Читайте также:
|
Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.
Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы. Методы сопряжённых градиентов
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов. Описание и порядок работы с приборами
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 - 3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).монетарная политика государства и денежно-кредитная система
Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.
Требования к бланкам-предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для изготовления бланков в основном используют формат бумаги А4 (210x297) и А5 (148x210). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже применяются бланки формата А3 (297x420), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п. В деятельности предприятия можно выделить два вида бланков предприятия по сфере применения: бланк для внутренних
документов (приказов, протоколов, решений) и бланк для внешних документов (писем, справок).
Бланк для внутренних документов содержит эмблему и наименование предприятия
На бланке для внешних документов указываются: эмблема, наименование предприятия, почтовый адрес предприятия, банковские реквизиты, номер контактного телефона, номер телефакса, дата и номер
письма, реквизит "На № от ", в котором указывается дата и
номер того письма, на которое предприятие дает ответ.
При подготовке бланков используют продольное и угловое расположение реквизитов. Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля).
Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа (Приложение 5). Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может применяться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа. Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается (Приложение 5). При угловом центрованном расположении все реквизиты, размещенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа (Приложение 5). Различают следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица (деление по назначению):
общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
бланк письма;
бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеет право подписи.
Общий бланк может включать следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) не используется вместе с гербом;
код организации по ОКПО или ОКОГУ;
наименование организации;
место составления или издания документа.
Кроме этих реквизитов, на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок для следующих реквизитов:
код формы документов по ОКУД;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок текста;
отметка о контроле.
Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов при разработке этих бланков в общий бланк вносится реквизиты:
код формы документов по ОКУД;
наименование вида документа.
В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит "место составление или издание документа", должен
оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.
Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.
Бланк письма может включать следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации;
справочные данные об организации;
код организации по ОКПО, код формы документа по ОКУД;
ОГРН, ИНН/КПП.
Кроме этих реквизитов в бланке письма могут размещаться
ограничительные отметки для следующих реквизитов:
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
заголовок текста;
отметка о контроле.
Реквизит "Справочные данные об организации" включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "наименования организации".
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или на английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на
иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.
Все бланки и документы должны иметь поля (Приложение 4): левое, верхнее и нижнее - не менее 20 мм (8 машинописных знаков или ударов); правое - не менее 10 мм.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 34 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |