Читайте также:
|
Тема 3. КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС НА ПРЕДПРИЯТИИ
План
Формальные коммуникации.
Неформальные коммуникации.
При рассмотрении путей информации в социальной среде различают формальные (официальные) и неформальные (неофициальные)каналы. Таким образом, по каналам общения, различают формальные и неформальные коммуникации.
В соответствии с этим принципы управления формальной и неформальной коммуникацией в организации также отличаются. Рассмотрим каждую из этих групп принципов.
Формальные коммуникации
Формальные каналы коммуникации установлены административно в соответствии с должностной организационной структурой коллектива. Они связывают людей в этой структуре, как по вертикали, так и по горизонтали.
Формальные коммуникации — это коммуникации, которые связывают отдельные элементы организационной структуры, вытекают из целей, стоящих перед организацией, и устанавливаются при помощи правил, закрепленных в должностных инструкциях и внутренних нормативных документах, которые регламентируют взаимодействие работников или подразделений.
Формальные коммуникации – это основные каналы организационного общения, по которым поступает вся информация, имеющая отношение к деятельности организации: отчеты, меморандумы и документы внутри организации, приказы, распоряжения и сообщения вниз по иерархической лестнице, рабочая информация, поступающая по компьютерным сетям, а также входящая и исходящая документация.
Как уже говорилось, формальные коммуникации определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации в процессе формальной коммуникации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.
Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок; часто более точно и аккуратно сформулированы, чем устные сообщения; они иногда могут сэкономить время и деньги в процессе работы.
Используются формальные коммуникации для осуществления большого объема работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления уставов корпораций и других юридических документов, для публикации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей.
Письменные сообщения в формальных коммуникациях имеют свои недостатки. Хотя ожидается, что люди будут внимательными и точными при составлении сообщений, они часто такими не являются. Плохо написанные официальные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и усложненным, и путаным. Письменные коммуникации имеют еще одну функцию - сохранение документов в юридических и финансовых целях.
Формальные коммуникации осуществляются между элементами формальной структуры организации, поэтому среди них различают межуровневые коммуникации (нисходящие и восходящие), горизонтальные коммуникации (между подразделениями одного уровня в иерархии организации), коммуникации «руководитель - подчиненный», «руководитель - рабочая группа». Обычно средством осуществления формальных коммуникаций является письменные сообщения и устная речь.
Формальные коммуникации протекают в организованных группах – подразделениях, созданных по инициативе администрации. Руководители этих подразделений и члены формальных групп назначаются администрацией (руководителями). Таким образом, в некотором смысле, формальные коммуникации иногда являются вынужденными коммуникациями, что следует учитывать менеджерам в своей работе.
Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами:
- организационными (схема организационной структуры);
- функциональными (положение об отделах и службах, взаимосвязи между подразделениями).
Так, можно выделить принципы организации формальных коммуникаций:
- мониторинг отношения персонала к организации и менеджменту;
- последовательность и регулярность коммуникаций;
- сообщение и хороших, и плохих новостей;
- персонификация и искренность коммуникаций, их личностный характер;
- информирование персонала о перспективах развития организации;
- креативный и инновационный подход в выборе коммуникационных решений;
- полицентризм и мультинаправленность коммуникаций.
Отдельно стоит рассмотреть такой компонент формальных коммуникаций, как «руководитель – подчиненный», так как он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя организации. Обмен информацией между руководителем и подчиненным связан со следующими аспектами взаимодействия руководителя и подчиненного:
- прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов;
- обеспечением вовлеченности в решение задач отдела;
- обсуждением проблем эффективности работы;
- достижением признания и вознаграждения с целью мотивации;
- совершенствованием и развитием способностей подчиненных;
- сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме;
- оповещением подчиненных о грядущих изменениях;
- получением сведений об инновациях, идеях, усовершенствованиях и предложениях.
Коммуникации между руководителем и рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность деятельности группы. В обмене информацией участвуют все члены группы, и каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера. Кроме этого, рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или перемен. Такие коммуникации могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.
В отличие от формальных, неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным причинам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу.
Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии, и соотношение между ними меняется в зависимости от различных факторов. Целенаправленный механизм воздействия на коммуникации со стороны менеджера позволяет регулировать это соотношение, сбалансированность которого является результатом управленческой деятельности.
Дата добавления: 2015-04-11; просмотров: 47 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |