Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Переписка

Читайте также:
  1. Деловая переписка
  2. Документы, переписка
  3. Особенности делового общения с иностранными гражданами. Визиты. Беседы. Переговоры. Документы. Переписка. Приемы. Некоторые основные правила этикетного поведения.

Деловая переписка отличается высокой степенью формальности. Несмотря на то что электронная фор­ма общения приобретает все большую популярность и востребованность в деловой среде, письма и открыт­ки остаются широко используемыми средствами связи. Особое внимание в деловой переписке уделяется фор­мальной стороне и оформлению письма.

Письмо от лица фирмы, независимо от его назначения и содержания, принято оформлять на бланке и отправ­лять в фирменном конверте. Бланки предприятия содержат информацию об организации, полное название, адрес, номер телефона, факса и электронной почты, логотип. Имидж фирмы подчеркивают качество бумаги и аккуратность оформления письма.

Современный этикет предполагает печатание официаль­ного письма на компьютере, однако подпись в конце письма следует внести собственноручно.

Адрес получателя на конверте в деловой сфере все реже заполняется от руки, он распечатывается на кон­верте или в виде наклейки. Если вы хотите, чтобы письмо попало лично в руки и не было рассмотрено заместителем или секретарем, добавьте на конверте — «лично» (personal, confidential).

Печатая деловое письмо на компьютере, следует уде­лить особое внимание его оформлению. Текст разме­щается на одной стороне листа, страницы нумеруются, кроме первой. Не стоит забывать об абзацах, интерва­ле и размере шрифта. Выделять наиболее важные мо­менты цветом или толщиной шрифта в тексте делового письма не рекомендуется, только в рекламном тексте-презентации.

Следует учитывать, что письма с поздравлениями, благо­дарностью и выражением соболезнования предпочтитель­нее написать собственноручно используя готовые от­крытки, необходимо собственноручно расписаться. Также лично следует поблагодарить за оказанные услуги.

Письмо с выражением соболезнования отправляется не позднее чем через десять дней. За оказанную услугу или гостеприимство стоит поблагодарить в течение не­дели.

В начале делового письма ставится дата отправления, исходящий номер, место составления, тема письма. Должность лица, которому адресуется письмо, ставится в дательном падеже: «генеральному директору». В слу­чае обращения «г-ну» или «г-же» сначала ставится фа­милия, затем инициалы: г-ну Петрову В.И.

Начать письмо следует с уважительного, вежливого обращения: «Уважаемый господин Сергеев!», «Уважа­емые господа». Если имя получателя неизвестно, сле­дует обратиться по должности: «Уважаемый господин директор».

В делопроизводстве различают внутреннюю официаль­ную и внешнюю официальную переписку. Внутренняя официальная переписка предназначена для использова­ния в пределах фирмы или для связи с филиалами. Во внешней деловой переписке различают письмо-предло­жение, ответ на запрос, письмо-напоминание, письмо-из­винение, рекомендацию, отказ, заказ, извещение.

Деловое письмо должно соответствовать выбранной теме и конкретно отвечать на вопрос. Для различных тем сложились свои стандартные международные фор­мы. Чтобы получатель легче воспринял предоставлен­ную информацию, достаточно воспользоваться приня­тым шаблоном.

Написание коммерческого предложения требует не только аккуратности, но и на­выков коммерческой и рекламной дея­тельности. Желательно вложить в пись­мо небольшой рекламный буклет.

Даже в случае переписки с хорошо знакомым челове­ком в деловом послании к нему следует обратиться на «вы».

Заканчивает письмо почтительная фраза, соответствую­щая содержанию письма: «С уважением», «Всего наи­лучшего». В случае письма от имени организации в кон­це письма указывается, кем оно составлено. Подпись должна быть разборчива.

В случае переписки с иностранным партнером текст со­ставляется на языке партнера или на английском языке. Особое внимание следует уделить знакам препинания в обращении.

В России запятая ставится после обращения, а после имени восклицательный знак. Во многих европейских странах запятая после обращения не нужна, она ставится после имени, в США вместо запятой применяется двоеточие.

Приписка постскриптум (Р.Б.) не самое желательное до­бавление к деловому письму, в деловой сфере партне­ры не должны забывать важную информацию.

Однако, если письмо написано от руки, переписывать не стоит, достаточно добавить буквы Р.Б. и необходимый текст.

Если к базовому письму полагаются приложения, их следует указать. Так же, как и фамилии тех, кому разо­сланы копии письма.

В деловой переписке рекомендуется использовать шаблонные речевые фразы, соответствующие теме письма: «Что касается вопроса о...», «Учитывая все вышесказанное...», «Подводя итоги, необходимо под­черкнуть...», «В заключение выражаем надежду на...». «В ответ на ваш запрос», «Оплату гарантируем», «Сро­ки выполнения гарантируем», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов».

Важно учитывать принятые в деловой переписке стан­дарты сочетаемости слов. Так, например, задолжен­ность - погашается, платеж - производится, скидки -предоставляются, счет - выставляется или оплачивается, договоренность - достигается.

Составив письмо, перед отправлением убедитесь в со­блюдении принятых норм — указании отправителя и получателя, выверенной структуре сообщения в де­ловых письмах следует не забыть об указании исполни­теля, его должности и способа связи.

 


Дата добавления: 2015-05-05; просмотров: 2 | Нарушение авторских прав

ВВЕДЕНИЕ | Рабочее место | Электронная почта | ОТКАЗ С УЧЕТОМ ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ |


lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2020 год. (0.008 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав