Читайте также:
|
Служба связей с общественностью или ПР-служба — это особое структурное подразделение организации, неотъемлемая часть ее системы управления, способствующая обеспечению согласия внутренней и внешней общественности с политикой и реальной практикой функционирования организации.
Перед службой связей с общественностью любой организации стоят задачи: постоянно предоставлять руководству организации информацию о мнении общественности по тому или иному направлению деятельности организации, ее лидерах, о реакции публики на проводимые акции и предпринимаемые действия; постоянно поддерживать доверие к организации, улучшать взаимоотношения между организацией и общественностью.
Первая служба связей с общественностью (первоначальное название — Комитет по общественной информации) была создана после Первой мировой войны при правительстве США В.Вильсоном. В дальнейшем службы и подразделения пиар создаются при железнодорожных корпорациях, в автомобильной и оборонной отраслях промышленности Америки. В настоящее время в развитых странах практически каждая крупная фирма или компания имеет самостоятельную ПР-службу или по крайней мере ПР-специалиста, реализующего действия по организации взаимовыгодных связей с общественностью.
Основные направления деятельности служб связей с общественностью в коммерческих структурах следующие:
― деятельность по применению средств убеждения, направленных на формирование, коррекцию и изменение общественного мнения с целью усиления конкурентоспособности коммерческой структуры;
― первичное информирование потенциального потребителя о деятельности коммерческой структуры (цели, задачи, направления деятельности, традиции, социальная функция и т. д.);
― поиск точек соприкосновения интересов коммерческой структуры с интересами потенциального потребителя, поддержание с ним доброжелательных отношений;
― формирование у потенциального потребителя новых общих интересов с коммерческой структурой, формирование у него чувства причастности к делам структуры;
― внушение потребителю мысли о приоритетности ваших общих интересов над его другими интересами. [16-315с.]
В организации деятельности службы по связям с общественностью большое значение придается необходимости отношений между клиентом и сотрудником организации. Недостаток общения порождает множество случаев непонимания, и поэтому улучшение каналов общения, разработка новых способов создания двустороннего потока информации и понимания является главной задачей любой программы пиара на предприятии. Недостатком общения объясняются многие сложности в коммерции, руководители которой постоянно слышат призывы и требования оперативно и более регулярно информировать сотрудников и общественность. В этой области можно многого добиться с помощью методов пиара, но не следует недооценивать трудности, которые возникнут на этом пути.
Стратегические цели по установлению взаимовыгодных отношений достигаются в ходе реализации функций пиара. Эти функции сформировались в процессе их появления и развития. Со временем функций пиар становилось все больше. И все это многообразие может реализоваться по отдельным обобщенным направлениям, достижение эффективности работы фирмы; связи за пределами фирмы и другим.
Функциональные обязанности ПР-подразделений, связанных с выполнением возложенных на них задач, не всегда одинаков, но существует определенный набор стандартных функций, присущих любому ПР-отделу:
1.Определение общей ПР-политики. ПР-отдел разрабатывает и предлагает руководству ключевую концепцию политики корпорации в сфере связей с общественностью, высказывает свое мнение при выработке решений по общим вопросам, помогает корпорации находить и занимать определенную ПР-позицию в той или иной ситуации.
2.Паблисити (приобретенная с помощью ПР и рекламных усилий известность, общественная репутация, влияние) для корпорации в целом и её продукции. ПР-отдел разрабатывает и публикует в средствах информации сведения о деятельности компании, отвечает на вопросы журналистов, готовит и размещает рекламу о корпорации и её подразделениях. А также с помощью статей, каналов новостей распространяет сведения о достоинствах новых товаров, планирует и проводит кампании по их продвижению на рынке.
3.Подготовка заявлений корпорации. При подготовке речей и заявлений директоров ПР-специалисты активно участвуют в их разработке и оглашении политики компании.
4.Связи с государственными органами. ПР-отдел поддерживает постоянные связи с государственными учреждениями местного и республиканского уровня; готовит доклады о тенденциях государственной политики, которые могут оказать влияние на работу компании; участвует в разработке программ, направленных на продвижение точки зрения компании в органах власти.
5.Связи с клиентами. Эта сфера коммуникаций компании с акционерами и инвесторами призвана содействовать с помощью информации о компании и достигнутых ею финансовых успехах ее положительному восприятию инвесторами. ПР-отдел принимает участие в подготовке годовых отчетов, планирует и проводит собрания акционеров компании.
6.Спонсорская деятельность корпорации. ПР-сотрудники разрабатывают политику пожертвований, рассматривают обращения к компании за спонсорской поддержкой. Они руководят именным фондом компании, определяют претендентов на поощрения и награды за счет его средств.
7.Прием гостей. Сотрудники ПР-отдела организовывают и проводят экскурсии по предприятиям компании, готовят торжественные мероприятия и праздники для персонала и гостей компании. [10- 150c.]
В связи с тем, что любая коммуникация имеет двустороннюю направленность, то такие авторы как Уткин Э.А., Баяданов В.В., Баяданова М.Л. сводят всю деятельность работников ПР-отдела к выполнению двух основных функций:
1) Функции сбора и анализа информации (работа на входе системы), то есть: исследование общественного мнения, анализ статистических данных, обобщение результатов социологических, психологических, экономических и других исследований и обработка любой другой "первичной" (полученной в ходе самостоятельно проведенных опросов, наблюдений, анкетирований и т.д.) и "вторичной" (собранной кем-то другим для аналогичных целей) информации; анализ юридических, экономических и других документов; сканирование публикаций в прессе по важных для организации вопросам; контакты с журналистами, представителями органов управления, инвесторами, социальными группами, общественными движениями и т. д.; изучение конкретных целевых групп, составление "коллективного портрета" каждой аудитории; подготовка аналитических записок и рекомендаций руководству организации.
2) Функции распространения информации (работа на выходе системы), то есть: подготовка информационных материалов (брошюр, статей, пресс-релизов и т. д.) для прессы, органов управления, инвесторов, сотрудников, клиентов и прочее; совершенствование отношений с потребителями (участие в создании и размещении рекламы и продвижении товаров на рынок, организация специальных мероприятий и другие); информационное воздействие на депутатов и органы исполнительной власти для принятия более совершенных законов и решений.
В развитых странах ПР-службы приоритетной задачей в своей деятельности считают реализацию коммуникативно-интегрированной политики, что подразумевает организацию и планирование работы по межличностному общению, а также воспитание служащих и формирование у них определенных взглядов и культуры.
Структура ПР-службы:
Структура службы связей с общественностью строится в зависимости от целей и сочетает в себе линейные и функциональные схемы управления. В любой организации служба по связям с общественностью нацелена на обеспечение долговременных внутренних и внешних связей и создание благоприятного образа организации и ее руководителя. В ней работают специалисты, владеющие ПР-технологиями и хорошо ориентирующиеся в сфере деятельности организации. В ряде организаций службы по связям с общественностью представлены пресс-секретарем, который занимается работой со СМИ и налаживанием контактов в аналогичных отраслях деятельности и ликвидацией кризисных ситуаций как внутри, так и вне своей организаций.
Также структура отдела связей с общественностью может быть представлена целым рядом специалистов: начальником отдела; специалистом, занимающимся разработкой организации; имиджмейкером, специалистом по работе со СМИ; менеджером по медиа-планированию, журналистом, специалистом по написанию речей (спичрайтером); менеджером по специальным проектам; продюсером, специалистом по исследованиям (социологическим и маркетинговым); специалистом по Интернет-работе, секретарем и художником-дизайнером.
Штат отдела по связям с общественностью комплектуется в зависимости от масштабов организации. В небольших организациях один специалист может выполнять функции сразу двух или трех специалистов. Так, специалист по работе со СМИ может одновременно быть журналистом и специалистом по созданию и распространению оперативной информации.
Структура отдела определяется взглядом вверх и вниз по иерархической лестнице.
Цель работы начальника ПР-отдела: разработка и координация комплекса мероприятий по формированию и поддержанию ПР, обеспечивающих необходимую доходность и прибыльность предприятия.
Основные направления деятельности:
1) Разработка ПР-идеи компании;
2) Контроль за выполнением плана мероприятий сотрудниками отдела;
3) Разработка стандартов отчетов по проведению ПР-кампаний;
4) Оперативный контроль над ежедневной работой отдела ПР;
5) Разработка раздела "ПР" при подготовке бизнес плана компании.
Цель работы специалиста по созданию и распространению оперативной информации: обеспечение оперативного информирования общественности о событиях, происходящих в компании, с учетом стратегических планов компании по формированию и поддержанию ПР.
Основные направления деятельности:
1. Обработка полученной информации, создание собственного новостного потока;
2. Согласование и получение разрешения у руководителя отдела на распространение данных новостей;
3. Составление текстов информационных сообщений для размещения на лентах новостных и информационных агентств, а также в СМИ;
4. Оптимизация формы и стиля подачи новостных материалов в соответствии с потребностями отдельных СМИ.
Цель работы имиджмейкера: формирование позитивного имиджа лидера и/или организации.
Основные направления деятельности:
1. Создание имиджа организации или личности. Проведение пропагандистских кампаний и рекламы нуждающихся в этом лиц, организаций, партий и др.;
2. Получение собственного "продукта" в виде доброжелательного отношения целевой общественности к субъекту имиджа;
3. Внедрение коммуникационных технологий, основной задачей которого является моделирование максимально эффективного и рационального образа: политических и коммерческих структур, событий, фигурантов.
Цель работы менеджера по работе со СМИ: создание эффекта информационного присутствия компании в эфире ТВ, РВ, а также на страницах прессы.
Основные направления деятельности:
1.Медиа-рилейшнз, поддержание и установление новых контактов с представителями СМИ;
2. Разработка концепции и плана информационных поводов для выхода новостей, сюжетов и иных материалов о деятельности компании на ТВ и РВ;
3. Разработка концепции и плана информационных и тематических публикаций в печатных СМИ;
4. Распространение в СМИ официальных сообщений, комментариев экспертов компании и иных информационных (журналистских) материалов, посвященных деятельности компании;
5. Ведение переговоров об участии представителей компании в качестве гостей и экспертов в популярных телевизионных и радиопрограммах.
Цель работы журналиста: подготовка официальных сообщений, посвященных деятельности компании для СМИ, а также написание текстовых материалов, необходимых в оперативной работе отдела и в рамках проведения специальных ПР-мероприятий.
Основные направления деятельности:
1. Написание статей и иных информационных материалов для размещения в СМИ;
2. Подготовка пресс-релизов о деятельности компании для СМИ;
3. Написание текстов книг и брошюр о деятельности компании;
4. Составление и аудит текстов: приглашений, коммерческих предложений, пресс-папок, бюллетеней, каталогов и иных представительских продуктов;
5. Аудит текстов официальной переписки и других материалов по указанию руководства.
Цель работы спичрайтера: подготовка текстов публичных выступлений руководства компании.
Основные направления деятельности:
1. Подготовка текстовых материалов для следующих мероприятий: интервью, пресс-конференций, брифингов, иных публичных выступлений;
2. Подготовка текстов для официальной переписки руководства компании..[13-92с.]
"Библия" американских ПР-специалистов называет такие четыре преимущества создание своего собственного отдела по ПР:
1. Работа в команде.
2. Знание организации.
3. Экономичность.
4. Доступность для сотрудников.
Принадлежность к одной команде — это, вероятно, самый основной аргумент в пользу создания собственного ПР-отдела в противовес практике использования посторонних услуг. Недаром во многих случаях кабинет руководителя ПР-отдела находится рядом с кабинетом ведущего руководителя организации. Это позволяет каждый рабочий день начинать с короткого совещания, обмена мнениями и уточнения текущего состояния дел. Опыт показывает, что во время подобных совещаний в большинстве случаев темой разговора являются именно вопросы связей организации с общественностью. Личные контакты порождают атмосферу конфиденциальности, доверия и взаимной поддержки. Близкие отношения между руководителями ПР - отдела и организации приводят к тому, что ПР - менеджер становится членом руководящей команды.
Знание организации означает глубокое понимание всех тонкостей текущего момента, доступное лишь члену коллектива. Штатные специалисты в курсе отношений, сложившихся между отдельными людьми и отделами внутри организации. Они разбираются в скрытых пружинах политики организации и роли тех или иных лиц в ее выработке, могут выйти на ключевых людей, принимающих решения, и обойти тех, кто по амбициозным соображениям способен ставить палки в колеса, препятствуя эффективной работе. Имея представление о способностях сотрудников организации, они знают, кто лучше сможет преподнести организацию публике, быть спикером, смело и умело работать с представителями прессы, держаться перед камерой. Работники отдела могут своевременно, со знанием дела дать совет и оказать практическую помощь, поскольку в данной ситуации они являются неотъемлемой составляющей культуры организации, знакомы с ее историей и традициями.
Экономия средств возможна благодаря тому, что не приходится расходовать дополнительные ресурсы на консультантов со стороны, а также вследствие эффективной интеграции действий ПР-специалистов с жизнедеятельностью организации.
Кроме того, стартовая стоимость проведения той или иной ПР-кампании или реализации ПР-проекта при наличии собственного ПР-персонала всегда меньше, поскольку этот персонал уже представляет проблему в целом и имеет доступ к руководству и документации своей организации. Такие составные части постоянной ПР -работы, как подготовка еженедельных пресс-релизов, ежемесячных печатных сообщений или изданий, квартальных отчетов и пр., осуществляются намного эффективнее теми людьми, которые ближе к источникам информации, к деятельности и персоналу организации, что непременно влияет на снижение ее общих расходов.
Доступность в общении ПР-специалистов также имеет много преимуществ. Когда возникает проблема, специалисты всегда под рукой для личных консультаций. Как заместителям руководителей организации им можно полностью доверять при обсуждении деликатных вопросов. К примеру, если кто-то из ответственных работников извратит факты, первый руководитель может сразу же вызвать на место события ПР-специалиста, знающего подоплеку вопроса, осознающего опасность неправильной интерпретации событий в прессе и пользующегося доверием у средств массовой информации и ключевых фигур общественности.
Доступность означает также своевременное или постоянное присутствие ПР-специалистов во всех отделах, подразделениях или отдаленных филиалах организации. Штатных работников можно моментально пригласить на заседание, чтобы оперативно получить дополнительную информацию
Оптимальный вариант совместной работы службы и агентства по ПР - участие службы в постановке задачи, контроль хода PR-программы и оценка её эффективности. Агентство же выполняет основную часть программы, привлекая специалистов и СМИ.
Понятие ПР-службы представляет собой функцию управления. Оперируя данной функцией, при разработке ПР-деятельности, следует учитывать все требования, для организации деятельности.
Дата добавления: 2015-04-11; просмотров: 29 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |