Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Тема 10. Организация приёма посетителей

Читайте также:
  1. II. Организация выполнения контрольной работы
  2. II. Организация выполнения курсовой работы
  3. III. Медицинская психология; лечение психических расстройств; организация психиатрической помощи.
  4. IV. Организация выполнениявыпускной квалификационной работы
  5. IV. Организация питания
  6. V2: Организация и методика ветеринарно-санитарного осмотра туш и внутренних органов
  7. А) организация деятельности студента по видам учебных занятий
  8. Адаптация и организация
  9. Административно-правовая организация в отраслях материального производства.
  10. Административно-правовая организация в сфере здравоохранения.

План

1. Категории посетителей. Делегирование обязанностей заместителям руководителя по направлениям

2. Технология организации личного приёма граждан руководителем

3. Оборудование приёмной. Информационное обслуживание посетителей

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.

Следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная — место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Организация приема зависит от категории посетителей:

1. сотрудников своей организации;

2. сотрудников других организаций, в т.ч.: по предварительной договоренности, прибывших внезапно, командированных, посетителей по личным вопросам.

Во всех случаях секретарь, прежде всего, приветливо здоровается с вошедшим.

При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать: фамилию, имя, отчество; организацию, которую он представляет, и его должность; по какому вопросу; было ли назначено время приема.

Сегодня часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено. Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.

Некоторую особенность имеет прием командированных работников. В этом случае секретарь может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы. В случае отсутствия руководителя секретарь, в зависимости от решаемого вопроса, может направить посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача секретаря — направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами, и избавить руководителя от лишних приемов.

Иной порядок имеет прием граждан по личным вопросам.

Личный приемв соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники.

Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего устанавливается место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.

Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема населения.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите категории посетителей.

2. Какими документами регламентируется делегирование обязанностей заместителям руководителя по направлениям

3. Особенности технологии организации личного приёма граждан руководителем

4. Перечислите правила оборудования приёмной.

5. Как осуществляется информационное обслуживание посетителей


Дата добавления: 2015-04-11; просмотров: 11 | Нарушение авторских прав

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | <== 9 ==> | 10 | 11 | 12 | 13 |


lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2020 год. (0.008 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав