Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Переписка

Деловая переписка отличается высокой степенью формальности. Несмотря на то что электронная фор­ма общения приобретает все большую популярность и востребованность в деловой среде, письма и открыт­ки остаются широко используемыми средствами связи. Особое внимание в деловой переписке уделяется фор­мальной стороне и оформлению письма.

Письмо от лица фирмы, независимо от его назначения и содержания, принято оформлять на бланке и отправ­лять в фирменном конверте. Бланки предприятия содержат информацию об организации, полное название, адрес, номер телефона, факса и электронной почты, логотип. Имидж фирмы подчеркивают качество бумаги и аккуратность оформления письма.

Современный этикет предполагает печатание официаль­ного письма на компьютере, однако подпись в конце письма следует внести собственноручно.

Адрес получателя на конверте в деловой сфере все реже заполняется от руки, он распечатывается на кон­верте или в виде наклейки. Если вы хотите, чтобы письмо попало лично в руки и не было рассмотрено заместителем или секретарем, добавьте на конверте — «лично» (personal, confidential).

Печатая деловое письмо на компьютере, следует уде­лить особое внимание его оформлению. Текст разме­щается на одной стороне листа, страницы нумеруются, кроме первой. Не стоит забывать об абзацах, интерва­ле и размере шрифта. Выделять наиболее важные мо­менты цветом или толщиной шрифта в тексте делового письма не рекомендуется, только в рекламном тексте-презентации.

Следует учитывать, что письма с поздравлениями, благо­дарностью и выражением соболезнования предпочтитель­нее написать собственноручно используя готовые от­крытки, необходимо собственноручно расписаться. Также лично следует поблагодарить за оказанные услуги.

Письмо с выражением соболезнования отправляется не позднее чем через десять дней. За оказанную услугу или гостеприимство стоит поблагодарить в течение не­дели.

В начале делового письма ставится дата отправления, исходящий номер, место составления, тема письма. Должность лица, которому адресуется письмо, ставится в дательном падеже: «генеральному директору». В слу­чае обращения «г-ну» или «г-же» сначала ставится фа­милия, затем инициалы: г-ну Петрову В.И.

Начать письмо следует с уважительного, вежливого обращения: «Уважаемый господин Сергеев!», «Уважа­емые господа». Если имя получателя неизвестно, сле­дует обратиться по должности: «Уважаемый господин директор».

В делопроизводстве различают внутреннюю официаль­ную и внешнюю официальную переписку. Внутренняя официальная переписка предназначена для использова­ния в пределах фирмы или для связи с филиалами. Во внешней деловой переписке различают письмо-предло­жение, ответ на запрос, письмо-напоминание, письмо-из­винение, рекомендацию, отказ, заказ, извещение.

Деловое письмо должно соответствовать выбранной теме и конкретно отвечать на вопрос. Для различных тем сложились свои стандартные международные фор­мы. Чтобы получатель легче воспринял предоставлен­ную информацию, достаточно воспользоваться приня­тым шаблоном.

Написание коммерческого предложения требует не только аккуратности, но и на­выков коммерческой и рекламной дея­тельности. Желательно вложить в пись­мо небольшой рекламный буклет.

Даже в случае переписки с хорошо знакомым челове­ком в деловом послании к нему следует обратиться на «вы».

Заканчивает письмо почтительная фраза, соответствую­щая содержанию письма: «С уважением», «Всего наи­лучшего». В случае письма от имени организации в кон­це письма указывается, кем оно составлено. Подпись должна быть разборчива.

В случае переписки с иностранным партнером текст со­ставляется на языке партнера или на английском языке. Особое внимание следует уделить знакам препинания в обращении.

В России запятая ставится после обращения, а после имени восклицательный знак. Во многих европейских странах запятая после обращения не нужна, она ставится после имени, в США вместо запятой применяется двоеточие.

Приписка постскриптум (Р.Б.) не самое желательное до­бавление к деловому письму, в деловой сфере партне­ры не должны забывать важную информацию.

Однако, если письмо написано от руки, переписывать не стоит, достаточно добавить буквы Р.Б. и необходимый текст.

Если к базовому письму полагаются приложения, их следует указать. Так же, как и фамилии тех, кому разо­сланы копии письма.

В деловой переписке рекомендуется использовать шаблонные речевые фразы, соответствующие теме письма: «Что касается вопроса о...», «Учитывая все вышесказанное...», «Подводя итоги, необходимо под­черкнуть...», «В заключение выражаем надежду на...». «В ответ на ваш запрос», «Оплату гарантируем», «Сро­ки выполнения гарантируем», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов».

Важно учитывать принятые в деловой переписке стан­дарты сочетаемости слов. Так, например, задолжен­ность - погашается, платеж - производится, скидки -предоставляются, счет - выставляется или оплачивается, договоренность - достигается.

Составив письмо, перед отправлением убедитесь в со­блюдении принятых норм — указании отправителя и получателя, выверенной структуре сообщения в де­ловых письмах следует не забыть об указании исполни­теля, его должности и способа связи.