Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Основы делопроизводства

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными

профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в

работе с документами.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и

организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и

означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать

вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата,

например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали

доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено

при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело

как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в

этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов

(документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет,

регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для

сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется

термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление

связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным,

программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии,

употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины

«делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются

сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот,

и другой термин можно встретить, например, в названиях документов,

регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная

система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по

делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование — это процесс создания и оформления

доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как

«запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До

нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных

табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также

были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой

практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом

письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с

ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на

специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и

др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации

занимается науч­ная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения

документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и

хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация

документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти

учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в

организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или

отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает

запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его

создания, отправления или получения, контроль исполнения документов —

совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение,

формирова­ние дела — группирование исполненных документов в дело в

соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований

дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в

установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по

рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна

понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен

следующий термин:

«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и

процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и

поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную,

техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и

управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от

на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает

управленческая информация, которая используется для целей управления каким-

либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд

требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность,

дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний,

сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.

Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой

отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является

прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для

историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста — носителем

информации, а I специалисты в области управления считают его средством

фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»

закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном

носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же

определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения

«Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия

«документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые

называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и

т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов

определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к

содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов

строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены

законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из

определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна

быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко

тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления

(отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и

мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном

материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее

сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное

использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они

затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые

и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных

носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы — это документы, созданные

юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в

установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные

(управленческие) документы, которые определяют­ся государственным

стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности

организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента

внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы,

обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников.

Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат

доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также

материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности

документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством

соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием

различных распорядительных доку­ментов; планирование — посредством подготовки

различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической,

бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора

сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку­менты можно классифицировать в

соответствии с их назначени­ем как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила,

инструкции и др.);

• распорядительной деятельности (приказы, указания, по­становления,

решения, распоряжения и др.);

• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

• передачи информации (письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие

деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут

выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и

средством на­копления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать ин­формацию и придать ей

юридическую силу. Значение латин­ского слова «документ» (documentum) -

доказательство, свиде­тельство. В настоящее время бесспорность документа

также оп­ределяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно

важна, так как означает, что документы могут служить подлинным

доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального

документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для

круга уча­стников управленческих действий (органов управления, их

струк­турных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и

граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою

деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа,

сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа

и установленным порядком оформления¹. Из этого определения

следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ,

обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетенции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила

составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование

организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы

согласования и ут­верждения.

В управленческой практике принято различать документы по степени их

подлинности на черновые, бело­вые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машино­писным способом или

распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием.

Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный доку­мент, текст

которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и

исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об

авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник

официального документа — это первый (или единичный) экземпляр

документа, обладающий юридической силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию

подлинного документа и все его внешние признаки или часть и х. Копия

документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия полностью

воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в

подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их

расположения. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с

использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для

документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль­ной копией является

второй и последующие экземпляры доку­ментов, полученные через копировальную

бумагу. Они, как пра­вило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название

таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты

до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.

Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных

по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых

требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на

основе использования документов, отно­сящихся к различным системам

документации. Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве

разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной

деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе

федерального управления и ряда других причин. Но, не­зависимо от этого, в любой

организации используются документы, отражающие организационную,

распорядительную и исполнитель­скую деятельность. Их совокупность составляет

систему организа­ционно-распорядительной документации. Государственный

стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как

письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и

организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,

обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,

предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким

образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего

повсеместного применения имеет большое значение для документирования

управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функ­циональных систем

документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при

документировании соответ­ствующих видов деятельности и отражают их специфику.

Это, например, системы документации по здравоохранению, образо­ванию (общему

и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная

документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными

системами. С од­ной стороны, она представляет для других систем правовую

ос­нову, а с другой — в ней находят отражение вопросы руково­дства, контроля,

планирования, учета, отчетности и т.д.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и

стандартизация.

Стандартизация — это процесс установления и применения стан­дартов,

под которыми понимается «образец, эталон, модель, прини­маемые за исходные для

сопоставления с ними других подобных объ­ектов». Стандарт как

нормативно-технический документ устанав­ливает комплекс норм, правил,

требований к объекту стандартиза­ции и утверждается компетентным органом.

Применение стандар­тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в

данном случае документа). В России деятельность по стандартиза­ции

координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят та­кие элементы, как

типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы

стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как

самостоятельные. На­пример, в широком смысле типизация — это разработка

типо­вых конструкций или технологических процессов на основе об­щих для ряда

изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод

используется для создания ти­повых форм документов и типовых текстов, т.е.

образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в после­дующем

создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе,

форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор

оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их

параметров и разме­ров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе

унифи­кации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного

множества объектов (например, форм или видов доку­ментов, их показателей и

реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению

оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в

любой облас­ти деятельности, в том числе и в документировании. Управленче­ские

документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны

оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны

систему делопроизвод­ства, способствует их оперативной обработке и исполнению,

со­кращает затраты времени на работу с документами не только

дело­производственного персонала, но и всех работников управленче­ского

аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации,

созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую

для управления в определен­ной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм докумен­тов и систем

документации — министерства (ведомства), осуще­ствляющие координацию той или

иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы

документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен­ты,

министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Госу­дарственный комитет РФ

по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации,

Росархив РФ — за сис­тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом

возможности их компьютерной обра­ботки. Они обязательны для применения во

всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их

подчиненности и формы собственности.