Читайте также:
|
В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое дискуссии о направлениях и допустимых границах использования компьютеров, на повестке дня - обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования.
Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди - необозримое поле деятельности.
Никакая информатизация невозможна без технической инфраструктуры. Согласно отчетным данным, оснащенность отрасли компьютерами последних поколений заметно увеличилась. В федеральных архивах имеется 845 таких компьютеров, в государственных архивах регионов - 5 068, в муниципальных архивах - 3 652 компьютера. Согласно отчетного показателя, который недавно был введен Росархивом, по состоянию на 01.01.2008 г. на один современный компьютер приходится от полутора до трех штатных сотрудников архива, то есть оснащенность техникой остается недостаточной[8].
Наблюдается значительный рост локальных вычислительных сетей: в федеральных архивах развернуты 10 ЛВС, 187 - в госархивах субъектов Российской Федерации. В муниципальных архивах имеется 25 сетей, однако очевидно, что потребность этих архивов в ЛВС невелика.
Для четкого «разграничения полномочий» в сфере информационных технологий между центром и регионами, для устранения дублирования работ сразу обозначим функции, которые Росархив принял на себя:
● разработка и предоставление архивным учреждениям отрасли унифицированного общеотраслевого программного обеспечения;
● ведение общеотраслевых БД и представление в сети Интернет объединенных архивных информационных ресурсов;
● содействие льготному приобретению стандартного программного обеспечения.
Благодаря усилиям Росархива федеральные архивы, госархивы субъектов РФ и муниципальные архивы включены в Программу академического лицензирования компании Microsoft. В 2012 году только федеральные архивы закупили 439 лицензий и лицензионных продуктов этой компании на общую сумму 672,6 тыс. рублей. При рыночной стоимости этих лицензий и продуктов в 2974,2 тыс. руб. реальная экономия составила 2301,6 тыс. руб. или 77%[9].
Для оценки пройденного пути в архивной информатизации и определения дальнейших шагов сопоставим ее цели и имеющиеся результаты, а затем сформулируем ближайшие задачи. Подчеркнем, что речь идет об усредненных тенденциях в общероссийском масштабе.
С самого начала процесса автоматизации архивной работы в центре внимания Росархива находилось построение автоматизированной системы централизованного государственного учета архивных документов. Основных причин для этого было две. Первая: в первой половине 90-х годов в ряде региональных государственных архивов появились разные компьютерные программы по учету со своим форматами данных. Было совершенно ясно, что если не ввести этот процесс в единое русло, то мы никогда не построим общую систему, поскольку главное условие ее существования - унифицированные структура и форматы описания архивных документов. Вторая причина состоит в том, что именно в процессе государственного учета накапливается информация, необходимая для всех остальных направлений архивной деятельности - прежде всего НСА, а также обеспечения сохранности, комплектования и использования. Так возник программный комплекс (ПК) «Архивный фонд», выполняющий функции базового программного обеспечения в системе госучета.
Важно подчеркнуть, что система изначально планировалась не как точная копия «карточной» системы централизованного госучета, а с более широкими информационными и функциональными возможностями.
Стратегическими целями автоматизированной системы централизованного госучета были определены следующие:
● полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом;
● учет всех видов документации;
● полный учет архивных документов на уровнях фонд - опись - единица хранения;
● автоматизированное формирование архивных учетных документов[10].
По состоянию на 01.01.2012 г. в системе работают все 14 федеральных архивов с фондовой организацией документов. Число региональных государственных архивов, включенных в систему, достигло 211, т.е. 91% (оставшиеся 19 госархивов, как предполагается, войдут в систему в течение одного - двух лет); количество участвующих в работе системы муниципальных архивов составило 1246 (51,9%), эти архивы демонстрируют стабильно высокие темпы прироста, что позволяет прогнозировать их полное вхождение в систему в ближайшие годы; ПК «Фондовый каталог» ведут 53 субъекта РФ. Система в целом включает 1452 архива в 82 субъектах Федерации.
В развитии системы, наряду с ее количественным ростом, в настоящее время на первый план выходит задача наращивания ее информационной полноты. Имеется в виду ввод информации по всем полям, обязательным к заполнению в соответствии с «Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (этот Порядок скоро перестанет быть «временным», став частью Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, разрабатываемого Росархивом взамен существующего Регламента государственного учета документов АФ РФ).
В заполнении БД «Архивный фонд» есть свои лидеры - регионы, в которых государственные и муниципальные архивы ввели основную информацию обо всех фондах и описях: Удмуртская Республика, Алтайский край, Краснодарский край, Калининградская, Нижегородская, Свердловская, Тюменская и Челябинская области, Ямало-Ненецкий автономный округ. В 17 субъектах РФ 100% таких данных введены только госархивами. Наконец, в 4-х регионах только муниципальные архивы ввели все основные сведения на уровнях фонда и описи. Пять федеральных архивов (ГА РФ, РГАДА, РГАЛИ, РГАНТД, РГАСПИ) ввели основную информацию по всем фондам; РГАНИ, филиал РГАНТД и РГВИА ввели более 96% описаний фондов; процент введенной информации об описях в перечисленных федеральных архивах - от 85 до 100.
Вся приведенная статистика означает, что во многих архивов закончился или заканчивается важный и трудный этап длительной монотонной работы по вводу данных без немедленной отдачи, и наступило время пользоваться результатами работы - вести полноценный автоматизированный учет, получать сводные данные, автоматически формировать архивные учетные документы.
Процесс накопления информации в электронном формате об архивных документах подошел к моменту, когда на повестку дня выдвигается задача массового ввода в систему сведений на уровне единицы хранения (единицы учета). Эта работа в ряде архивов ведется. Государственные архивы регионов ввели в БД «Архивный фонд» 1 417,5 тыс. заголовков дел, муниципальные архивы - 1 291,9 тыс. заголовков. Эти цифры превышают общее количество записей на уровне фонда, однако они составляют соответственно лишь 1,0 и 2,3 процента от объема хранящихся дел. По федеральным же архивам в системе содержатся только 0,2% заголовков дел.
Итак, с современным этапом автоматизации архивного дела связаны и новые поколения носителей информации, которые сделали существенный шаг вперед как в области объема информации, записываемой на одном носителе, так и в области надежности.
Среди программного обеспечения, применяемого в архивах, ведущую роль играют базы данных.
Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Базы данных первой группы служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности документов.
Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.
Наиболее сложной является задача создания автоматизированной информационно-поисковой системы.
Таким образом, в последнее время в связи с усложнение программного обеспечения архивы, как правило, выступают в роли постановщика задачи, а саму программу на основе технического задания реализуют специализированные фирмы.
Заключение
Безусловно, важным шагом в деятельности архивного дела на современном этапе явилось принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Однако данный закон явился первым федеральным законом, принятым в архивной сфере, который, несмотря на свой прогрессивный характер, все-таки содержит определенные противоречия и изъяны.
Принятие закона обострило проблему, заложенную еще в «Основах архивного законодательства» 1993 года. Тогда, с учетом изменения государственного строя и появления частной собственности в стране, архивные документы были разделены на государственные и негосударственные. Последствия такого решения еще долго будут сказываться в текущей архивной деятельности учреждений и организаций, т.к. в результате колоссальное количество документов (особенно по личному составу ликвидированных коммерческих структур) уже утрачено и продолжает утрачиваться ежегодно. Реальных рычагов, которые бы позволили изменить ситуацию в лучшую сторону, до сих пор не найдено.
На функционировании архивов не могло не отразиться развитие информационных технологий в целом. Разработкой специализированного программного обеспечения для архивов занимались как архивные учреждения (ВНИИДАД, Информцентр Главархива г. Москвы), так и коммерческие фирмы, а также государственные, научные учреждения и вузы.
Однако формированию рынка программного обеспечения в области архивного дела препятствует недостаток финансирования. Значительным шагом вперед явилась централизованная разработка типовых (общеотраслевых) программ для архивов.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 34 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |