Читайте также:
|
Номенклатура дел предприятия ведется или руководителем архива в данной организации или же ответственным за архив лицом. Она подписывается лицом, которое отвечает за документарное обеспечение контроля и после того, как будет одобрена Центральной экспертной комиссией она идет на согласование с экспертной комиссией отвечающие в данном архивном учреждении, после чего принимается руководителем предприятия. После того, как номенклатуру дел предприятия утверждают, выписки получают структурные подразделения для использования в работе.
Организация составляет номенклатуру дел на следующий календарный год, в последнем триместре текущего года, она принимается руководителем предприятия и входит в работу с 1 числа первого месяца последующего года.
С архивной организацией номенклатура дел одобряется не менее 1- го раза в пять лет. Если изменяются функции или структура организации, то делается новая номенклатура.
Номенклатура дел делается на фоне состава и содержания различных документов, которые образуются в ходе деятельности учреждений. Для составления номенклатуры дел необходимо опираться на следующие документы:
• устав или положение о предприятии;
• описи всех существующих дел;
• номенклатуру дел предприятия за прошедший год;
• все положения о структурных подразделениях;
• внутриштатное расписание;
• формы регистрации;
• списки документов ведомственные и типовые доустановкой срока хранения;
• типовыми и примерными номенклатурами дел.
Оформляется номенклатура дел на форме общего бланка организации.
Перечень разделов номенклатуры:
1. Индекс дела - ставится номер абсолютно каждого дела, которое входит в номенклатуру.
Индекс определенного дела включает:
• порядковый номер дела в пределах отделения или предприятии.
• условное обозначение структурного отдела.
2. «Заголовок дела, тома, части» - здесь следует указать все заголовки дел.
Заголовки дел обязаны объяснять весь состав и сущность документов, которые включены в дело, то есть должны говорить о том, какие виды документов и по какой теме можно подшить в дело.
3. «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» - ставиться срок, на протяжении которого будет храниться документ, со ссылкой на индекс статьи. Если используются одновременно некоторое количество перечня, то в пункте «Примечания» необходимо указать их названия.
4. «Примечания» - эта часть заполняется на протяжении всего года, если необходимо пометить:
• передачу дел в другое структурный отдел или в другое предприятие;
• заведение дел;
• выделение дел к уничтожению;
• переходящие дела;
• лиц, ответственных за организацию дел в структурных отделах и прочие.
5. «Количество дел, томов, частей» - эта часть заполняется под конец года, так как на протяжении одного года под одним и тем же заголовком можно завести не одно, а сразу некоторое число дел или томов (следует следить за объемом дела, он не может быть более 250 листов).
6. «Дело заведено» - здесь поводится отметка при помещении первого документа в данное дело, этот маневр позволяет в конце года обладать точной информацией о числе заведенных дел.
7. «Итоговая запись» - она составляется в конце года и говорит о сумме заведенных дел различного срока хранения.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 33 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |