Читайте также:
|
2.4.1. Служебные письма государственных органов управления образованием готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Министерства образования Российской Федерации;
- исполнение поручений администрации исполнительных органов субъектов Российской Федерации;
- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
- как инициативные письма.
2.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Вопрос
Вопрос
9 вопрос ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА
Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документовформата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков отграницы левого поля.Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через одинмежстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Грифутверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяютдруг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:СОГЛАСОВАНО↕ 1,5 интервалаДиректор предприятия↕ 1 интервал«Контакт»↕ 2 интервалаА.Н. ИвановРеквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускаетсяпродлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.При печатании документов используют 8 стандартных положений табуляторапишущей машинки:от границы левого поля для печатания реквизитов0. «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличииприложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка обисполнении документа и направлении его в дело», наименование должности вреквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», атакже слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ»,«ПРЕДЛАГАЮ»;1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Грифограничения доступа к документу»;6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов,для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятиикопий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личныхдокументов граждан.При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают наодном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положениятабулятора.При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылкина документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и«Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к нимтекст через один межстрочный интервал.В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй ипоследующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего полялиста арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10мм от верхнего края листа.10 вопрос Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.
При подготовке организационно-распорядительных документов работники органов управления образованием обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
3.2.1. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "О чем?": "О выделении...", "Об изменении..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
3.2.2. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: дата, месяц, год (29.04.2001).
3.2.3. Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем.
Документы, направляемые подчиненным, сторонним организациям и гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
3.2.4. Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Вопрос
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 35 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |