Читайте также:
|
Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.
Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действии по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.
Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существуем в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего пособия мы будем рассматривать информационное обеспечение управленческой деятельности в свете использования современных информационных технологий.
Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:
- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
- определение и отбор источников информации;
- правильная интерпретация и систематизация полученных данных:
- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
- исключение дублирования информации:
- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
- многократное использование полученной информации;
- постоянное обновление данных. Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой
деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.
Для каждой функции управления задачами информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.
Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:
- сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов:
- документационное оформление планов и доведение их до исполнителей:
- получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.
Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:
- сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;
- сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;
- доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;
- документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.
Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:
- сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;
- сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;
- сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);
- организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;
- доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;
- сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.
Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:
- сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками:
- доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
- документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;
- доведение данных решений до исполнителей;
- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.
Функция планирования в менеджменте.
Ничто не стоит на месте. Чтобы жить и развиваться каждая организация должна постоянно находиться в движении: перед сотрудниками ставятся определенные задачи, которые выполняются; на смену выполненным приходят новые задачи и т. д. Любое движение должно иметь определенную цель. Как функция менеджмента, планирование как раз и определяет цели, а также шаги к их достижению. На этапе планирования определяются задачи для организации, способы их выполнения, а также выделяются финансовые средства под задачи. Специалисты относятся к бизнес планированию как к важнейшей функции менеджмента, поскольку только таким образом можно принимать своевременные, а не поспешные решения, ставить четкие задачи и разрабатывать грамотные шаги для их выполнения.Планирование как общая функция менеджмента делится на:стратегическое планирование;оперативное планирование.
Стратегическое планирование можно определить как функцию менеджмента направленную на постановку целей и выработку мер по их достижению в долгосрочных перспективах. Оперативное планирование — это система решений, посредством которых происходит управление организаций здесь и сейчас. Любая организация соединяется этими двумя видами планирования со всеми ее подразделениями. Грамотно проведенное планирование действий на текущий момент и перспективу - залог удачной координации действий всех сотрудников и филиалов компании. Именно поэтому среди основных функций менеджмента планирование занимает особо важное место.
Планирование для организации в целом осуществляется, как правило, таким образом:
Разрабатывается миссия организации или, иначе, цель ее существования. Это логическая точка отсчета и важнейший этап планирования как функции менеджмента, поскольку все дальнейшие цели и задачи будут выстраиваться для осуществления миссии. В частности, на этапе разработки миссии решаются вопросы основных нужд потребителей и способов их эффективного удовлетворения для создания будущей клиентской базы.
С учетом концепции разрабатывается направление работы или стратегический ориентир (качественная цель). Например, достижение организацией технологического превосходства в своей отрасли. Производится оценка и анализ внешней и внутренней среды компании. Внешняя среда представляет собой источник, питающий компанию ресурсами, которые необходимы для поддержания ее потенциала на должном уровне. К понятию внутренней среды относится множество факторов, сформировавшихся в организации в процессе ее развития. Сюда относится человеческие ресурсы, техническая оснащенности компании и т. д.
Определяется стратегическая альтернатива развития предприятия: рост, ограниченный рост, сокращение или все вместе. Стратегия или выбор пути, который лучше всего повысит долгосрочную эффективность организации — еще один важнейший этап планирования как функции менеджмента, ведь выбор, сделанный высшим руководством компании, окажет влияние на всю организацию в целом. А потому выбор должен быть взвешенным, однозначным и определенным.
Выбор конкретной стратегии (или отвечают на вопрос «Что выполнять?»).
Разработка тактических планов (или «Как выполнять?»).
Планирование как важнейшая функция менеджмента осуществляется на любом предприятии, которое во главу угла ставит развитие и рост, а не только сиюминутную финансовую выгоду. Планирование — способ для компании развиваться динамично, последовательно и без лишних финансовых затрат.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 162 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |