Читайте также:
|
Рыночная экономика не может существовать без развитой информационной структуры, без информатизации бизнеса. Жесткие и изменчивые требования рынка предъявляют к менеджерам высокие требования, так как именно они, принимающие и реализующие решения, ответственны за успех своего предприятия.
Владение информацией означает обладание реальной властью – ведь нехватка информации, как впрочем, и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.
Существует прямая связь между информированностью и удовлетворенностью трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 7 случаях из 10, а плохо информированные – только в 4.
Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой.
Информационное обеспечение процесса управления представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.
Понятие «информация» отличается от понятия «данные».
Данные – это факты и цифры, полученные вследствие прямого наблюдения за событиями.
Информация – это преобразованные в определенном контексте данные, представляющиеся содержательными и полезными для конкретных пользователей.
Во многих западных организациях вводится должность специалиста по информации, который несет ответственность за управление организационными базами данных и внедрение новых информационных технологий. Его главная задача состоит в том, чтобы интегрировать текущие и новые технологии поддержки и принятия решений, обеспечение операционных процессов и коммуникаций так, чтобы сотрудники организации получали необходимую информацию в нужном месте и в нужное время.
Эффективность процесса управления во многом определяется уровнем качества информации. К характеристикам высококачественной информации относятся:
1. Временное измерение:
· своевременность - предоставление информации по мере необходимости;
· срочность – оперативное обновление информации;
· периодичность – доступность информации о прошлом, настоящем и будущем;
2. Содержательное измерение:
· точность – достоверность информации;
· уместность – соответствие информации требованиям конкретного пользователя;
· полнота – предоставление всей необходимой информации;
· краткость – обеспечение только требуемой информацией.
3. Формальное измерение:
· четкость – информация должна предоставляться в простой и понятной форме;
· детальность – обеспечение более подробной или итоговой информации;
· представительность – представление информации в описательной, цифровой или пространственно-наглядной форме.
Информация, используемая в процессе управления, может быть классифицирована по различным признакам:
1. По содержанию:
Ø экономическая,
Ø правовая,
Ø торгово-оперативная (закупка товаров, состояние товарных запасов)
Ø организационная (графики завоза товаров и предоставления заявок, схемы размещения товаров и покупательских потоков, графики ремонта торговых помещений, блок-схема аппарата управления)
Ø социальная (характеристика трудового коллектива),
Ø техническая (технические характеристики складов, планировка помещений и складских площадей).
2. По назначению: отчетная, плановая, статистическая, контрольная, нормативная.
3. По степени преобразования:
Ø первичная – совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из источника возникновения;
Ø вторичная – информация, полученная путем переработки первичных данных.
4. По источникам возникновения:
Ø внутренняя – бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследование;
Ø внешняя – информация, полученная от сотрудников предприятия, посредников, поставщиков, покупателей, деловых партнеров, средств массовой информации, промышленный шпионаж.
5. По месту образования и направлению информационных потоков:
Ø входящая – информация, охватывающая сведения, поступающие в торговую организацию (сопроводительные документы, законодательные акты)
Ø исходящая – информация, поступающая от торговой организации (реклама, заявки на поставку товаров)
6. По степени надежности:
Ø достоверная информация;
Ø вероятностная информация. Ее характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при передаче информации; заведомым распространением изначально ложных сведений.
7. По способам распространения: устная, письменная и комбинированная.
Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80 – 90%. Тем не менее, результаты проведенных исследований показывают, что информация передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованиям, 80 – 99% слухов точны в отношении непротиворечивости информации о самой компании, однако уровень точности не такой высокий, если речь идет о личной информации.
ТИПИЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ, ПЕРЕДАВАЕМАЯ ПО КАНАЛАМ РАСПРОСТРАНЕНИЯ СЛУХОВ: предстоящие сокращения рабочих, новые меры по наказанию за опоздания, изменения в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение споров руководителей, кто кому назначает свидания после работы.
Поскольку большинство людей склонно считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководство организаций на Западе часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть переданы официальной огласке:
- периодическая утечка информации и получение сведений о благоприятной или неблагоприятной реакции на нее по каналам обратной связи;
- передача информации «по секрету».
В то же время доверием людей к слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить окружающих на свою сторону.
Сегодня ситуация в деловой среде, и прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть и недостаточно для каких-либо определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе и обработки информации, что может быть достигнуто с помощью базы стратегических данных.
База стратегических данных – совокупность систематизированных сведений о потенциале, руководстве предприятия, проводимой им политике, внешнем окружении, препятствиях для функционирования и развития.
Включает три раздела:
1 раздел. Характеристика экономического, технологического, научного и трудового потенциала предприятия, стратегия развития предприятия, взаимоотношения в коллективе, политика руководства.
2 раздел. Описание внешнего окружения предприятия: конкурентов, поставщиков, посредников, потребителей, государственное регулирование и т.д.
3 раздел. Описание главных препятствий и возможных помех в деятельности предприятия. Внутренние помехи: недостаток опыта и знаний руководства и исполнителей, слабое управление в целом, служебные конфликты. Внешние помехи: негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация, слабые рыночные позиции, несоответствие результатов деятельности потребностям потребителей.
Основным носителем информации является документ, т.е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Управленческий документ – документ, содержащий сведения организационного, распорядительного или уведомительного характера, создаваемого в целях управления.
Требования к документам:
- четкость в отношении цели;
- достоверность, убедительность;
- надлежащее оформление;
- определенность в отношении получателя.
Виды документов:
1. Распорядительные: приказ, указание, распоряжение.
Приказы бывают по личному составу и по общим вопросам.
Приказы по общим вопросам состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В приказах по личному составу в заголовке к тексту пишется слова о приеме на работу; об увольнении; о предоставлении отпуска и т.д. Констатирующая часть отсутствует. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается глаголом: НАЗНАЧИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ. Фамилия печатается прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывается должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.
Приказ по личному составу должен содержать основание, в котором указываются документы, послужившие основанием для издания приказа. После подписания приказа первым руководителем, он направляется структурным подразделениям, деятельность которых непосредственно связана с данным приказом.
2. Организационные: положение, устав, инструкция, протокол.
3. Информационно-справочные: справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, командировочное удостоверение.
Письмо:
- письмо-запрос,
- претензионное письмо,
- письмо-напоминание,
- циркулярное письмо – инициативные письма, которые рассылаются в подведомственные подразделения и носят распорядительный характер.
4. Личные: автобиография, заявление, доверенность.
Делопроизводство – все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов.
Формы делопроизводства:
1. Централизованное – предусматривает выполнение всех операций с документами в специализированных структурных подразделениях (канцелярия). Наиболее экономична.
2. Децентрализованное – предусматривает выполнение всех операций с документами в структурных подразделениях предприятия. Эта форма обеспечивает оперативное и качественное выполнение операций с документами, но не экономична.
3. Смешанная – наиболее распространенная в предприятиях торговли и общественного питания.
Документооборот – движение документов на предприятии с момента получения или создания до окончания исполнения или отправления их.
Направления совершенствования делопроизводства:
1. Стандартизация – установление единых норм и требований к документам, независимо от размеров собственности и размеров предприятия. Эти нормы и требования предусмотрены в единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
2. Унификация текста документов: создание однотипных документов, содержащих однотипную информацию (анкета, трафареты (договор), таблица).
3. Использование современных технических средств создания, копирования, обработки и хранения документов, компьютерной техники.
Информационные системы (ИС) – представляют собой базирующуюся на использовании компьютеров системы, направляющие аппаратные средства, программное обеспечение и человеческие ресурсы на поддержку организационной информации и удовлетворение коммуникативных нужд.
Таблица
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 50 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |