Читайте также:
|
Использование большинством фирм в условиях рыночной экономики сложившихся ранее документов во многих случаях не удовлетворяет современным требованиям.
Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки.
В них рекомендуется:
1) обозначить его, в целях выделения бланка заказа среди других документов словом «заказ» или «заказ на поставку»;
2) присвоить документу порядковый номер. Он применяется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т. п.).
Наличие порядкового номера поможет быстрому поиску нужного документа;
3) указать название и адрес компании. Эти сведения служат информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь деловые отношения, куда поставлять товар и отсылать счет;
4) в бланке заказа должно быть указано должностное лицо, желательно, чтобы им являлся человек, стоящий у истока заказа. Это поможет поставщику при необходимости решить возникшие у него проблемы с конкретным человеком.
Ему же он может адресовать интересующие его вопросы, связанные с заказом;
5) указывается дата, наименование и адрес поставщика.
6) поставить сроки и указать количество поставляемых товаров;
7) описать товар. В заказе на поставку должны быть четко определены необходимые товары со ссылками не предложение о закупках и заявкой на спецификацию;
8) если адрес поставки не тождественен основному адресу предприятия, названного в бланке заказа, необходимо его указать;
9) цена на товар должна быть проставлена в бланке заказа во избежание конфликта при расплате за поставленные товары;
10) нужно предоставить свои банковские реквизиты, чтобы не возникали различные финансовые недоразумения.
Для правильного оформления операций поставок необходимо тщательно работать с документами, их отражающими.
Копия заказа направляется в подразделения потребителя для проверки на соответствие уведомлениям о поставке поступившего товара.
При проверке используется описание товара.
Уведомление об отгрузке направляется поставщиком после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывают номер заказа и время поставки.
Когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы, оформляется документ поставщика. В нем указывается:
1) адрес отправителя и его название, описание продукции, количество мест, вес продукции, специфика транспортировки, название поставщика. Для информирования подразделений-потребителей о факте доставки товара, для контроля бухгалтерией соответствия уведомления об отгрузке товара подтверждением получения поставки являются копии заказа и счета;
2) номер сопроводительного письма, дата поставки, способ транспортировки, отправитель – все это в книге регистрации товаров вместе с их кратким описанием. Некоторые предприятия не используют приведенные виды уведомления, предпочитая хранить нужные сведения непосредственно в компьютере, но при недобросовестнности поставщика лучше иметь письменные документы;
3) не будет лишним в некотором документе описывать брак и другие недостатки предоставленного товара для принятия нужных мер отделом закупки.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 14 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |