Читайте также:
|
Помощь в написании учебных работ
|
КОНСУЛЬСКАЯ СЛУЖБА— неотъемлемая часть российской дипломатической службы. Она призвана обеспечить в рамках своих задач и функций защиту прав и интересов государства, его юридических и физических лиц.
КОНСУЛЬСКОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ— государственный орган внешних сношений, осуществляющий в пределах соответствующего консульского округа на территории государства пребывания консульские функции от имени своего государства.
ДЕПАРТАМЕНТ КОНСУЛЬСКОЙ СЛУЖБЫ— является функциональным структурным подразделением МИД России. Департамент направляет и координирует деятельность консульских учреждений.
Консульская служба как неотъемлемая часть российской дипломатической службы призвана обеспечить в рамках своих функций и задач защиту прав и интересов государства, его юридических и физических лиц в отношениях с иностранными государствами, их ведомствами, организациями и частными лицами. Сохраняя функционально самостоятельный характер, консульские отношения между государствами являются составной частью дипломатических отношений. Институт консульской службы играет важную роль в обеспечении международных, межгосударственных и внешнеэкономических связей. Консульское право непосредственно связано с правом дипломатическим и является особой отраслью международного публичного и частного права.
5 ноября 1998 г. Указ Президента Российской Федерации № 1330 «Положении о консульском учреждении Российской Федерации»: российское консульское учреждение — это государственный орган внешних сношений Российской Федерации, осуществляющий в пределах соответствующего консульского округа на территории государства пребывания консульские функции от имени Российской Федерации. Консульское учреждение открывается по решению Правительства Российской Федерации на основании международного договора Российской Федерации с соответствующим иностранным государством.
Консульские учреждения входят в систему МИД России и подчинены главам российских дипломатических представительств в соответствующих государствах пребывания. В Положении подробно сформулированы задачи и функции консульских загранучреждений. Главные из них:
Установление консульских отношений между государствами осуществляется только по взаимному согласию. Установление дипломатических отношений между двумя государствами предполагает практически установление консульских отношений. В то же время разрыв дипломатических отношений не влечет за собой ipso facto разрыва консульских отношений. Как правило, договоренность об открытии консульств осуществляется на основе взаимности. Консульские функции могут выполняться и в другом (третьем) государстве, а также от имени третьего государства, если против этого не возражает страна пребывания.
Открытие, аккредитация и функционирование зарубежных консульских учреждений в Российской Федерации осуществляется по решению Правительства Российской Федерации на основании международного договора с другими государствами в соответствии с требованиями и нормами действующего до сих пор «Положения о дипломатических и консульских представительствах иностранных государств на территории СССР».
Назначение консулов и отнесение их к определенному классу глав консульских учреждений регулируется внутренним законодательством аккредитующей страны. Особенность консульской службы России состоит в том, что она практически объединена с дипломатической службой. Работникам консульской службы присваиваются дипломатические ранги, в порядке ротации кадров они могут использоваться на другой оперативной дипломатической работе.
Консульское учреждение пользуется правами юридического лица, имеет печать с изображением государственного герба, печати, штампы, бланки, счета в банках. Свои функции оно осуществляет в соответствующем консульском округе, в который могут входить несколько административно-территориальных единиц.
Консульским должностным лицом может быть только гражданин Российской Федерации. В российском консульском учреждении не могут образовываться структуры политических партий, религиозных и других общественных объединений, за исключением профессиональных союзов.
В настоящее время в международной практике сложились четыре класса консульских учреждений: генеральное консульство, консульство, вице-консульство, консульское агентство. Их возглавляют соответственно генеральные консулы, консулы, вице-консулы, консульские агенты. В дипломатических представительствах консульские функции выполняются консульскими отделами, а возглавляющие их дипломаты нередко имеют класс генерального консула. Консулы всех классов, кроме нештатных (почетных) консулов, являются гражданами аккредитующего государства.
Документом для назначения главы консульского учреждения является консульский патент(Commission). В нем указываются полное имя и фамилия, консульский ранг (класс) консула, место расположения консульства, консульский округ. В некоторых странах консульский патент подписывается главой государства и скрепляется подписью министра иностранных дел (США, Германия, Австрия, Франция и др.). Но в большинстве стран достаточно подписи главы министерства иностранных дел. В России патенты подписывают заместитель министра иностранных дел и директор Департамента консульской службы МИД России.
Обычно патент направляется по дипломатическим каналам в МИД государства пребывания, которое рассматривает предлагаемую кандидатуру и в случае согласия готовит ответный документ, который называется консульской экзекватурой (an Exequatur). Консульская экзекватура, разрешающая выполнение консульских функций, утверждается, как правило, главой государства, правительства или министром иностранных дел. Экзекватура имеет форму отдельного документа, но в некоторых странах она выражается в разрешительной надписи непосредственно на консульском патенте. Отказ в выдаче экзекватуры не мотивируется.
Для назначения заведующего консульским отделом посольства консульского патента и консульской экзекватуры не требуется.
Штат консульских загранучреждений подразделяется на три части: консульские должностные лица (оперативно-дипломатический персонал), консульские служащие (административно-технический персонал) и обслуживающий персонал (водители, уборщицы, садовники; ими могут быть и местные жители).
Работники консульского учреждения назначаются на соответствующие должности в установленном МИД России порядке. Персональную ответственность за качество выполнения возложенных на консульское учреждение задач и эффективность осуществления им функций несет глава консульского учреждения. Функций работника консульского учреждения прекращаются в следующих случаях: по окончании срока командировки; при аннулировании экзекватуры или объявлении его «персоной нон грата»; в случае закрытия консульского загранучреждения или разрыва консульских отношений.
Как Венская Конвенция 1963 г., так и двусторонние конвенции и соглашения о консульских сношениях предусматривают обязанность страны пребывания предоставлять все возможности для выполнения консульскими загранучреждениями своих функций. В частности, она должна оказывать содействие в приобретении помещений для консульств, обеспечивать выполнение привилегий и иммунитетов консульских загранучреждений и их персонала.
В нашей стране функции координации консульской работы возложены наДепартамент консульской службы МИД России. Департамент планирует и направляет деятельность консульских отделов в составе посольств и представительств МИД России на территории Российской Федерации, генеральных консульств и консульств, нештатных (почетных) консулов Российской Федерации за границей, а также консульских пунктов в международных аэропортах и на пограничных контрольно-пропускных пунктах трасс международного значения, открытых для железнодорожного, морского и автомобильного пассажирского сообщения. Основные задачи, функции, права и обязанности департамента определены Положением о Департаменте консульской службы, утвержденным приказом МИД России от 14 августа 1996 г. Наиболее существенные из них: содействие развитию дружеских отношений России с иностранными государствами; консульское обеспечение внешних, экономических, научно-технических, культурных, спортивных и иных связей; участие в решении вопросов гражданства, защиты прав соотечественников за рубежом, трудовой миграции; решение визовых проблем; участие в разработке законопроектов и других нормативных актов по консульским вопросам и их практической реализации.
Для выполнения консульских функций используются также почетные (нештатные) консулы. Почетный консул — это лицо, не состоящее на государственной службе, но выполняющее с согласия страны пребывания определенные консульские функции государства, которое его назначает. Как правило, почетные консулы назначаются из числа известных общественных деятелей или представителей деловых кругов. Почетные консулы имеют классы: почетный генеральный консул, почетный консул, почетный вице-консул, почетный консульский агент. На почетного консула распространяются все основные положения Венской Конвенции 1963 г., включая привилегии и иммунитеты, но с некоторыми ограничениями, поскольку конвенция предусматривает факультативный характер этой категории консульских должностных лиц.
При назначении почетный консул получает патент, подписанный министром иностранных дел России или его заместителем, и может исполнять консульские функции по получении экзекватуры. В отличие от штатных консулов, почетный консул может заниматься коммерческой или профессиональной деятельностью. Он имеет право взимать консульские сборы, а также плату для покрытия своих фактических расходов, связанных с исполнением консульских функций. Ежегодно почетный консул представляет в курирующее его дипломатическое представительство или консульство отчет о проделанной работе.
Консульские функции:
Как уже указывалось, функции консульских учреждений сводятся в основном к защите прав и интересов государства, его юридических и физических лиц. К числу таких функций относится, в частности, осуществление паспортно-визового обслуживанияв соответствии с законодательством Российской Федерации.
Значительная работа консульскими учреждениями проводится в части обеспечения въезда и пребывания иностранных граждан на территории Российской Федерации. Порядок приема и передвижения иностранных граждан в Российской Федерации установлен Постановлением Правительства Российской Федерации от 14 октября 1992 г. Другим постановлением Правительство утвердило перечень территорий Российской Федерации с регламентированным посещением для иностранных граждан. Этот перечень имеется во всех консульских загранучреждениях и учитывается при оформлении виз.
Порядок оформления и выдачи документов для въезда и выезда из Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства определен Федеральным законом «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию», а также соответствующими международными договорами России с иностранными государствами.
Основанием для оформления въезда иностранцев и выдачи визы является их письменное обращение в дипломатическое представительство или консульское загранучреждение, наличие действительных документов, удостоверяющих их личность, а также приглашения или надлежащим образом оформленного договора о туристической поездке, если иной порядок въезда-выезда не предусмотрен двусторонними или многосторонними соглашениями.
Важное место в консульской работе занимают проблемы гражданства.Согласно закону «О гражданстве Российской Федерации», вступившему в силу с 1 июля 2002 г., МИД России, представительства и консульские загранучреждения отнесены к числу государственных органов, ведающих делами о гражданстве.
К числу важнейших консульских функций относятся также вопросы консульской легализациидокументов. Консульская легализация — это подтверждение соответствия документов законодательству государства их происхождения для использования в международном общении.Легализация представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати государственного учреждения.
К числу основных задач и функций консульского учреждения относится далее в пределах своей компетенции установление опеки и попечительства, осуществление функций в отношении наследствас соблюдением законодательства государства пребывания, а также представительство или обеспечение надлежащего представительства российских граждан в судебных и иных учреждениях государства пребывания.
Консульские загранучреждения оказывают содействие российским гражданам в решении вопросов, связанных с назначением государственных пенсий.
Важной функцией консульских загранучреждений является содействие находящимся в пределах консульского округа на территории государства пребывания военным и торговым судам под государственным флагом России, воздушным судам и их экипажамс соблюдением законодательства государства пребывания. Их права и полномочия определяются Консульским Уставом. Капитаны гражданских судов должны информировать консульские загранучреждения о заходе в порт и передавать консулу судовую роль (список команды). Консульские должностные лица имеют право вносить в нее по просьбе капитана необходимые изменения. Вопрос продления судовых документов решается в зависимости от характера документа на основании Морского регистра России.
В случае кораблекрушения или аварии судна консул принимает все зависящие от него меры к спасению пассажиров, экипажа, судна и груза. Он же принимает от капитана заявление о гибели или повреждении судна или груза, заявление о морском протесте. Акт о морском протесте составляется на основании заявления капитана, данных судового журнала, а также опроса свидетелей. Акт заверяется подписью консульского должностного лица и печатью консульского учреждения. Капитану же выдается удостоверение о сделанном морском протесте и сам акт о морском протесте.
Среди многочисленных задач и функций следует назвать также таможенные и санитарно-карантинные вопросы.Консульское должностное лицо обязано информировать российских и иностранных граждан, направляющихся в Россию, о порядке перемещения физическими лицами через таможенную границу Российской Федерации товаров, не предназначенных для производственной или коммерческой деятельности. В функции консульского должностного лица входит обязанность своевременно информировать соответствующие министерства и ведомства Российской Федерации об эпидемиологической, а также фитосанитарной и ветеринарной обстановке в консульском округе.
Подробнее: http://gendocs.ru/v11898/%D0%B4%D0%B8%D0%BF%D0%BB%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%8F_%D1%81%D0%BB%D1%83%D0%B6%D0%B1%D0%B0._%D1%83%D1%87%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B8%D0%BA?page=9
Документационное обеспечение и дипломатическая переписка в международных отношениях (составление и оформление документов в системе дипломатической и консульской службы, дипломатическая переписка – личная, вербальная ноты, памятные записки, меморандумы, другие документы; информация и ее роль в системе дипломатии, требования к ней, источники информации).
ДИПЛОМАТИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО— система документационного обеспечения дипломатической службы, организация работы с дипломатическими и служебными документами в системе Министерства иностранных дел.
ДИПЛОМАТИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ— один из основных элементов дипломатической переписки, включающий послания, личные и вербальные ноты, памятные записки, меморандумы, заявления, а также личные письма, которыми обмениваются официальные лица по вопросам, относящимся к международным отношениям.
ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА— переписка между суверенными государствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями. Требует учета правового равенства партнеров, их взаимного уважения и корректности.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ В СИСТЕМЕ ДИПЛОМАТИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ— сохранение в тайне сведений государственного и служебного характера, которые могут быть использованы в ущерб интересам государства.
Дипломатическая служба — во многом это искусство и умение работать с документами. Еще во времена европейского средневековья считалось, что каждый человек, посвятивший себя дипломатии, должен обладать, по крайней мере, тремя профессиональными качествами: хорошо говорить, хорошо писать и хорошо знать римское право. Даже понятия «дипломатия», «дипломат» связаны с французским термином «diplomas» — официальный документ (акт, хартия), исходящий от верховной власти. В свою очередь это слово через латынь восходит к древнегреческому названию сложенного вдвое листа пергамента.
Об огромной значимости делопроизводства в системе международных отношений свидетельствует и тот факт, что в Венской Конвенции о дипломатических сношениях 1961 г. (ст. 24) и Венской Конвенции о консульских сношениях 1963 г. (ст. 33) специально зафиксировано, что документы диппредставительств и консульств неприкосновенны в любое время и независимо от их местонахождения. В обязанности государства пребывания входит задача обеспечить недоступность к текущим и архивным документам представительств иностранных государств со стороны своих законодательных, исполнительных и судебных органов, а также обезопасить их от посягательств в любой форме со стороны частных лиц. Если архивы и документы в случае их потери, кражи и т.п., окажутся в распоряжении властей государства пребывания, то последние без промедления должны возвратить их законному собственнику.
Документы в целом должны отвечать ряду важнейших требований. Прежде всего это:
Достоверность — важнейший критерий любого дипломатического и служебного документа. Документ должен содержать только проверенную информацию. Любые сомнения, возможные неопределенности, информационные пробелы должны специально оговариваться. Достоверность документа, четкость и определенность содержащейся в нем аргументации во многом зависит от использованной при подготовке документа системы фактов. Набор фактов даже тщательно отобранных и выверенных, сам по себе не может служить критерием достоверности дипломатического документа.
Целенаправленность. Дипломатический документ готовится не сам по себе, а в расчете на достижение заранее поставленных конкретных целей. Именно цель документа обуславливает объем документа, характер изложения материала, внутреннюю структуру, подбор информационных источников, характер выводов и рекомендаций. В этом отличие дипломатического документа от научного, к примеру, отчета, целью которого является оригинальное описание результатов проведенных исследований в определенной области человеческой деятельности. Жесткие формальные требования к составлению такого рода документов мало применимы.
Убедительность. Аргументы, выводы, а также конкретная информация, содержащаяся в дипломатическом документе, не должны давать повода для сомнений или двусмысленных толкований. В целях достижения большей убедительности и доходчивости можно пойти на определенное упрощение структуры документа и даже на придание изложенному в нем материалу более контрастного, как бы черно-белого характера. Дипломатические документы, как правило, не пишутся в серых тонах.
Своевременность. Отличительная черта любого дипломатического документа — его оперативность и своевременность. Временной рубеж при подготовке дипломатического документа всегда имеет первостепенное значение. В этом смысле полезность и степень востребованности дипломатического документа заключаются в его своевременности. К дипломатическим и информационным документам как нельзя лучше подходит старая народная мудрость «Дорого яичко к Христову дню».
Доступность. Потребители дипломатических информации, как правило, перегружены документационными потоками, нередко испытывают серьезный цейтнот времени. К тому же во многих случаях бывает очень важно получить незамедлительную реакцию собеседника на тот или иной документ (например, при передаче информации в ходе беседы, при вручении меморандума или памятной записки). Отсюда необходимость в ясной и доходчивой редакции документа, отказе от усложненных грамматических и смысловых конструкций, неоправданного использования специальной терминологии. При подготовке текста документа, предназначенного для вручения иностранным представителям, всегда полезно учитывать, как документ будет восприниматься в переводе на иностранный язык.
Лаконичность. Краткость дипломатического документа во многом является условием его доступности и воспринимаемости. Краткость, однако, не должна негативно сказываться на полноте и точности содержащейся в документе информации. В значительной степени эта двойная цель достигается посредством продуманного изложения материала. Важно при этом не уходить в сторону от основной темы документа, тщательно формулировать выводы и предложения, использовать только те факты, которые действительно необходимы для раскрытия содержания документа.
Обращенность в будущее. Акции современной дипломатии носят, как правило, многоходовой характер, что во многих случаях превращает дипломатический документ в полноценное научное исследование. Задача в том, чтобы при составлении документа верно расставить акценты и совместить реализм и прагматизм при анализе политической действительности с прогнозированием развития событий и поиска оптимальных вариантов, ведущих к достижению поставленных целей и реализации выдвинутых инициатив. Если главными средствами дипломатии являются убеждения, диалог, поиски компромисса и, по мере надобности, жесткость в защите национальных интересов, то дипломатический документ должен создавать уверенность в стабильности, последовательности и предсказуемости дипломатических шагов.
Порядок и особенности оформления и использования документов во многом зависят от их типологии. По способу документирования среди документов дипломатической службы преобладают письменные документы. Другие их разновидности — изобразительные, графические, фото— и фотодокументы, кинодокументы, документы, созданные с помощью компьютерной техники, занимают сравнительно небольшое место и используются в ограниченных масштабах. Фотодокументы применяются в основном при пересылке информации между центральным ведомством и загранучреждениями.
В зависимости от источника поступления документы бывают: а) входящие, б) исходящие и в) внутренние. К входящим относятся только те документы, которые поступают во внешнеполитическое ведомство, его структурные подразделения и в загранучреждение извне. Исходящие отправляются по внешним адресам. Внутренние документы — приказы, распоряжения, переписка между департаментами и другими структурными учреждениями, служебные записки, внутренние информационные документы предназначаются для внутреннего пользования и носят, как правило, директивный, информационный и организационно-управленческий характер.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет) хранения. Сроки хранения документов утверждаются перечнями, составленными Государственной архивной службой России, а также внутриведомственными инструкциями МИД России.
По критериям же гласности и доступности документы подразделяются на секретные, для служебного пользования и обычные.
Федеральным законом Российской Федерации «О государственной тайне» установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, а также соответствующие грифы секретности: «Совершенно секретно. Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».
Гриф «Совершенно секретно. Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов, содержащих сведения большой государственной важности и составляющих особо охраняемую государственную тайну, к примеру, дипломатические шифры.
Гриф «Совершенно секретно» распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, однако их объем и ценность ниже документов с информацией и сведениями особой важности.
Грифом «Секретно» помечаются документы, содержащие сведения служебного характера, не являющиеся государственной тайной. В ряде случаев секретные документы носят уточняющие отметки «Лично», «Только адресату». На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, может также ставиться пометка «Для служебного пользования».
Требования к составлению и оформлению официальных документов в учреждениях дипломатической службы, как центральных, так и зарубежных, определяются государственными стандартами, общими для всей государственной системы Российской Федерации. При этом важно учитывать, что служебная переписка внешнеполитического ведомства, а отчасти и загранучреждений более чем наполовину состоит из документов внутригосударственного характера. К этой категории в документообороте МИД в частности относятся документы, поступающие из Администрации Президента и Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации; ведомственная переписка с федеральными министерствами и ведомствами, властными структурами субъектов Российской Федерации, иными государственными и общественными организациями и учреждениями.
В настоящее время действует стандарт (ГОСТ Р 6. 30-97 в редакции от 21.01.2000 г.), который устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части:
— состава реквизитов документов;
— оформления реквизитов документов;
— бланков и оформления документов;
— изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Эти требования распространяются как на традиционное делопроизводство, основанное на бумажных носителях, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Их выполнение обеспечивает единство правил и практики документирования и создает информационную совместимость автоматизированных баз данных в рамках всей системы делопроизводства и документационного обеспечения дипломатической службы.
Дипломатический документ в его окончательном, исходящем варианте может отличаться по оформлению от документов обычного Делопроизводства. Тем не менее многие реквизиты, принятые при составлении и внутреннем согласовании дипломатических документов являются общими для всей системы делопроизводства и документационного обеспечения дипломатической службы.
В настоящее время полный формуляр-схема построения такого документа, т.е. его графическая модель включает в себя следующие основные реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации изображение Государственного Герба помещается на бланках распорядительных документов министерств, ведомств, других органов власти (органов суда, прокуратуры, арбитража, внешних органов управления и др.) — постановлений, распоряжений, приказов, писем.
Изображение Государственного Герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа — в центре или в левом углу.
Код формы документа. Проставляется только на унифицированных документах, форма которых предусмотрена общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации. В этом реквизите указывается официальное наименование организации, от которой исходит документ: Министерство иностранных дел Российской Федерации или сокращенно: МИД России.
Если автором документа является структурное подразделение министерства, то его наименование располагается ниже наименования министерства:
Министерство иностранных дел
Российской Федерации (МИД России)
I Европейский департамент
Справочные данные об организации. Справочные данные об организации, как правило, включают почтовый адрес, номера телефонов, телексов, адрес электронной почты. Этот реквизит присутствует только в письмах и располагается в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации». По своему значению он является юридическим адресом Министерства и в настоящее время имеет следующую форму: 121 200, г. Москва Г-200, Смоленская-Сенная площадь, дом 32/34.
Наименование вида документа. Этот реквизит указывает на назначение документа, определяет состав его других реквизитов, содержание и структуру текста. Наименование документов всегда печатается прописными буквами, например: РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АНАЛИТИЧЕСКАЯ СПРАВКА, ЗАПИСКА. Его располагают в заголовочной части документа в центре или слева листа.
Дата документа — один из основных реквизитов документа, отсутствие которого лишает его юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, которое в нем зафиксировано.
Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется, как правило, одновременно с его подписанием. Регистрационный номер исходящих документов включает несколько составляющих — индекс структурного подразделения и порядковый номер документа. Например: № 50/I ед., где 50 — порядковый номер, а I ед. — «I Европейский департамент» — индекс структурного подразделения. Регистрационный номер документа помещается рядом с реквизитом «Дата».
Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на ответах на ранее полученные документы. Он включает регистрационный номер и дату документа, на которой дается ответ. Помещается при обычном делопроизводстве под реквизитом «Дата». В дипломатических документах ссылка на регистрационный номер и дату документа включается непосредственно в текст документа, как правило, в его протокольную часть. Например: «Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Соединенных Штатов Америки и, ссылаясь на его ноту №... от 15 ноября 2000 г., имеет честь сообщить следующее».
Место составления документа. Во многих случаях этот реквизит входит в почтовый адрес. В дипломатических документах указание на место составления документа предшествует дате документа и помещается в его заключительной части, к примеру: «Москва, 15 ноября 2000 г.» или «Париж, 15 ноября 2000 г.»
Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит предусмотрен Федеральным законодательством об информации, имеющей секретный характер, или связанной с государственной тайной. Он проставляется в случаях, когда документ содержит секретную или конфиденциальную информацию или сведения ограниченного распространения. Первая строка реквизита содержит отметку: «Секретно», «Совершенно секретно», «ДСП» («Для служебного пользования») и номер экземпляра. Реквизит помещается в верхнем правом углу первого листа выше всех других реквизитов документа. Например: Секретно. Экз. № 1.
Адресат. Этот реквизит проставляется на всех исходящих документах. Его наиболее полная форма состоит из следующих частей: наименование организации, учреждения, структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности адресата (в дательном падеже); почтовый адрес.
На документах, направляемых в правительственные учреждения, как правило через фельдъегерскую связь, почтовый адрес не проставляется. Во внутригосударственной межведомственной переписке данный реквизит располагается в правой верхней части первого листа документа.
Гриф утверждения документа. Этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами с кавычками), указания должности утверждающего документ лица, его подписи и даты утверждения. Реквизит располагается в левом верхнем углу первого листа документа следующим образом:
«УТВЕРЖДАЮ»
Министр иностранных дел
Российской Федерации
________________И.С.Иванов
«_____»__________2001г.
(подпись)
«____»__________2000 года.
Резолюция. Место резолюции — левый верхний угол документа. Она пишется от руки соответствующим должностным лицом и включает фамилию (или фамилии) исполнителя, содержание возможного поручения, сроки исполнения, подпись и дату. Резолюция может оформляться и на отдельном листе меньшего формата, который прикрепляется к документу.
Заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен отражать суть и содержания документа, его характер. В некоторых документах он может опускаться и оформляется иной раз в кратких сопроводительных письмах. Заголовок помещается после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».
Отметка о контроле. Реквизит, содержащий отметку о контроле, принято оформлять буквой «К», словом или специальным штампом «Контроль». Отметка о контроле, как правило, делается на левом поле документа в верхней его части.
Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложение, упомянутое в самом тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: упомянутое на 10 л., в 2-х экз. Если приложение в тексте не названо, то желательно указать его наименование, количество листов и количество экземпляров.
Если приложение направляется не во все адреса, указанные в документе, то это обязательно отмечается в отметке о наличии приложения. К примеру: Приложение: упомянутое на 10 л., только в первый адрес.
Подпись. Подпись — обязательный реквизит любого документа, относящегося к внутригосударственному служебному делопроизводству. Однако в дипломатической переписке, например при направлении вербальной ноты или памятной записки, подпись не ставится. Реквизит «Подпись» предусматривает указание должности и расшифровку подписи. Однако если документ составлен на официальном или именном бланке, то фамилия должностного лица, поставившего подпись, не расшифровывается. Реквизит «Подпись» ставится после текста документа и реквизита «Приложение».
Если документ подписывается, то подпись ставится как правило на первом экземпляре. При подписании документа лицами равного должностного уровня их подписи ставятся в один ряд. Если документ подписывают должностные лица разных уровней, то их подписи размещаются одна под другой в соответствии занимаемым должностям.
Гриф согласования документа. Согласование может быть внешним и внутренним. В первом в тексте документа указывается согласование содержания документа с должностным лицом или коллегиальным органом учреждения или его органа, не являющихся авторами документа. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования организации и фамилии должностного лица (как правило, не ниже заместителя руководителя министерства или ведомства).
Внутреннее согласование предусматривает визирование документа должностными лицами (или лицом) данного учреждения. Виза означает согласие (или несогласие) конкретного должностного лица с содержанием документа и включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. В ряде случаев указывается также должность визирующего.
Визы проставляются на последнем листе подлинника документа, а на исходящих документах — на последнем листе того экземпляра, который остается в учреждении и подшивается в дело. Внутреннее визирование документов как правило осуществляется в следующей последовательности: составитель документа; руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ; должностные лица других заинтересованных структурных подразделений; заместитель руководителя учреждения, курирующий данное направление или структурное подразделение. При необходимости документ также согласовывается с руководством финансовой или юридической служб.
Реквизит «Виза» используется и при ознакомлении с документом, включая резолюцию с соответствующим указанием о его исполнении. В этом случае необходима личная подпись конкретного сотрудника и дата ознакомления с документом и резолюцией.
Печать. Наиболее важные исходящие документы, перечень которых определяется специальной инструкцией, удостоверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица, либо содержания самого документа в тех случаях, когда подпись не ставится (например, на вербальных нотах министерства или посольств).
Различаются гербовые печати и печати конкретных организаций. На официальных документах министерства и на дипломатических документах ставятся только гербовые печати.
Печать размещается в нижней части последнего листа документа таким образом, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ или название места составления документа и его даты (в вербальных нотах).
Отметка об исполнителе ставится только на документах, относящихся к межведомственной или внутриминистерской переписке. Она располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело. Отметка «В дело» иногда сопровождается краткими сведениями о ходе исполнения документа и номером досье или дела, в котором документ будет храниться, а также подписью исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором был исполнен документ и датой его списания в дело.
Отметка о поступлении документа. Этот реквизит включает наименование организации, его структурного подразделения, посольства, в которые поступил документ, дату поступления документа (при необходимости также часы и минуты) и его входящий регистрационный номер. В ряде случаев на документе делается отметка для его автоматического поиска, которая включает имя файла, код оператора и другие поисковые данные, установленные в организации.
Отметка о заверении копии. В случае необходимости заверения соответствия копии документа подлиннику и для придания ей юридической силы делается надпись «Верно». Она включает личную подпись лица, заверившего копию и ее расшифровку. При пересылке копии документа в другую организацию она удостоверяется печатью.
Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, как правило, составляются на специальных бланках. В соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-97 установлены два основных формата бланков документов — А4 (210x297 мм) и А5 (147x210 мм). Допускается также использование бланков иных форматов (A3 и А6).
Бланки, воспроизводящие постоянную информацию, изготовляются типографским способом или вводятся в память компьютера и автоматически выводятся при распечатке документов.
В центральном аппарате МИД, в дипломатических и консульских представительствах за рубежом в основном используются три вида бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа (например, бланк приказа). Набор реквизитов общего бланка министерства включает герб; официальное наименование министерства; наименование структурного подразделения министерства (к примеру, I Европейский департамент); наименование вида документа; дату; номер (индекс документа); место составления документа.
Дипломатическая документация или, иначе, документирование — это запись политической и дипломатической информации на различных носителях по установленным правилам в целях ее последующего использования.Различаются две основные категории таких документов — носителей информации: а) официальные документы, посредством которых осуществляются письменные, сношения между государствами и другими субъектами международных отношений и б) внутренние документы, обеспечивающие деятельность органов государственной власти, различных ведомств, организаций и учреждений в сфере внешней политики.
Дипломатическая документация является неотъемлемой и важнейшей частью дипломатии как основного инструмента внешней политики государства. Любой дипломатический документ, таким образом, это прежде всего «государственная бумага». По официальному дипломатическому документу судят в первую очередь не только о внешней политике государства, но и о профессионализме дипломатической службы, слаженности и выучке государственного аппарата в целом.
Дипломатическая переписка ведется между суверенными государствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями. Она требует строго учета правового равенства партнеров, взаимного уважения и корректности.Именно эти принципы определяют конструктивность международных отношений, регулярное и содержательно насыщенное многостороннее общение суверенных государств, высокую эффективность дипломатии.
Официальную переписку на дипломатическом уровне от обычного служебного делопроизводства отличает соблюдение целого ряда особых норм международно-правового характера, протокольных требований, а также устоявшихся обычаев и традиций. Отступление от общепринятых в дипломатической переписке норм, а тем более их игнорирование, могут быть восприняты не только как свидетельство низкой культуры делопроизводства, но и как проявление неуважения к стране-адресату. Вряд ли есть еще одна область служебного делопроизводства, в которой как в дипломатии столь четко прослеживалась бы внутренняя взаимосвязь между смысловым содержанием документа, его внешней формой и техническим исполнением.
Дипломатические документы могут отличаться друг от друга своим содержанием, назначением и протокольными особенностями. На их стиле сказываются традиции, языковые, исторические и культурные особенности отдельных стран. Однако с точки зрения формального построения, того, что называют архитектурой документа, все они следуют традиционной схеме, включают целый ряд элементов (реквизитов), которые имеют постоянный, неизменный характер. Остановимся на некоторых из них.
Обращение. Оно указывает на должность или официальный титул адресата. Например: Уважаемый господин Президент, Уважаемый господин Министр, Уважаемый господин Посол или Посланник. В обращении может также присутствовать почетный титул (титулование) адресата. К примеру: Ваше превосходительство господин Посол.
При обращении к духовным лицам употребляются следующие формы: к папе римскому и патриархам: Ваше Святейшество; к митрополитам: Ваше Высокопреосвященство; к кардиналам: Ваше Высокопреосвященство господин кардинал; к архиепископам и епископам: Ваше Преосвященство (в англоязычных странах к архиепископу: Ваша светлость и к епископу Ваша милость); к духовным лицам и священникам без указания официального титула: монсиньор или (в англоязычных странах) Ваше преподобие.
При обращении к Великому магистру Мальтийского Ордена (полное название Ордена — Суверенный военный орден госпитальеров Св. Иоанна Иерусалимского Родоса и Мальты); Россия поддерживает с Орденом официальные отношения) придерживаются следующего титулования: Его Высочество князь и Великий Магистр.
Комплименты. Это выражения вежливости, которыми начинается и/или завершается письмо, послание, нота или любой другой документ. Комплименты могут меняться в зависимости от характера переписки. Они, к примеру, могут быть следующими: в начале послания, личной ноты или письма полуофициального характера, направленным главе государства, правительства, председателю парламента, министру иностранных дел, послам или другим должностным лицам равного им положения или ранга: имею честь; в завершение: прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем самом высоком к Вам уважении. В отношении заместителей министра, директоров департаментов, если у них нет личного ранга посла, временных поверенных в делах, посланников, советников посланников, генеральных консулов и других лиц равного им положения применяется комплимент в форме: в моем высоком уважении.
В случаях межправительственной переписки используется следующий комплимент: «Правительство Российской Федерации свидетельствует свое уважение». В личной переписке полуофициального характера могут использоваться и такие формы комплиментов как: «С глубоким уважением», «С уважением», «Искренне Ваш».
Основное предметное содержание документа. Оно состоит из смыслового ядра, включающего фактическое содержание и аргументационную часть. Предметное содержание документа при всей условности такого подразделения может быть квалифицировано, к примеру, по следующим категориям: информация о намечаемых или проводимых акциях, имеющих международное значение; изложение политической или международно-правовой позиции по той или иной проблеме; выдвижение конкретных предложений; заявление протеста или выражение озабоченности; оформление договоренности или достигнутой степени согласия.
Подпись. Личная подпись удостоверяет документ, следует сразу же после заключительного комплимента. Подпись должна быть разборчива. Если письмо составлено на официальном или именном бланке, то фамилия лица, поставившего свою подпись обычно не печатается.
Традиционные протокольные формулы: обращение к лицу, которому адресован документ, выражение уважения адресату в начале документа и заключительный комплимент в его конце используются не только в официальной переписке дипломатического характера, но и в других официальных документах, связанных с перепиской международного характера. К такой переписке, в частности, относится официальная переписка министерств и ведомств Российской Федерации с министерствами и ведомствами других стран в пределах предоставленных им полномочий, а также международная переписка субъектов Российской Федерации и их официальных органов по вопросам международных и внешнеэкономических связей в соответствии с федеральным законом «О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации».
Кардинальные сдвиги, произошедшие в современной дипломатии, утверждение в ней открытости и гласности, демократизация ее методов, возрастание роли международных организаций лишь отчасти сказались на традиционных формах дипломатической переписки. Но вот протокольные формулы — правила, традиции и условности, принятые при составлении документов международного характерапрактически не изменились.
Как и прежде к числу важнейших документов дипломатической переписки относятся:
— ноты (вербальные и личные);
— памятные записки;
— меморандумы;
— заявления, послания и письма на уровне государственного руководства (глав государств и правительств, руководителей внешнеполитических ведомств);
— полуофициальная переписка (личные письма полуофициального характера).
Нотная переписка по традиции остается наиболее распространенной формой официальных сношений между дипломатическими представительствами и дипломатическими ведомствами в стране пребывания. Их тематика охватывает самый широкий круг проблем, относящихся к взаимоотношениям государств: внешняя политика, экономика, культура, парламентские связи, подготовка двусторонних соглашений, обмены визитами представителей обеих стран и т.д., а также конкретные вопросы, связанные с функционированием дипломатического представительства.
Вербальная нота. Специфика вербальной ноты состоит в том, что она исходит непосредственно от Министерства иностранных дел или загранпредставительства. Текст составляется в третьем лице и не подписывается, что, как считается, дополнительно подчеркивает ее официальный характер. В ряде стран вербальную ноту принято парафировать. В этом случае соответствующая отметка делается в конце заключительного абзаца текста ноты.
Текст вербальной ноты печатается на специальном нотном бланке, изготовленным типографским способом. На вербальной ноте проставляется порядковый номер, дата, указывается отправитель и место отсылки. Вербальная нота во всех случаях скрепляется гербовой печатью соответствующего учреждения — министерства или посольства.
Обычная начальная формула вербальной ноты выглядит следующим образом: «Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству (следует полное название страны) и имеет честь сообщить ему (далее идет текст)». Завершается вербальная нота традиционным комплиментом: «Министерство (или Посольство) пользуется этим случаем, чтобы вновь засвидетельствовать свое уважение Посольству». Заключительный комплимент ноты, если в ней содержится какая-либо просьба, носит следующую форму: «Министерство заранее благодарит Посольство за удовлетворение настоящей просьбы».
Адрес во всех случаях печатается в нижнем левом углу первой страницы вербальной ноты. Этот же адрес печатается и на конверте, в котором отправляется вербальная нота.
Личная нота. Этот документ адресуется конкретному лицу и пишется в первом лице от имени подписавшего ноту. Личные ноты направляются государственным деятелям, иным должностным лицам страны пребывания, коллегам по дипломатическому корпусу, в том числе по различным вопросам протокольного характера: поздравления по случаю национальных праздников, других важных событий в государственной жизни, а также в тех случаях, когда желательно подчеркнуть особую заинтересованность в том или ином вопросе. По оформлению личное послание и личная нота, кроме обращения в первом лице, сходны с вербальной нотой: они печатаются на нотном бланке на специальной бумаге с государственным гербом Российской Федерации, вытесненным на первой странице послания или ноты. В правый верхний угол выносится название города и дата отправления (число, месяц и год). Под текстом личного послания или ноты следует личная подпись лица, которое направляет послание. Печатать фамилию и должность подписывающего послание не принято. Печать на личной ноте не ставится. На подлиннике личной ноты исходящий номер не проставляется.
Наиболее распространенными формами обращения, принятыми в личных нотах, являются: «Уважаемый господин Министр», «Господин посол», «Ваше Превосходительство». Комплимент, которым заканчивается текст личной ноты, как правило, выглядит следующим образом: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем самом высоком к Вам уважении».
В послании и в личной ноте адрес пишется в левом нижнем углу первой страницы независимо от числа страниц текста. Адрес состоит из титулования, затем из имени и фамилии, полной официальной должности этого лица, полного официального (по конституции) названия страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота или письмо.
Специфику нотной переписки с использованием вербальных и личных нот можно было бы проиллюстрировать на примере подготовки переговоров с заключением двустороннего соглашения с участием Российской Федерации.
После получения посольством соответствующего указания из Москвы в Министерство иностранных дел страны пребывания направляется вербальная нота, оформленная следующим образом:
Дата добавления: 2015-04-12; просмотров: 12 | Нарушение авторских прав
1 | <== 2 ==> | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |