Читайте также:
|
Формы регистрации документов могут быть трех видов:
- журнальная;
- карточная;
- автоматизированная электронная.
Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.
Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе(см.табл.1- 2)
Журнальная система удобна в том случае, когда в организацию поступает незначительное количество документов.
Недостатки журнальной формы регистрации:
1. т.к. запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. При большом
количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время;
2. журнальная система приводит к дублированию регистрации, т.е документ регистрируется повторно во всех отделах в различных формах;
3. делает практически невозможной справочную работу по документам, т.к. для поиска документа необходимо знать хотя бы приблизительно дату
получения документа;
4. невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, т.к. документы имеют разные сроки исполнения, необходимо просматривать все записи в журнале. Поэтому в организации ведут дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.
Указанные недостатки журнальной системы позволяет преодолеть карточная
система регистрации. К ее преимуществам относят:
• регистрацией одновременно могут заниматься несколько человек;
• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Т.о., карточная система обеспечивает
информационно-справочную работу;
• позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.
Регистрационные карточки выполняют на формате А5 (148x210) или А6 (105x148).
Недостаток карточной системы - большая громоздкость. Иногда количество экземпляров карточек может достигать пяти-шести единиц. Это очень трудоемкая работа.
Избавиться от этого недостатка позволило внедрение компьютерных
технологий. Автоматизированные системы регистрации позволяет:
• регистрировать документы на различных рабочих местах;
• организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой
базе данных организации;
• на основе базы данных организовывать информационно-справочную работу;
• организовывать контроль за исполнением документов.
В регистрационную карточку можно внести дополнительные сведения:
1) дата получения (регистрации) документа;
2) номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер);
3) наименование корреспондента;
4) дата документа;
5) номер документа;
6) краткое содержание
7) автор резолюции;
8) текст резолюции;
9) наименование исполнителей;
10) срок исполнения;
11) ход исполнения;
12) дата исполнения;
13) номер дела (куда документ помещен после исполнения);
14) наименование структурного подразделения;
15) количество листов в документе;
16) количество листов в приложении;
17) вид документа (приказ, акт, договор и т. п.);
18) названия связанных документов.
Дата добавления: 2015-04-26; просмотров: 14 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |