Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Схема и график документооборота

График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учета в организации. Он является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности.

Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:

o ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

o выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

o выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;

o выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.

График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятель­ности, обеспечивает:

o своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;

o своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организацией.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером после предварительного изучения всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации са­мого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т. п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевремен­но представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственно­го задания, а его нарушение - нарушением трудовой и производ­ственной дисциплины.

При установлении состава первичных документов, включаемых в график документооборота, используют Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета.

Соблюдение сроков составления и сдачи документов в бухгал­терию организации обуславливает необходимость определения должностных лиц учетной, плановой, технологической и других служб, принимающих участие в составлении, подписании и сда­че документов на последующие стадии их обработки.

Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания ответственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент со­ставления документа.

Подготовленный график документооборота утверждается ру­ководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связан­ных с составлением тех или иных документов.

До разработки схемы (графика) документооборота необходи­мо в организации разработать план-график распределения обя­занностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственны­ми за правильность оформления и своевременность проставле­ния необходимой информации.

План-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ утверждается руководителем организации и пред­ставляет собой элемент учетной политики организации.

График должен устанавливать рациональный документообо­рот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразде­лении.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1. составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2. передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3. проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4. обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

таксировка (расценка) — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей);

контировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5. сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.