Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Порядок документирования совещаний.

Читайте также:
  1. II . ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ НОРМЫ, ТРЕБОВАНИЯ И УСЛОВИЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ ПО ВИДАМ СПОРТА
  2. II. порядок организации прохождения практики
  3. II. порядок организации прохождения практики
  4. II. Порядок отбора проб и образцов товаров
  5. II. Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда
  6. II. Порядок проведения мониторинга
  7. III. Порядок и условия проведения Конкурса
  8. III. Порядок и условия проведения олимпиады
  9. III. Порядок организации и проведения конкурса.
  10. III. Порядок оформления требований-накладных в аптечное учреждение (организацию) на получение лекарственных средств для лечебно-профилактических учреждений

План

1. Роль секретаря в обслуживании официальных мероприятий

2. Организационно-технические мероприятия по обслуживанию совещаний, конференций, встреч

3. Порядок регистрации участников мероприятия

4. Порядок документирования совещания

Традиционно секретари отвечают за организацию совещаний: печатают и рассылают повестку дня, оповещают участников, готовят помещение и информационные материалы, ведут протокол. Помощники руководителей, занимающие позицию управляющих ассистентов, наделены более широкими полномочиями.

Повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию: тема совещания, цель совещания, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место, где оно будет проходить, фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов, а также место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Длительность совещания не должна превышать полутора – двух часов. В обязанности секретаря могут входить: подготовка помещения для заседания, обеспечение участников совещания канцелярскими принадлежностями и прохладительными напитками, проводы их по завершении мероприятия и заключительный осмотр помещения для заседания.

Важным ориентиром в правилах и нормах установления и развития отношений с зарубежными партнерами является дипломатический этикет, международный протокол.

Правила международного протокола регламентируют порядок осуществления визитов иностранных делегаций. Определяется цель визита, срок пребывания и дата приезда. Согласовываются уровень главы делегации, полномочия договаривающихся сторон, состав и количество членов делегации. Уточняется рабочий язык переговоров и документов, количество переводчиков, с чьей стороны они будут, форма фиксирования хода переговоров (протокол, стенограмма, аудиозапись). Все финансовые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе — письме, факсе.

Программа пребывания варьируется в зависимости от цели, срока визита, уровня и состава делегации. Обычно программа состоит из следующих элементов:

- встреча делегации;

- деловая часть программы;

- представительские приемы с российской стороны;

- культурная программа;

- посещение объектов, поездка по стране (если предполагается);

- проводы делегации.

Приоритеты должны быть отданы деловой части программы — встречам, переговорам, подписанию документов. Существенное значение для эмоционального фона поездки, формирования интереса к нашей стране, ее истории, культуре имеет культурная программа.

Вопросы для самоконтроля:

1 Способы оповещения участников

2 Правила формирования повестки совещания

3 Основные правила этикета при встрече делегации, вручении цветов, фирменных сувениров, проводах делегации.

4 Назовите основные этапы подготовки проведения презентации

5 Какие виды презентаций вы знаете?

6 Значение и основные виды сувениров и бизнес-подарков.

7 Как секретарь организовывает кофе-брейк?

8 Перечислите правила ведения деловой беседы

9 Какие предъявляются требования к ведению деловой беседы?

10 Что такое служебная субординация?

11 Как нужно себя вести в конфликтных ситуациях?




Дата добавления: 2015-04-11; просмотров: 30 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | <== 11 ==> | 12 | 13 |


lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2024 год. (0.008 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав