Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Отчет о прохождении безотрывной ознакомительной секретарско-референтской практики

Харьков, 2011

Я была направлена на практику в деканат факультета «Референт-переводчик». Срок моей практики составляет около месяца, с 01.11.2010 по 23.12.2010. Практика приходилась на конец первого семестра, когда студенты сдавали задолженности. Поэтому все виды работ, выполненные в ходе практики, были связаны именно с документацией «хвостистов». Практика была пройдена в рамках установленных сроков. Руководитель моей практики от кафедры информационных технологий и математики – Ситникова Полина Эдуардовна.

Во время прохождения практики я узнала структурно-организационную характеристику деканата «Референт – переводчик».

Структура деканата:

· Декан – Панченко Д.И.

· Заместитель декана по воспитательной работе Климишина С.В.

· Заместитель декана по учебно-организационной работе Гога Н.П.

Методистов в деканате нет.

Изучив социально-коммуникативную деятельность деканата, я узнала, что сотрудники деканата РП ведут работу по различным направлениям.

Декан:

Основные направления деятельности:

· организация учебно-воспитательной работы на факультете;

· контроль за качеством преподавания и результатами обучения;

· непосредственные контакты со студентами и их родителями.

Обеспечивает:

· координацию работы кафедр по организации учебного процесса;

· организацию набора студентов;

· контроль за оформлением и ведением всей документации на факультете;

· подведение итогов экзаменационной сессии и ректорских контрольных работ, анализ их результатов и предоставление соответствующих рекомендаций кафедрам и преподавателям;

· информирование родителей и оплачивающих организаций о качестве учебы студентов;

· организацию работы тьюторов групп;

· координацию деятельности структурных подразделений и служб НУА на факультете;

· содействие в социальной защите студентов, контроль за организацией их медицинского обслуживания и оздоровления;

· содействие профсоюзной организации в организации труда и отдыха студентов и преподавателей;

· подготовку и проведение торжественных мероприятий и вечеров отдыха студентов (совместно с эстетической службой);

· расселение студентов в общежитиях и контроль за соблюдением правил проживания в общежитии;

· контроль за соблюдением студентами и преподавателями правил внутреннего распорядка академии;

· внедрение и соблюдение требований государственных и отраслевых стандартов безопасности труда в рамках учебно-воспитательного процесса;

· контроль за своевременной оплатой стоимости обучения по представлению финансового отдела.

Заместители декана:

Основные направления деятельности:

· организационное обеспечение учебного процесса и проведение воспитательной работы со студентами факультета.

Обеспечивают:

· контроль за успеваемостью и посещаемостью студентов, за качеством их учебной работы;

· подведение итогов модульного контроля знаний;

· оформление и ведение учетно-отчетной документации на факультете;

· работу с родителями студентов;

· контроль за работой тьюторов на факультете;

· подготовку курсовых и родительских собраний факультета;

· привлечение студентов в секции и студии НУА;

· организацию участия студентов в академических и факультетских мероприятиях;

· организацию эстетического и информационного оформления помещений факультета;

· обеспечение контакта с выпускниками факультета и организацию их участия в академических мероприятиях;

· расселение студентов и контроль за соблюдением правил проживания в общежитиях;

· выполнение обязанностей заместителя декана во время его отсутствия.

Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность. Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

Требования к секретарям сегодня довольно высокие. Они должны знать делопроизводство, уметь работать с оргтехникой, владеть офисными компьютерными программами и высокой скоростью печати, знать принципы делового общения и психологии. Если компания ведёт дела с представителями других стран, то секретарь должен владеть иностранными языками. Некоторые руководители предъявляют такие требования к претендентам: возраст от 20 до 30 лет, приятная внешность. Хороший секретарь должен обладать определёнными личными качествами. Так, доброжелательность, вежливость, корректность и культура общения — важные характеристики характера. Секретарь должен помнить малейшие детали, держать в памяти большое количество информации, так что, организованность, ответственность и отличная память будут нелишними.

В ходе моей практики я:

· Ознакомилась с особенностями, обязанностями и основными функциями секретаря-референта;

· Научилась создавать и оформлять служебные документы;

· Изучила организационную структуру назначенного подразделения;

· Ознакомилась с основными подразделениями факультета;

· Изучила правила ведения журналов;

· Изучила правила формирования папок с документами.

· Отрабатывала метод десятипальцевого набора текста.

Мною в ходе практики были выполнены следующие виды работ (см. Приложения):

· Заполнение журналов:

§ 2 – 5 курсы;

§ успеваемости студентов;

§ пересдач.

· Работа с личными делами студентов:

§ справки;

§ заявления;

§ учет успеваемости;

§ индивидуальные карточки.

· Набор текстов на ПК:

§ программы Microsoft Word и Microsoft Excel;

§ ведомости;

§ дополнительные ведомости;

§ различные списки;

§ справки;

§ бланки.

· Формирование папок с документами:

§ ведомости;

§ дополнительные ведомости.

Я считаю, что содержание и организация практики не нуждаются в совершенствовании. Практика рассчитана на то, чтобы студенты факультета «Референт-переводчик» могли ознакомиться с основами работы, с обязанностями и функциями секретаря-референта. Cтуденты знакомятся с документооборотом в назначенном подразделении, знакомятся со структурой факультета и всего университета, получают навыки составления и оформления документов, практикуются набирать тексты слепым десятипальцевым методом, изучают правила ведения телефонных переговоров и правила выполнения курьерских поручений. Все это выполняется в полном объеме и не нуждается в совершенствовании.

Прохождение практики помогло узнать все особенности профессии секретаря-референта. Также, практика позволяет узнать больше обо всех мероприятиях, которые проводятся на базе факультета, а также во всем университете. Практика в деканате позволяет узнать больше других студентов, о структуре нашего факультета и всего университета.