Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Трудовые книжки работников ведутся на всех предприятиях и организациях независимо от форм собственности.

Читайте также:
  1. E) организациях, обладающих имуществом на праве хозяйственного ведения или оперативного управления.
  2. А) Трудовые ресурсы; .
  3. Адаптация работников и ее особенности
  4. Адвокат, его основные права и обязанности. Гарантии независимости адвоката. Помощник адвоката. Стажер адвоката.
  5. Акционерные общества работников (народные предприятия)
  6. Анализ движение работников в организации
  7. Бесплодие как социальная и медицинская проблема. Бесплодный брак. Женское и мужское бесплодие. Роль социальных работников в профилактике бесплодия.
  8. Билет 52. ТП. Регулирование труда работников религиозных организаций
  9. Билет№33. Защита права собственности.
  10. Большинство опрошенных (независимо от пола) оцениваю наступление старости в диапазоне 65-90 лет.

Трудовая книжка относиться к числу основных документов подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку предоставляют лицу, ведущему документацию по л\с предприятия.

На работника поступающего впервые заводиться трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

На титульном листе трудовой книжки указывается ФИО работника полностью без сокращений. Дата рождения, сведения об образовании, специальность берутся из документов предоставленных работником. Далее ставиться подпись должностного лица заполнившего трудовую книжку и печать организации, где впервые была заполнена трудовая книжка.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.

Далее

в графе 1 – проставляется порядковый номер записи

в графе 2 – дата приеме

в графе 3 – указание действия и должность

в графе 4 – основание

все записи в тр.книжке производятся в строгом соответствии с приказами без зачеркиваний и помарок.

В записи об увольнении обязательно указывается соответствующая статья ТК РФ (уволен по собственному желанию ст. 80 ТК РФ), далее ставиться подпись должностного лица и печать фирмы. С каждой записью в тр.книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записи, заводиться вкладыш.

При утере трудовой книжки заводится дубликат.

При увольнении трудовую книжку обязаны выдать работнику в день увольнения.

Основным документом по учёту персонала предприятия является ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА ФОРМЫ Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником:

I раздел - делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании.

II раздел - данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника.

На оборотной стороне содержатся разделы:

III раздел - "Назначения и перемещения"

IV раздел - "Отпуска"

V раздел - "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения".

Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении.

В разделе III, должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д.

Все записи в ф. Т-2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений.

Хранятся карточки формы Т-2 - 75 лет.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО (ДОСЬЕ) представляет собой совокупность документов содержащих сведения о работнике.

В состав личного дела должны входить:

· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

· анкета или личный листок по учёту кадров;

· автобиография или резюме;

· копии документов об образовании;

· копии документов об утверждении в должности;

· характеристики или рекомендательные письма;

· копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

· справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;

Все документы подшиваются в папку-скоросшиватель, где на обложке указывается ФИО работника полностью. Личные дела хранятся в сейфе в отделе кадров и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Информация, содержащаяся в личном деле, является конфиденциальной.

 

Тема 1.5 Договорно-правовая документация

ДОГОВОР — это документ, фиксирующий соглашение сто­рон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре характеризуют его содержание. Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов. Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон. На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях.

Договоры бывают разных видов: купли-продажи, поставки; по государственным закупкам; на строительство хо­зяйственных помещений и т.д.

Договоры, как правило, составляются не менее чем в двух эк­земплярах, подписываются уполномоченными лицами и удосто­веряются печатями организаций, их заключающих.

Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы. Договор вступает в силу с момента подписания его сторонами.
Существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения:

1. Преамбула (или вводная часть):

- наименование договора;

- дата подписания договора;

- место подписания договора;

- полное фирменное наименование контрагентов (сторон);

- название сторон по договору (например: «подрядчик», «поставщик», «покупатель»);

- подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего договор, а также наименование документа. удостоверяющего его полномочия на подписания документа.
2. Предмет договора. Права и обязанности сторон.
обязанности и права первой стороны по договору;
права и обязанности второй стороны по договору;
срок выполнения обязательств сторонами;
исполнения обязательств каждой из сторон;
способ исполнения обязательств каждой из сторон.
3. Дополнительные условия договора:
-срок действия договора;
-ответственность сторон;
-способы обеспечения обязательств;
-основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке. действия сторон при одностороннем расторжении договора;
-условия конфиденциальности информации по договору;
-порядок разрешения споров между сторонами по договору.


4. Прочие условия по договору:
-регулирование отношения сторон другими (кроме договора) нормативными (законодательными) актами;
-условия о согласовании связи между сторонами;
-преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора;
-реквизиты сторон;
-количество экземпляров договора;
-порядок исправлений по договору;
-подписи представителей сторон.
Договор купли-продажи
По договору купли-продажи продавец обязуется передать иму­щество в собственность (полное хозяйственное ведение, опера­тивное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму.
Право собственности у покупателя возникает с момента пе­редачи вещи, если иное не установлено законодательством или договором.
Договор поставки
Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию-потребителю. Эти отношения оформляются дого­вором поставки, который является разновидностью договора куп­ли-продажи и является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.
По договору поставки поставщик обязуется в определенный срок передать потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется при­нять продукцию от поставщика и оплатить последнему стоимость этой продукции по установленным ценам.
Инициатива в заключении договора, как правило, принадле­жит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подписанный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить специфи­кацию с указанием технической характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.
Поставщик и предприятие-потребитель при заключении до­говоров должны действовать в рамках существующего законода­тельства.
Покупатель не позднее 10 дней после получения проекта до­говора должен подписать его и вернуть один экземпляр постав­щику. Договор поставки считается заключенным с того момента, когда обе стороны достигли соглашения по всем существенным пунктам, а также когда неурегулированные сторонами условия договора определены решением арбитражного суда по преддого­ворному спору.

ДОВЕРЕННОСТЬ - это документ, предоставляющий доверенному лицу право на совершение каких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица).

Официальные доверенности (выданные предприятием) выдаются для представительства перед третьими лицами (для совершения сделок, подписания документов, получения товарно-материальных или денежных ценностей или других действий от имени организации). Такие доверенности должны иметь следующие реквизиты:

ü наименование организации;

ü справочные данные об организации;

ü название вида документа;

ü дата документа;

ü регистрационный номер документа;

ü текст документа;

ü подписи;

ü - оттиск печати.

В тексте доверенности указываются:

¾ должность и паспортные данные доверенного лица;

¾ организация, в которой производятся действия по доверенности;

¾ вид действий;

¾ образец подписи лица, получившего доверенность;

¾ срок действия доверенности.

Если действия, указанные в доверенности, имеют отношение к денежным или материальным ценностям, она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Доверенность может быть оформлена на бланке предприятия либо на стандартном бланке.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пособий, стипендий, пенсий, вкладов в банках, корреспонденции, в т.ч. денежной и посылочной. Такие доверенности не требуют нотариального заверения (п. 4 ст. 185 ГК РФ).

Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, может быть удостоверена также организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Личная доверенность должна иметь следующие реквизиты:

ü наименование вида документа;

ü дата документа;

ü текст (с указанием доверителя, доверенного лица и вида действий по доверенности);

ü подпись доверителя и ее расшифровку;

ü подпись должностного лица, заверившего доверенность;

ü оттиск печати организации, в которой работает или учится доверитель, или жилищно-эксплуатационной организации по месту его жительства.

Максимальный срок действия доверенности составляет три года.

Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение одного года со дня выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (ст. 186 ГК РФ). Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся в течение 5 лет при условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательно го решения.

 

Раздел 2. Организация работы с документами

Тема 2.1 Понятие документооборота, регистрация документов

 

Движение документов в федеральных органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует ДОКУМЕНТООБОРОТ.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия.

Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

На предприятиях, где применяется электронный документооборот, службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа на предприятия, организации, АО, концерны и т.п. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота.

Документы, поступающие на предприятие, в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные руководству предприятия — организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов — проверяет, кто и когда задержат выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.

 

На входе этого процесса — входящий документ. На выходе — проект исходящего, который проходит через канцелярию и становится реальным исходящим после регистрации.

Второй маршрут означает, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит «Директорам предприятий…»). Такие документы характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов).

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Создание системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

Тексты документов хранятся в архивном отделе канцелярии до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.

Организация работы с документами — это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).

В организации документооборота можно выделить три группы документов: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Инструкция по делопроизводству предприятия разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии. В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

- образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом должны быть установлены бланки различных документов предприятия с образцами их заполнения;

- номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

- правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

- сроки хранения документов и файлов;

- порядок регистрации документов;

- правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожались бы и оставлялся на хранение файл с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа;

- сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

- правила формирования и оформления дел;

- порядок временного изъятия из дела и вставка вместо изъятого документа карточки - заменителя с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

- правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

- порядок уничтожения документов после рассмотрения их экспертной комиссией;

- порядок уничтожения файлов;

- методическое руководство работой с документами, информирование руководства о состоянии исполнения документов.

На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – это запись учетных данных о документе в регистрационном журнале.

Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документа, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах.

Регистрации подлежат следующие документы:

¾ документы, поступающие из вышестоящих органов власти;

¾ письма

¾ приказы

¾ протоколы

¾ справки

¾ планы

¾ отчеты

¾ докладные и объяснительные записки

¾ заявления и жалобы граждан

¾ договоры

¾ корреспонденция из других организаций

Формы регистрации:

Централизованная – регистрация всех документов производится в одном месте и одним работником (напр. секретарем);

Децентрализованная – регистрация осуществляется в структурных подразделениях, т.е. в местах их создания;

Смешанная – когда одна часть документов регистрируется централизованно, а другая в структурных подразделениях.

Наиболее эффективной, является смешанная форма регистрации.

Важнейшим принципом регистрации должна быть однократность, т.е. зарегистрированный документ, не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри организации.

 

Тема 2.2 Исполнение документов. Контроль исполнения.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.




Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 25 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав




lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2024 год. (0.019 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав