Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Электронная почта

Электронная почта в деловой сфере обладает такой же степенью формальности, как и переписка.

Обращаться к собеседнику следует в соответствии с его статусом. В со­общении к руководству, лицам более высокого статуса, деловым партнерам И клиентам следует соблюдать приня­ты формы обращения, приветствия И прощания: «Добрый день, уважае­мый Сергей Викторович», «Уважаемая г-жа Петрова!», «Добрый день, Екатерина Викторовна!». Переходить на «ты» без взаимной договоренности не полагается. Коллеги могут обмениваться краткими, менее формальными сообщениями в течение дня.

В случае неоднократной переписки в течение дня до­пустимо вести продолжающийся диалог, здороваться каждый раз не нужно, однако, заканчивая переписку в конце дня, следует предупредить об этом собесед­ника, поблагодарить за предоставленную информацию и попрощаться.

Используя электронную почту в деловой сфере, уз­найте больше о технических возможностях почтового клиента: сохраняются ли копии отправленных и полу­ченных сообщений, позволяет ли ваша программа оста­новить отправление нежелательного сообщения.

Предпочтительно создать узнаваемый для собеседника адрес, он сможет легко занести вас в список контактов и найти впоследствии. Используйте, например, свою фамилию и название фирмы.

Соблюдайте технические правила оформления элек­тронного письма. Для хорошего восприятия тек лучше использовать не более 70-80 символов тек в строке. Не забывайте принятые в грамматике заглавные буквы и знаки

препинания. Составлять весь тек' даже очень важный, заглавными буквами нельзя.

Использование смайлов и принятых в Сети сокращений допустимо в переписке между равными по статусу и об­щающимися на «ты» коллегами.

Деловой текст не предусматривает множества воскли­цательных знаков, сообщающих получателю о важно­сти сообщения.

Но стоит забывать о правилах вежливости, за информа­цию следует поблагодарить, просьба сопровождается вежливым «пожалуйста».

Для удобства общения заполняйте строку темы сооб­щения. Тему следует хорошо продумать, она должна отражать суть письма. Используя для ответа кнопку «гор1ау» и отвечая на заданный вопрос, тему сообще­ния следует оставить, однако, если вы пишете о чем-то умном, название темы рекомендуется изменить.

Отвечать на электронное письмо в тот же день не обязательно. Быстрота ответа зависит от принятых правил и важности вопроса. Если речь не идет о срочном сер­висном обслуживании, достаточно сообщить о получе­нии письма и сроках содержательного ответа. Согласно правилам этикета, если вы не ответили на письмо в те­чение трех дней, вы отказываетесь от ответа и обще­нии на заданную тему.

Многие люди воспринимают собеседника как использование кнопки «уведомление о получении/прочтении» с этим проявляется ваше неуважение и недоверие. Узнать, дошло

ли письмо, можно, выразив перед подписью просьбу: «Прошу подтвердить получение письма ответным пись­мом». Даже если вы рассчитываете, что получатель электронной почты всегда может отправить вам обрат­ное сообщение

с помощью кнопки-ответа, обязательно укажите координаты для связи, и не только электрон­ный адрес.

Особое внимание следует уделить оформлению элек­тронного письма, если ваше знакомство начинается за­очно. Отправляя резюме, составьте презентабельное сопроводительное письмо, укажите, кому именно оно адресовано, номер объявления, название должности,. иначе письмо может не дойти до адресата.

В тексте сообщения укажите количество приложенных документов. В связи с тем, что, написав сообщение, от­правитель часто забывает прикрепить файл, рекоменду­ется прикрепить его сразу.

Не стоит сообщать конфиденциальную информацию посредством электронной почты, тем более номера банковских карт и коды.

Современный этикет позволяет поздравить посредст­вом электронного письма с праздником коллегу, партнера или клиентов. Данный вид связи стоит использовать в случае, когда все этапы делового общения ведутся в электронном виде. При этом в тело письма или в приложение вкладывается соответствующая красочная те­матическая открытка. Подобное письмо может быть от­правлено и от себя лично, и от лица фирмы.

Не рекомендуется использовать офисную электронную почту для частной переписки: рассылаемая с офисного Электронного ящика информация является собственно­стью фирмы, а к почте каждого сотрудника имеет до­ступ системный администратор.

Совсем недавно считалось неприемлемым договари­ваться о деловой встрече или отправлять приглашения по электронной почте, так же как и посылать письма-соболезнования. Личное общение, звонок или письмо от руки все еще остаются предпочтительной формой Общения, однако если ваше общение с конкретным ли­цом ведется исключительно по почте, то ею дозволи­тельно воспользоваться в случае необходимости.

Сотрудникам, использующим электронный вид связи с поставщиками и клиентами, рекомендуется создать Электронную подпись — текстовой отрывок, автомати­чески прикрепляемый в конце сообщения. Подпись со­держит координаты для связи, например адрес фирмы. И телефон, а также слова прощания.

Создавать длинную подпись не следует, 5-6 строк до­статочно. Использовать расхожие цитаты и афоризмы в конце делового сообщения не принято.