Читайте также:
|
З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з’ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етнічні норми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами.
Необхідність у складанні документів виникає з появою писемності. Більше того, вважають, що саме нагальна потреба в укладанні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.
1. Розвиток писемності – ділові папери засіб спілкування (листування філософів, державних діячів, послання царів і т.ін.);
2. Створення давньоруської держави (необхідність письмових зносин з іноземними державами, укладання угод тощо);
3. Формування класового суспільства (потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладання торговельних купецьких контрактів тощо).
Основні документи, які дійшли до наших часів:
1. Рукописні книги – документи минулої доби («Остромирово Євангеліє» 1056-1057рр., «Ізборник Святослава» 1073-1076 р.р., «Поученіє к братії» єпископа Луки, «Слово про закон і благодать» митрополита Іларіона, «Житіє Бориса і Глеба»);
2. Найдавніший і найважливіший документ, що зберіг норми звичаєвого права – «Правда Русъкая» («Руська Правда»). Оригінал до нас не дійшов, залишились лише численні «списки», тобто копії, найстаріша з яких датується ХІІІ століттям;
3. Важливі документи того часу княжі устави й «уроки», а також церковні устави (Княжі устави спрямовані на доповнення або зміну внутрішньодержавних норм, уроки – постанови князів фінансового характеру: податки, данину, судові проплати, церковні устави – впорядкування правового становища церкви в державі);
4. Найдавніший літопис «Повість временних літ»(перші міжнародні акти – договори Київської Русі з іноземними державами).
Ділове письмо в Україні-Русі було характерне високою та самобутньою культурою, заснованою на давній оригінальній традиції складання ділових документів.
Мова документів: Київська і Переяславська земля вже в XII ст. іменувалась Україною. М.Максимович довів: мова селян Київщини XIX ст. була мовою київських князів. Мова документів з Київської Русі – старослов’янська.
2. Актове діловодство
На території західних слов’янських земель (Чехія, Польща) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у ХШ ст. на західноукраїнських землях у другій половині XIV ст. Відомо, що судова та адміністративна влада до середини XVI ст. здійснювалась старостами, державцями та воєводами. Території князівств поділялись на повіти. В кожному повіті функціонували три судових установи: гродський (від «грод» – фортеця, тобто адміністративний), земський і підкормський суди.
Величезний масив актових книг відклався в результаті діяльності гродських і земських судів. Спочатку в введенні актових книг не було ніякої системи. Поступово виникло кілька видів книг залежно від характеру справ, що розглядалися:
1. Директові (протоколи кримінальних і цивільних справ);
2. Записові (приватно-правові документи: дарчі, купчі, боргові, продажні і т.д., а також королівські жалувальні грамоти, сеймові конституції і т.д.);
3. Поточні (скарги, свідчення, заяви, повідомлення)
Особливості ведення:
1. Подвійна система (спочатку до чернетки – протоколу – за скороченою схемою, потім у чистовик – індикт).
2. Запис у секстерни (зошит 4-6 арк.), які за рік зшивались в актову книгу, а якщо за рік їх ставало занадто багато – формування томів.
3. Перенесення останнього слова аркуша на наступний аркуш.
4. Перевірка правильності написання актів.
5. З 1566 р. (статут) реорганізація та розвиток (російська мова), зберігання.
Значна кількість актових книг загинула. Збереглося 7,5 тис. томів, які охоплюють 5 млн. документів-записів.
Актове діловодство проіснувало до 1840-х років.
3. Приказне діловодство
Поступова перебудова органів великокнязівського управління призвело до того, що на кінець XV-початок XVI ст. склалася система приказів – центральних органів державного правління, що відали окремими галузями, виступаючи в якості відомчих установ. Так, Посольський приказ відав зовнішніми відносинами, Розрядний – військовими, Помісний – земельними справами, існували, Холопський, Ямський, Розбійний і т.п. Налічувалось близько 80 приказів (від 3 до 400 наказних людей). На чолі приказу стояв суддя, який мав заступників та помічників. Вони разом керували дяками, які займалися діловодством. Дяки, в свою чергу, теж мали підлеглих.
Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі.
Особливості ведення:
1. Створення документів згідно традицій.
2. Датування, підготовка, редагування документу.
3. Записи велися на вузеньких смужках паперу (15-17 см), смужки склеювались, згортались в рулон.
У діяльності приказів виробився сталий процес роботи з документами (приказне діловодство). У практиці приказів затвердились певні формуляри складових частин документів, порядок їх оформлення та просування як у самих приказах, так і між ними.
Документи поділялись на законодавчі, які виходили від органів державної влади (укази царів та рішення Боярської думи), та розпорядчі, які складали органи управління (грамоти, листи). Від простих людей до приказів надходили чолобитні.
У травні 1710р. гетьманом став генеральний писар П.Орлик, завдяки якому з’явився основний документ – Конституція.
4. Колегіальне діловодство
Діловодство в установах до XVIII століття велось за канцелярськими традиціями і законодавчо не регулювалось. Застарілу систему приказів у 1717-1718рр. змінили 12 колегій, кожна відала певною сферою управління і підпорядковувалась Сенату. Згодом з’явилась 13 колегія Синод (церковні справи). Остаточну структуру колегій визначив підписаний 1720 року «Генеральний регламент» державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних установах.
У «Генеральному регламенті» розкрито функції кожного підрозділу колегії. Спеціальний розділ визначав структуру і функції канцелярії та її секретаря. Найважливіші документи складав секретар, інші, за його вказівкою – канцелярист. Частину документів писали за «генеральним формуляром», тобто за обов’язковими формами.
Особливості ведення:
1. Засновано сучасну практику офіційного адресування («Табель о рангах» у 1722р. система чинів, титулів, звань)
2. Ієрархія документів (вищі давали вказівки, підпорядковані «доноси» про виконання)
3. Реєстрація вхідних і вихідних документів.
4. Для полегшення знаходження документів складали алфавіти установ і осіб, які мали відношення до документів
5. Виникнення різних форм листування (листи, доноси, повідомлення, вимоги)
5. Виконавче діловодство
Відбулася чергова реформа центрального державного апарату (1810-1812рр.): вищим державним законодавчим органом стала Державна Рада, центральні органи державного правління – міністерства, які поділялись на департаменти, котрі складались з відділів, ділились на столи, що призвело до зміни документообігу.
Особливості ведення:
1. Єдність форм складання документів за наведеними зразками, відповідно до Постанови «Загальна установа міністерств».
2. Порядок проходження документів суворо регламентувався законом (Журнали реєстрування складались з трьох частин: для документів верховної влади, для звичайних документів, для таємних документів).
3. Справи, які вирішували департаменти, поділялись на три категорії: термінові, невідкладні (прийняття важливих рішень), звичайні (поточні).
4. Виникла практика створення різноманітних «письмовників», які вміщували зразки всіх видів документів (розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи тощо).
6. Радянське діловодство
Після більшовицького перевороту на колишній території царської імперії утворились 13 країн (5 стали незалежними: прибалтійські, Польща, Фінляндія), в яких в тому числі й в Україні, сформувалась і утвердилась радянська форма державності.
1. 2.03.1918р. – постанова «Про форму бланків державних установ», встановлення єдиного формуляра ділового документа;
2. У вересні 1922р. на І Московській ініціативній конференції з нормалізації техніки управління розглядалось питання про стандартизацію документів;
3. 1969-1971 рр. – розроблено і затверджено серію загальносоюзних стандартів;
4. З 1972р. в СРСР почали діяти правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами;
5. Постановою від 4.09.73 р. державний Комітет СРСР по науці і техніці ввів у дію основні положення Єдиної державної системи документування;
6. В 1975р. було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации: системы организационно-распорядительной документации. Основные положення»
7. На початок 1984р. було розроблено і затверджено 16 УСД (уніфіковані системи документації) загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів.
8. У 1984-1986рр. сформувалась цілісна система документаційного забезпечення управління.
Позитивні чинники: створення системи в роботі з документами, прискорення діловодного процесу, раціоналізація документообігу, введення Єдиної державної системи діловодства для установ, організацій та підприємств. Негативним є те, що в СРСР залишалося ще немало паперової та бюрократичної тяганини, що охоплювала весь партійно-державний апарат.
7. Діловодство в Україні
Зі створенням незалежної держави перед Україною постало перш за все завдання переведення діловодства на державну мову, створення власних діловодних стандартів на основі досягнень радянського та світового діловодства.
Досягнення українського діловодства за роки незалежності:
1. Введено в дію «Примірну інструкцію з діловодствау міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» (затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153);
2. Розроблено та оновлено Державний стандарт України з діловодства і архівної справи (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», чинний з червня 2005 р.);
3. Розроблено Державний стандарт ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення», що містить загальні вимоги щодо оформлення документів (затверджений та введений в дію наказом Держстандарту України від 29.09.1999 № 237);
4. Розроблено Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», що містить нові, раціональні підходи до змісту й оформлення організаційно-розпорядчих документів. Введений в дію 1 вересня 2003 р.
5. В рамках гармонізації національних діловодних стандартів із міжнародною практикою вийшов гармонізований з виданим 2001 року Міжнародною організацією стандартизації Стандартом ISO 15489-2001 «Інформація та документація — Управління документацією», власний державний стандарт «Інформація та документація — Управління документацією. ДСТУ 4423:2005» з упровадженням у ньому міжнародних термінів (схвалений і набув чинності згідно з наказом Держспоживстандарту України від 2.12.2005 р. № 345);
6. Введено в дію Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 (або ДКУД, затверджений наказом держстандарту України від 31.12.2008 № 1024, чинний з червня 1999 р.), що містить назви та позначення уніфікованих форм документів, які входять до класу уніфікованих систем документації (УСД);
7. Постановами Кабміну України представлено законодавство про нормативні документи (технічні норми), Мінстатом України затверджені нові типові форми документів.
Закон «Про справочинство» в Україні досі не прийнято. Концепція проекту Закону, схвалена розпорядженням Кабінету Міністрів України від 26 липня 2006 року №426, подальшого руху не отримала.
Дата добавления: 2015-04-26; просмотров: 59 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |