».
Позиції формулюються так:
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 81 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |