Читайте также:
|
|
Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов.
Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их пользователям и последующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому необходимо осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок о их регистрации и движении.
Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:
Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов.
Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.
Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки об их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек). В том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, а также при проверках их фактического наличия, т.к. регистрационные данные и количество листов дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства.
Проверки правильности проставления отметок о движении документов, дел и носителей (отправлении, уничтожении, переводе на другой вид учета и др.) следует возлагать на другого сотрудника, не принимавшего участия в проставлении отметок о движении.
Самым оптимальным вариантом является проведение проверок одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дел и носителей и проставлявший отметки о их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение.
В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках.
Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: «“», «+» и др.
Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок.
Проверки правильности производства отметок об отправлении, уничтожении, переводе на другой вид учета, подшивке в дело заверяются подписями проверявших (при проведении проверок одним сотрудником - одной подписью) с проставлением даты.
При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:
Технологии проведения названных видов проверок различаются между собой, поэтому целесообразно рассмотреть их по каждому виду.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 26 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |