Читайте также:
|
Основные понятия
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Современное делопроизводство включает:
- обеспечение своевременного и правильного создания документов;
- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время эти два термина являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
Документирование - это процесс создания и оформления документа, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение;
- регистрация документов;
- контроль исполнения документов;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов;
- отправка;
- систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленными в установленном порядке.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях или процессах независимо от формы их представления.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.
Для более полной характеристики понятия документ следует раскрыть понятие «реквизит». Каждый документ состоит из ряда составляющих его
элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).
Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа. Слово реквизит происходит от латинского слова, которое обозначает
требуемое, необходимое. Совокупность реквизитов документа отражает его форму.
Официальные документы — документы, созданные юрид ическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы. Эти документы устанавливаются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Виды документов и их классификация
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредствомсоответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием
различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической информации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.
Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначениям как средства:
- регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
- распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
- накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и ДР)
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколов), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.
Классификация документов представлена на схеме.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организации) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Рис 1.2
По наименованию документы классифицируются следующим образом:
- по месту составления — внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы,
поступающие из других организаций, предприятий, частных лиц);
• по содержанию — простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме — индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть документа заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий;
• по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты.
Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия - повторное, абсолютно _______точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.
Выписка - копия части текстового документа. При оформлении выписки обязательно указывается, с какого документа она сделана.
Дубликат - экземпляр документа, составленный в замен отсутствующего подлинника и имеющий с ним одинаковую юридическую силу.
• по средствам фиксации - письменные, графические, фото-, кинодокументы.
Дата добавления: 2015-04-26; просмотров: 16 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |