Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Тема 5. Методы оптимизации и совершенствования работы. Рабочее место секретаря.

Читайте также:
  1. C) Методы исследования
  2. II. Методы оценки стоимости финансовых активов
  3. II. Методы повышения качества коммуникационного процесса.
  4. III МЕТОДЫ ЗАКАЛИВАНИЯ ОРГАНИЗМА.
  5. V2:Методы педагогических исследований
  6. WEB-браузер - назначение, основные функции, программная реализация, методы обмена информацией с расширениями сервера.
  7. А КУДА ПОЙДУТ ЯДЫ??? – в ближайшее место – в молочную железу!
  8. А) Функции директора школы, заместителя директора по учебно-воспитательной работе, организатора внеклассной и внешкольной воспитательной работы.
  9. А. Рабочее движение в конце XIX в. Морозовская стачка (1885 г.)
  10. А19. Центральное место в либерально-демократической идеологии занимает идея

План

1 Требования конфигурации к офисной мебели, бытовой и офисной технике

2 Основные правила расположения рабочего места секретаря в приемной. Зоны обслуживания.

3 Техническое, программное, методическое, правовое и организационное обеспечение деятельности секретаря приемной

4 Правила техники безопасности, охранная сигнализация

Компьютерная техника.

Она развивается сегодня особенно стремительно, с необычайной быстротой появляются, и также быстро устаревают и отмирают различные технические решения и стандарты. Перед эргономикой и эргономистами будут вставать все новые задачи, касающиеся организации безопасных и комфортных условий для людей работающих с компьютером.

Научная организация рабочего пространства базируется на данных о средней зоне охвата рук человека - 35-40 см. Ближней зоне соответствует область, охватываемая рукой с прижатым к туловищу локтем, дальней зоне - область вытянутой руки

Работа с клавиатурой.

Неправильное положение рук при печати на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти. Клавиатура должна располагаться в 10-15 см (в зависимости от длины локтя) от края стола. В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены и сухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более "мясистую" часть локтя. Современные, эргономичные модели имеют оптимальную площадь для клавиатуры за счет расположения монитора в самой широкой части стола. Глубина стола должна позволяет полностью положить локти на стол, отодвинув клавиатуру к монитору.

Расположение монитора.

Существует несколько научных теорий, по-разному определяющих значимые факторы и оптимальные расстояния от глаза до монитора. Например, рекомендуется держать монитор на расстоянии вытянутой руки, но при этом, человек должен иметь возможность сам решать, насколько далеко будет стоять монитор. Конструкция современных столов позволяет менять глубину положения монитора в широком диапазоне. Верхняя граница на уровне глаз или не ниже 15 см ниже уровня глаз.

Внутренний объем.

Значимым фактором является пространство под столешницей. Высота наших столов соответствует общепринятым стандартам, и составляет 74 см. Также необходимо учесть, что пространства под креслом и столом должно быть достаточно, чтобы было удобно сгибать и разгибать колени.

Кресло

Кресло должно обеспечивать физиологически рациональную рабочую позу, при которой не нарушается циркуляция крови и не происходит других вредных воздействий. Кресло обязательно должно быть с подлокотниками и иметь возможность поворота, изменения высоты и угла наклона сиденья и спинки. Важно, чтобы все регулировки были независимыми, легко осуществимыми и имели надежную фиксацию. Кресло должно быть регулируемым, с возможностью вращения, чтобы дотянуться до далеко расположенных предметов.

Освещение.

Для работы в офисе важен не только достаточный уровень освещенности, но также соответствующий определенным задачам цвет светового потока. Рабочая зона должна быть грамотно спланирована с учетом расположения светильников и окон, для того чтобы предотвратить такие раздражающие факторы, как блики, ослепление и затенение. Светильники направленного света не рекомендуется размещать непосредственно над рабочим местом.

Свет, проходящий через окно, может казаться слишком ярким или вызывать блики. Защитой могут служить жалюзи. Для того чтобы производить гармоничное впечатление, искусственный свет должен смешиваться с дневным и дополнять его.

Средства составления и изготовления документов

Организационные автоматы

Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Организационные автоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др. Их функциональные возможности шире, чем электронных пишущих машинок:

Диктофоны и магнитофоны широко используются для записи докладов, выступлений, деловых писем, телефонных переговорах, устных указаний и распоряжений с целью последующего их перепечатывания.

Следует отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов.

Система оперативного документирования устных выступлений "АЛЛЕГРО"

Автоматизированный комплекс оперативного документирования устных выступлений "Аллегро" - уникальная разработка Центра Речевых Технологий, позволяющая получать распечатанные и сверенные тексты выступлений сразу после окончания проводимых мероприятий (заседаний, совещаний, конференций и т.д.) без обычной длительной задержки, обусловленной временем расшифровки стенографических записей или работой с аналоговыми магнитофонами. Комплекс надежен, удобен и прост в освоении и эксплуатации, относительно дешев по сравнению с системами на основе аналоговых магнитофонов.

Средства хранения и поиска стандартных информационных карточек.

Основными требованиями к средствам хранения документов являются:

· удобство и простота организаций пополнения и замены документов;


Картотека - это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т.п.), объединенных общностью содержания и расположенных в систематизированном порядке.

Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др. карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов

Средства хранения и поиска бумажных документов в произвольной форме

Для хранения различного рода документов - текстовых и графических используются различные средства: конверты, альбомы, футляры, папки, стеллажи, шкафы-регистратуры, сейфы и др.

Папки и сброшюрованные документы удобно хранить на полках специальных секционированных шкафов или на круглых полках шкафов – регистратур. Офисные шкафы часто имеют оригинальный цвет бывают полностью закрытыми с полками внутри; открытыми (типа стеллажей) и комбинированными,

Микрофильмирование

Технологические процессы, применяемые в микрофильмировании, существенно не отличаются от операций в обычной фотографии. Длинные полосы узкой фото- или кинопленки используются для получения последовательных изображений. Применяются пленки двух размеров, обозначаемых как 16- и 35-мм в соответствии с их шириной. Длина стандартного рулона пленки составляет 30 м плюс короткие начальный и конечный участки.

Микрофильм читают на специальном устройстве, называемом читальным аппаратом, который содержит световой источник, держатель пленки, механизм ее перемещения и экран, заключенные в компактный корпус. Применяется и оборудование другого рода, предназначенное для проецирования кадров микрофильма на стенной экран.

 
 

Средства копирования и тиражирования документов.

Процесс документирования обычно связан с необходимостью копирования и размножения составленных документов

Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Для получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии).

Фальцевальные машины

Фальцевальные машины - это устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного их складывания. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, зигзага, двойного, параллельного.

Брошюровальные машины

Брошюровальные машины-устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные скрепление бумаг.

Средства телефонного общения

Внутриучрежденческие АТС. Назначение, виды и предоставляемые услуги. Офисная мини АТС. Внутриучрежденческие телефонные системы. Многофункциональный телефонный аппарат. IP-телефония. Мобильная связь.

Вопросы для самоконтроля:

1 Перечислите требования конфигурации к офисной мебели, бытовой и офисной технике

2 Назовите основные правила расположения рабочего места секретаря в приемной. Зоны обслуживания.

3 Охарактеризуйте техническое, программное, методическое, правовое и организационное обеспечение деятельности секретаря приемной

4 Какие возможности у электронной почты?

5 Правила техники безопасности охрана труда в работе секретаря

 




Дата добавления: 2015-04-11; просмотров: 46 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав

1 | <== 2 ==> | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |


lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2024 год. (0.007 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав