Читайте также:
|
Лекция 6
· Понятие и состав функции контроля
· Виды контроля
· Этапы функции контроля
· Требования к контролю
По мере того, как организация движется к намеченным целям, она должна постоянно отслеживать промежуточные результаты и контролировать изменения во внутренней и внешней среде. Процесс управления протекает в условиях постоянно изменяющейся внешней среды и характеризуется различной степенью неопределенности. Установление того, достигла ли организация своих целей, нуждаются ли управленческие решения в корректировке, осуществляется с помощью контроля. Иными словами, менеджеры с помощью контроля постоянно проверяют, насколько то, что происходит в действительности, соответствует тому, что должно быть. Контроль является продолжением планирования и сопровождает процесс реализации планов.
Контроль становиться действенным лишь тогда, когда по его итогам или в его ходе принимаются меры по устранению недостатков и причин, порождающих нежелательные явления. К о н т р о л ь - это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды.
Основу функции контроля составляет сопоставление достигнутого результата с желаемым. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей. Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.
Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса. Имея большой диапазон воздействия на организацию, контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга.
Объектам контроля выступают предприятия организации.
Предметами контроля являются процессы, проходящие в организации, или ее элементы. Контролируются производственный процесс, нормы расходования материальных и финансовых средств. Осуществляют технический и технологический контроль, контроль качества продукции и т.д.
Субъектами контроля могут выступать менеджеры фирмы, отделы технического контроля, государственные органы.
Главные инструменты выполнения функции контроля - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. Например, на производстве, контроль может осуществляется в виде наблюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами, применяют финансовые и бухгалтерские документы. Своих подчиненных менеджер может контролировать в форме письменных отчетов о работе или посредством проведения регулярных совещаний и обсуждения проблем, возникающих в фирме или у отдельных работников. Учет - это, сбор, регистрация и обобщение всей информации, необходимой руководству компании для принятия управленческих решений Учет является информационной базой контроля. Выполняя свои задачи, учет не может обойтись без контроля качества хозяйственных процессов. В противном случае было бы не выполнено основное требование, предъявляемое к учету, - его достоверность. Поэтому учет включает отдельные контрольные функции. Важную роль в подготовке информации, необходимой для принятия и обоснования управленческих решений, играет анализ. В процессе него осуществляется всесторонняя оценка функционирования объекта управления, анализируются причины отклонений от запланированного уровня, выявляются резервы, определяются возможные альтернативы управленческих решений.
ВИДЫ КОНТРОЛЯ:
· в зависимости от субъекта контроля выделяют самоконтроль; контроль, выполняемый менеджером, контрольным мастером, отделом технического контроля (ОТК); инспекционный контроль; государственный; международный контроль.
· по степени охвата объекта контролем: сплошной и выборочный контроль;
· по режиму контроля: усиленный контроль и нормальный;
· по степени механизации: ручной, механизированный, автоматизированный, автоматический контроль;
· по способу получения и обработки информации: регистрационный, статистический, расчетно-аналитический;
· по периодичности выполнения контрольных операций: непрерывный и периодический;
· по принадлежности к предприятию - носителю контроля: внутренний и внешний (проверка, аудит);
· по времени контроля: предварительный, текущий, заключительный контроль.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Это входной контроль всех видов ресурсов, его цель – обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной работы организации. Он используется по отношению к человеческим. Финансовым и материальным ресурсам.
Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его цель – совершенствование деятельности, координация для движения к цели. Задача – своевременно выявить и по возможности устранить отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров.
Заключительный контроль осуществляется после выполнения работы. Это контроль итогов, его цели – формирование мотивационных вознаграждений, корректировка поведения руководителя, принимаемых решений, а также формирование планов на будущее на основе анализа полученных результатов.
Идентификация Сравнение Измерение Фактическое
отклонений факта с фактического выполнение
нормой
Ничего не делать
Анализ Программа Регулирование Желаемое
причин регулиро- выполнение
отклонений вания
Пересмотреть нормы
НАЧАЛО
Контур процесса управленческого контроля
Первый этап. Установление стандартов (норм) – под которыми подразумеваются конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Стандарты должны иметь временные рамки, в которых должна быть выполнения работа, и конкретный критерий, по которым оценивается работа.
Второй этап. Состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе необходимо предпринять следующие действия:
· определить масштаб допустимых отклонений;
· измерить результаты;
· оценить полученную информацию о достигнутых результатах;
· сравнить результаты работы с установленными стандартами.
Система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руководство устанавливает масштаб допустимых отклонений.
Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля – измерение результатов, позволяющее установить, насколько удалость соблюсти установленные стандарты. Здесь важно правильно выбрать единицу измерения, определить частоту измерений.
В обеспечении эффективности контроля важно довести дл сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя. Поэтому менеджерам необходимо оценить полученные данные о результатах работы и определить, насколько они нужны и достоверны. Только после этого можно сопоставлять достигнутые результаты с установленными стандартами.
На третьем этапе менеджер определяет, какие действия следует предпринимать:
· невмешательство в работу;
· устранение отклонений;
· изменение стандартов.
Невмешательство в работу. Если фактические результаты совпадают с установленными стандартами или имеющиеся отклонения невелики (не превышают масштаб допустимых отклонений), то лучше ничего не предпринимать.
Устранение отклонений. В случае обнаружения значительных отклонений от стандартов следует установить причины отклонений и добиться возвращения к правильным действиям. Это происходит через изменение некоторых внутренний переменных.
Изменение стандартов. Стандарты могут оказаться нереальными. Бывает так, что в процессе реализации плана становиться ясно, что планы составлены слишком оптимистично, и требования стандартов выполнить практически невозможно. Это сводит на нет мотивацию. В таких случаях стандарты пересматриваются в сторону понижения.
Бывают ситуации, когда в процессе контроля выявляется необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения.
Дата добавления: 2015-05-05; просмотров: 80 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |
| Контроль как функция управления ДОУ. | | | Задание 3. Выберите наиболее эффективный стиль управления в следующих ситуациях. Обоснуйте свой выбор. |