Читайте также:
|
|
План
1. Роль секретаря в обслуживании официальных мероприятий
2. Организационно-технические мероприятия по обслуживанию совещаний, конференций, встреч
3. Порядок регистрации участников мероприятия
4. Порядок документирования совещания
Традиционно секретари отвечают за организацию совещаний: печатают и рассылают повестку дня, оповещают участников, готовят помещение и информационные материалы, ведут протокол. Помощники руководителей, занимающие позицию управляющих ассистентов, наделены более широкими полномочиями.
Повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию: тема совещания, цель совещания, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место, где оно будет проходить, фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов, а также место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.
Длительность совещания не должна превышать полутора – двух часов. В обязанности секретаря могут входить: подготовка помещения для заседания, обеспечение участников совещания канцелярскими принадлежностями и прохладительными напитками, проводы их по завершении мероприятия и заключительный осмотр помещения для заседания.
Важным ориентиром в правилах и нормах установления и развития отношений с зарубежными партнерами является дипломатический этикет, международный протокол.
Правила международного протокола регламентируют порядок осуществления визитов иностранных делегаций. Определяется цель визита, срок пребывания и дата приезда. Согласовываются уровень главы делегации, полномочия договаривающихся сторон, состав и количество членов делегации. Уточняется рабочий язык переговоров и документов, количество переводчиков, с чьей стороны они будут, форма фиксирования хода переговоров (протокол, стенограмма, аудиозапись). Все финансовые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе — письме, факсе.
Программа пребывания варьируется в зависимости от цели, срока визита, уровня и состава делегации. Обычно программа состоит из следующих элементов:
- встреча делегации;
- деловая часть программы;
- представительские приемы с российской стороны;
- культурная программа;
- посещение объектов, поездка по стране (если предполагается);
- проводы делегации.
Приоритеты должны быть отданы деловой части программы — встречам, переговорам, подписанию документов. Существенное значение для эмоционального фона поездки, формирования интереса к нашей стране, ее истории, культуре имеет культурная программа.
Вопросы для самоконтроля:
1 Способы оповещения участников
2 Правила формирования повестки совещания
3 Основные правила этикета при встрече делегации, вручении цветов, фирменных сувениров, проводах делегации.
4 Назовите основные этапы подготовки проведения презентации
5 Какие виды презентаций вы знаете?
6 Значение и основные виды сувениров и бизнес-подарков.
7 Как секретарь организовывает кофе-брейк?
8 Перечислите правила ведения деловой беседы
9 Какие предъявляются требования к ведению деловой беседы?
10 Что такое служебная субординация?
11 Как нужно себя вести в конфликтных ситуациях?
Дата добавления: 2015-04-11; просмотров: 30 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |