Читайте также:
|
Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину документационное обеспечение управления, который вошел в научный оборот более 10 лет назад.
Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.
Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора.
18. Чем объясняется требование поэтапности разработок и внедрения информационной системы?
Для того чтобы иметь хорошую информационную систему необходимо планировать ее создание. Процесс планирования должен начинаться с оценки текущей ситуации, определения миссии информационной системы, интенсивности использования информации, пользователей, оценки среды организации, места на рынке, ее сильных и слабых сторон, выработки стратегии, которая должна лечь в основу бизнес-плана по созданию информационной системы.
Большие проекты реализуются коллективом и даже несколькими коллективами Разработчиков.
Для того, чтобы проект мог выполняться разными коллективами Разработчиков, необходимо использовать стандартные методы моделирования и стандартные нотации, которые должны быть оформлены в виде нормативов до начала процесса проектирования. Несоблюдение данного требования ставит Разработчиков в зависимость от фирмы-производителя данного средства, делает затруднительным формальный контроль корректности используемых нотаций и снижает возможности привлечения дополнительных коллективов Разработчиков, поскольку число специалистов, знакомых с данным методом (нотацией) может быть ограниченным.
19. Объясните назначение АРМ руководителя?
Современный руководитель должен оперативно решать множество разнообразных вопросов и задач. При этом от того, как руководитель эффективно использует имеющийся у него ресурс - сотрудников - зависит качество и своевременность решения поставленных перед ним задач.
Специфика сегодняшнего момента, связанного с расширением бизнеса, построением компаний холдинговой структуры, ведением распределенных проектов, заключается в том, что члены команды (руководитель, сотрудники) могут находиться за много тысяч километров друг от друга. Решение вопросов эффективного взаимодействия в команде ложится на руководителя.
Для эффективного решения задач и управления ресурсом руководителю необходимо оперативно спланировать свою работу и работу сотрудников. Запланированные задачи, в свою очередь, распределить между сотрудниками с учетом их профессиональной квалификации и текущей загрузки. Затем своевременно ознакомить каждого сотрудника с задачей, при этом определив сроки исполнения, состав и качество результата работы. После постановки заданий руководителю нужно контролировать их исполнение. Выполненные задания требуют проверки, подтверждения либо доработки. В ходе работы часто требуется переопределить последовательность задач, некоторые отложить и вернуться к ним позже.
Для выполнения руководителем всей массы перечисленных действий в повседневной работе требуется колоссальное количество времени, которого, как правило, не хватает. Зачастую многие важные задачи упускаются из виду и в результате работы по ним в лучшем случае выполняются с задержкой.
Для эффективного управления задачами и ресурсом руководитель должен знать, кто из его сотрудников чем занят, какая у него загрузка, над какими по важности задачами работает сотрудник, в каком состоянии находится каждая задача, к какому сроку задание должно быть выполнено, сколько времени длиться работ на задачей, какие задачи нужно решать в первую очередь, какие задачи были отложены и т.д.
Для решения всех перечисленных проблем руководители обычно используют органайзеры. Виды органайзеров бывают разные: бумажные и электронные, для персональных компьютеров и КПК. Органайзеры служат для фиксации атрибутов задачи, таких как тема, срок исполнения, исполнитель и т.д. Электронные органайзеры позволяют напоминать руководителя о наступлении определенных дат и сроков. Недостатком органайзеров является отсутствие возможности взаимодействовать в единой среде с подчиненными сотрудниками.
Зачастую, в качестве электронных органайзеров используют системы, интегрированные с электронной почтой, например MS Outlook 2000 из офисного пакета Microsoft. Такие системы работают гораздо эффективнее, так как позволяют руководителю дистанционно взаимодействовать с сотрудниками. При этом отправка письма или задания сотруднику может происходить в любое время, независимо от присутствия сотрудника на рабочем месте. Исполнители могут информировать руководителя о ходе работы с помощью электронных сообщений.
Недостатком такой системы является высокая человекозависимость. Если сотрудник не прореагирует на сообщение руководителя, то руководитель не будет знать, приступил ли сотрудник к работе или не приступил, готова работа или еще в стадии исполнения и т.п. Если руководитель внесет изменения в содержание задания (текст, срок.), то ему потребуется повторно отправить задание сотруднику, уведомив его, что задание изменилось. Это накладывает дополнительные трудности и делает задание нестабильным - сотрудник не знает, насколько полученное им задание актуально: может быть, руководитель уже отправил новое сообщение с корректировкой.
Работа группы требует наличия простых и эффективных инструментов для совместной работы в частности единой базы данных планов, заданий и документов. Отсутствие единой базы данных приводит к тому, что возникает большое количество версий документов, особенно, если над ними работает группа людей. Это создает путаницу и снижает эффективность работы и взаимодействия.
Многие из существующих систем управления проектами, такие как, MS Project достаточно сложны в освоении и эксплуатации. Интеграция таких систем с системами управления документооборотом дорога и сложна. Например, для интегрированного решения в области управления проектами компании Microsoft необходимо развернуть пять серверов: Ms Project Server, MS Share Point Server, MS SQL Server, MS Internet Information Server, MS ISA Server и установить у всех пользователей пакет MS Office и клиентское приложение MS Project Prof. Для администрирования такой системы потребуется высококвалифицированный специалист. На внедрение такой системы может потребоваться много времени. Для небольшой группы из 5-10 сотрудников такое решение неоправданно из-за тяжеловесности, высокой стоимости и сложности развертывания, внедрения и поддержки.
Поэтому современная система управления проектами должна быть проста, мобильна, надежна, и обладать невысокой стоимостью владения (внедрение и эксплуатация). Работа с системой должна быть обеспечена через Интернет, а администрирование системы сведено к минимуму. Функциональность системы должна обеспечивать выполнение наиболее востребованных операций, таких как:
· Планирование;
· Распределение ресурсов;
· Обмен сообщениями;
· Совместная работа с документами;
· Контроль исполнения;
· Напоминания и уведомления.
20. Произведите классификацию АРМ экономиста?
В практическом плане система комплексов АРМ на предприятии может иметь такую структуру, которая составит техническую основу оперативного и автоматизированного управления производством на высоком качественном уровне. Комплекс АРМ по управлению производством, выпуска и отгрузкой готовой продукции включает следующие основные АРМ: * звено низового уровня - АРМ мастера производственных операций (оно и для сбора и обработки данных о выработке работников - сдельщиков), АРМ заведующего складом и (или) кладовщика; * звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ нормировщика, АРМ руководителя; * звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера по сводным показателям, АРМ плановика, АРМ руководителя Комплекс АРМ по управлению основными средствами включает следующие основные АРМ: * звено низового уровня - АРМ мастера по оборудованию; * звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ технолога, АРМ руководителя; * звено высшего уровня - АРМ плановика, АРМ руководителя.
Комплекс АРМ по управлению материальными ресурсами включает следующие основные АРМ: * звено низового уровня - АРМ заведующего состава и (или) кладовщика; * звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ экономиста, АРМ нормировщика, АРМ руководителя; * звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера по сводным показателям, АРМ плановика, АРМ руководителя. Комплекс АРМ по управлению персоналом включает следующие основные АРМ: * звено низового уровня - АРМ мастера по сбору и обработке данных о выработке, АРМ табельщика, кадровика; * звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ нормировщика, АРМ руководителя; * звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера по сводным показателям, АРМ плановика, АРМ руководителя, АРМ экономиста. Комплекс АРМ по управлению финансовыми ресурсами включает следующие основные АРМ: * звено низового уровня - АРМ кассира и банковских расчетов; * звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ экономиста, АРМ плановика, АРМ руководителя; * звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера по сводным показателям, АРМ плановика, АРМ экономиста, АРМ руководителя. Когда создают систему комплексов АРМ различных уровней то надо иметь в виду, что количество ПЭВМ на том или ином звене (рабочем месте) полностью зависит от объемов информации, собираемой на этом АРМ, сроках ее обработки и периодичности выдачи ее пользователям.
Поэтому допускается чтобы одна ПЭВМ использовалась несколькими пользователями, но каждый из них должен пользоваться своей дискетой. Режим труда указанных АРМ не одинаков. Если АРМ звена низового уровня обычно работают в ритме производства, то есть тогда, когда выполняется производственно - хозяйственная операция и информация о ней фиксируется в ПЭВМ, то АРМ звеньев старших уровней работают в более "свободной" или щадящем режиме.
Программное обеспечение АРМ состоит из общего или системного, функционального или прикладного программного обеспечения, в который входит также как самостоятельная часть математическое программное обеспечение. Общее или системное программное обеспечение включает операционную систему и приложения, расширяющие ее, программные средства диалогового режима и т.д. Этот вид обеспечения предназначен для управления работой процессора; организаций доступа к памяти, периферийных средств и сети; массивами; запуском и процессами выполнения прикладных программ, в том числе и на разных языках (Бейсик, Паскаль и т.п.).
Функциональное или прикладное программное обеспечение предназначено для автоматического решения для функциональных задач при управлении объектом, в том числе и задач оптимизации, прогнозирования, мережкового планирования и управления, иметацийного моделирования и т. д. Дополнительные средства программного обеспечения характеризуются широким диапазоне применения и массовым производством. Известны такие наиболее массовые программы, которые используются для: * система обработки текстов - SUPER STAR, WORD STAR; * системы машинной (LIZA DRAW) и деловой (LIZA GRAGH) графики; * базы данных (d BASE III PLUS, LOTUS); * системы табличного ввода и обработки данных (VisiCalc, SUPERCALC).
21. Что такое сетевые технологии и каковы преимущества их использования в обеспечении управленческой деятельности?
Сетевая технология – это согласованный набор стандартных протоколов и реализующих их программно-аппаратных средств, достаточный для построения локальной вычислительной сети.
В области компьютерных технологий в последние два десятилетия не было, наверное, более активно развивающеюся направления, чем становление и развитие вычислительных сетей, составивших основу так называемых сетевых технологий. Наблюдавшийся все эти годы бурный технологический прогресс микроэлектроники проявился не только в чисто компьютерной сфере, но и в производстве средств связи, с помощью которых распределенные в пространстве компьютеры объединяются в единую систему — вычислительную сеть. Можно указать следующие основные причины широкого распространения локальных вычислительных сетей (ЛВС) в сфере управления.
Во-первых, повсеместное распространение относительно недорогих персональных компьютеров (ПК), вычислительные мощности которых сегодня позволяют с успехом решать большинство практических задач.
Во-вторых, объективно существующие потребности пользователей ПК одной организации обмениваться между собой информацией, совместно использовать общие сетевые программные, аппаратные и информационные ресурсы, а также получать доступ к ресурсам вычислительных сетей других организаций или учреждений.
В-третьих, появление на рынке широкого спектра аппаратных и программных коммуникационных средств, позволяющих легко и относительно дешево соединять ПК в ЛВС.
Следует иметь в виду и то, что немаловажными факторами, определяющими преимущество сетевого использования компьютеров, являются:
• устранение дублирования информации и проблем, связанных с актуализацией данных для отдельных пользователей одной организации;
• более экономичное коллективное использование в сети относительно дорогих ресурсов, таких как программное обеспечение, принтеры, дисковые массивы памяти большого объема и т. п.;
• общесистемное повышение производительности за счет введения в сети специализированных компонентов, таких как файл-серверы, серверы баз данных, телекоммуникационные серверы и другие серверы приложений;
• наличие дополнительные сетевых услуг, таких как организация электронной почты, проведение телеконференций и т. п.;
• более высокая надежность при наличии в сети дублирующих элементов единой распределенной системы обработки данных, а также потенциал ее расширяемости.
22. Охарактеризуйте аппаратные и программные компоненты компьютерной сети?
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 41 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |