Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Политика

Персонал компании должен придерживаться следующих требований по подготовке, копированию, хранению, обмену документами, информацией, данными, файлами:

- по содержанию:

· документы по виду и содержанию должны соответствовать официальному имиджу компании, следует употреблять общепринятую деловую лексику;

· следует избегать употребления слов и выражений, раскрывающих критическую деятельность компании, в необходимых случаях использовать сокращения.

- по хранению электронных документов:

· документы офисных, почтовых, графических и др. стандартных приложений (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, PhotoShop и пр.) должны создаваться и храниться в папках Мои Документы; все папки должны иметь понятную вложенную структуру и наименования по темам; личные файлы, не относящиеся к деятельности компании, должны храниться в отдельной папке;

· критичные для компании документы после создания и обработки следует хранить в общедоступной папке ДляОбмена – на сервере, в личных подпапках;

· полный доступ к личной подпапке в ДляОбмена на сервере имеет владелец папки, доступ на чтение могут иметь другие пользователи согласно разрешениям доступа;

· запрещено хранить личные файлы, не относящиеся к деятельности компании, на серверах компании;

· периодически, раз в неделю удалять устаревшие версии файлов с сервера - из личных папок ДляОбмена и Мои Документы;

· корпоративные базы данных (Navision, 1С, Access и др.) должны храниться на серверах компании, архивироваться по расписанию, иметь разграниченный авторизованный доступ для персонала;

· копировать данные на внешние накопители типа CD/DVD-RW, USB FlashDrive, FlashCard и пр. разрешено лицам, имеющим особое разрешение.

- по обмену электронными документами:

· разрешено считывать, передавать, изменять только данные, на которые у Вас есть авторизованные права и которые Вам положено знать, включая ошибочно доступные папки и электронную почту;

· внутриофисный обмен файлами может выполняться через общедоступную папку на сервере (ДляОбмена); внутриофисный обмен по электронной почте через Интернет ограничивается;

· межофисный обмен файлами выполняется по электронной почте e-mail (см. Политику пользования электронной почтой); разрешено использовать интерактивный обмен сообщениями программами типа Messenger, ISQ;

· терминальная работа на удаленных серверах выполняется по VPN-каналу;

· межофисный обмен данными между удаленными корпоративными базами осуществляется специальными средствами через Интернет, в архивированном виде, критичный трафик может шифроваться стандартными средствами.

- по хранению бумажных документов:

· оберегать и содержать конфиденциальную печатную информацию, а также магнитные и электронные носители, фирменные бланки, печати, штампы в предназначенных для этого контейнерах, полках, стеллажах, сейфах, когда они не в работе;

· не держать бумажные документы на столе в пределах визуальной доступности во время отсутствия на рабочем месте, хранить в папках по темам;

· не делать лишних ксерокопий и печатных копий документов, не оставлять документы в неположенных местах; следует уничтожать ненужные и критичные документы, в т.ч. с помощью уничтожителя бумаги.

- по обмену бумажными документами:

· электронный обмен документами предпочтительнее обмена бумажными документами;

· бумажный документ следует передавать адресату в пределах офиса лично в руки, в другой офис – по регламенту через курьера.

Внутриофисный обмен и движение документов предпочтительнее организовать с помощью специальных программ документооборота и коллективной работы типа Exchange, Share Point и др.