Персональные компьютеры в современном делопроизводстве.

- помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

- передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

- регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

- контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

- перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

- защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Рассмотрим подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, - редактирование текста документов.

На практике используются множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами.

При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов.

Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами - переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т.п.

Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т.д., и т.п.

Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet.

Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях, что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.

Таким образом, использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства в организации на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов.

Применение ПЭВМ и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

- пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;

- ставить письма «на контроль»;

- отслеживать исполнение документов;

- вести иерархические «папки» для хранения документов;

- сортировать документы в папках по различным критериям;

- автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;

- осуществлять контроль за работой исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков;

- обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Таким образом, внедрение электронного документооборота на предприятии позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте предприятия зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и даже психологические.

Поэтому при внедрении подобных систем следует следовать некоторым общим принципам (началам), которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.

К принципам внедрения электронного документооборота следует отнести:

- постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);

- своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;

- первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

- предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило - переписке);

- ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.