Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Структура ділового листа.

Основи англомовного ділового листування. Види ділових листів.

Як правило, діловий лист має стандартну форму оформлення:

- Company Blank: Шапка листа, логотип та реквізити;

- Receiver: Інформація про одержувача, містить наступну інформацію:

назва та адреса компанії,

ім’я контактної особи (може бути застосована абревіатура ATTN (attention to) Mr.\Ms.Х - до уваги пана\пані Х.),

дата:

посилання (номери вхідної Your Ref. (скорочено від reference) або вихідної реєстрації Our Ref.);

- Topic: Тема або назва листа, як правило є назвою листа або містить ключове слово у формі Re: __________ (re – скорочення від regarding to - стосовно);

- Salutation: Звертання.

Стандартними формами звернення в англомовній кореспонденції є:

Dear Sirs – Шановні панове, Dear Sirs or Madams – шановні пані та панове, Dear Mr.Brown – шановний пане Браун, Dear Ms.Jones – Шановна пані Джонс, а також рідко вживана надофіційна форма Messrs. – шановні панове (скорочення від фр.Messieurs), що ставиться перед назвою компанії або перед іменами власників компанії;

- Main Subject: Текст листа, що розкриває головну мету його створення.

При створенні листа слід дотримуватись офіційно-ділового стилю, а саме:

- невживання скорочених форм дієслів (do not, I am, замість don’t, I’m)

- як правило, написання листа відбувається від першої особи множини, маючи на увазі звернення від компанії (We are writing);

- вживання більш офіційних синонімів слів побутової лексики, assistance замість help, to purchase замість to buy, reply\response замість answer, to enquire замість to ask, expect замість wait, require замість need, тощо;

- вживання типових кліше та зворотів, складних граматичних конструкцій притаманних лексиці офіційно-ділового стилю,

- вживання з’єднувальних елементів.

Структура тексту залежатиме від виду та мети, але наступні елементи є загальними:

- Вступна частина: посилання на джерела інформації, подяка, співчуття, нагадування про себе.

- Основна частина з викладенням основних деталей

- Підсумок.

- Complimentary close: Заключне речення. Стандартними формами звернення в англомовній кореспонденції є різноманітні комбінації за допомогою типових слів та виразів:

Приклади вживання:

Наприкінці листа заключною фразою є «З повагою», аналогами якої є наступні варіанти:

Yours faithfully (Am. Faithfully yours) при зверненні, якщо ім’я одержувача невідоме;

Yours sincerely, (Am. Sincerely yours) при зверненні до конкретної особи

Yours Truly, Best regards – загальноприйнятний варіант/

- Signature: Підпис, як правило, має наступну структуру:

Name - Ім’я,

Position - посада,

Company name - назва компанії,

City \ country - місто та країна.

- Enclosure \ Attachments: перелік вкладених документів

Види ділових листів:

Лист-запит (Inquiry) – звернення сторони, зацікавленої в придбанні товара чи послуг, до потенційного продавця з проханням про пропозицію. Як правило, запит вміщує в себе: назву товару, показники якості, термін постачання та інші умови. Якщо запит вміщує тверде зобов’язання купити товар, то він дорівнюється до замовлення.

- відповідь на запит: лист-замовлення (Order) або лист-відмовлення (Refuse or regret letter). Даний вид листів призначений для відповіді на запит.

- лист-пропозиція або оферта (Offer, Commercial offer), також можлива контро ферта (Counteroffer). Може бути відповіддю на запит, а може бути оформлена у вигляді спеціального бланку

-лист-підтвердження (Confirmation letter). У даному листі автор підтверджує важливу інформацію, наприклад ціну, умови постачання. Час приїзду тощо.

лист-вибачення (Letter of apology) Даний вид листів націлений на вибачення або на коректну відмову.

лист-претензія або рекламація (Letter of complaint). У цьому листі будь-яка сторін контракту тактично переліковує невідповідності його виконання, або споживач інформує про дефекти товару, невідповідність якості, або недотримання стандартів при наданні певних послуг.

-лист-співчуття (Letter of condolence). Лист, у якому висловлюється співчуття у зв’язку з чиєюсь смертю або іншими трагічними подіями: природними катастрофами, війнами тощо.

-лист-прохання (Request Letter) Лист, у якому партнери звертаються один до одного з будь-яким проханням.

-лист-подяка (Letter of gratitude, thank-you-letter). Може розглядатися як лист, у якому партері висловлюють подяку, а також у якості документа, що надається людині при досягненні надзвичайних результатів, грамота.

-супровідний лист (Covering letter, forwarding letter, follow-up letter). Такий лист не несе в собі інформаційної напруги. Він лише доповідає від кого кому послані документи, кількість сторінок, перелік товарів(при посиланні посилок)

- супровідний лист до резюме (Letter of application) Лист, що доповнює резюме кандидата при відклику на вакансію та містить в собі джерела отримання інформації про вакансію та причини претендування на дану вакансію.

-лист-запрошення (Letter of invitation) Лист, у якому партнери запрошують одне одного відвідати їхні компанії і провести переговори або запрошення на громадські події, такі як виставки, семінари тощо. Лист запрошення є невід’ємною частиною пакету документів, що додаються при отриманні візи у посольстві.

лист-повідомлення (Notification, information-letter). Даний вид листів застосовується різними службовими організаціями, наприклад поштовою службою про доставку посилок, транспортною компанією про доставляння товару, банком про надходження коштів тощо

-лист-нагадування (Reminder). Як правило, метою таких листів є нагадати про несплачені рахунки, борги тощо.

Особливими та найбільш поширеними сьогодні залишаються електронний лист (e-mail letter) та факсимільне повідомлення (fax transmission). Вони забезпечують швидкий обмін інформацією та припускають вживання більш простого стилю, ніж у інших документах.

Слід зауважити, що в англійській мові існує ряд документів, назва яких вміщує в собі слово „лист”, але такий документ не є жодним видом вищеназваних листів, наприклад:

- letter of credit- акредитив,

- letter of warrant (letter of attorney) – довіреність,

- letter of indemnity (letter of guarantee) - гарантія, гарантійний лист

- letter of consignment - коносамент,

- letter of caption – ордер на арешт,

- letter of credence – вірча грамота,

- letter of recall – відклична грамота,

- letter of collection – інкасове доручення,

- letter of conveyance – транспортна накладна,

- letter of denization – патент на громадянство,

- letter of advice – авізо, банківське доручення.

- letter of reference - характеристика