Читайте также:
|
Подготовка табличных документов базируется на двух основных категориях:
- форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);
- программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).
4.1. Понятие и структура таблицы.
Существует несколько определений понятия «таблица»:
таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца, и графы;
таблица (от польск. tablica, от лат. tabula - доска, таблица) - 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.
На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.
Организация материала в таблицу не имеет смысла если:
1) включаемые в таблицу данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;
2) целесообразнее привести данные в тексте, а не строить ради нескольких числовых данных сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии;
3) целесообразнее заменить таблицу графиком или диаграммой с целью наглядной демонстрации характера протекания процесса, выявления структуры и соотношения ее частей.
Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.
Подлежащее - это наименование того явления или объекта, которые рассмотрены в таблице.
Сказуемое - это совокупность характеристик объектов, относящихся к подлежащему.
4.2. Порядок разработки таблицы.
Чтобы построить таблицу, необходимо:
1) сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, - показатели ее подлежащего;
2) сформулировать показатели сказуемого, т.е. озаглавить данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего;
3) определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого - в головке;
4) построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы;
5) определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком.
4.3. Основные требования к форме и построению таблиц.
При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.
Логичность построения таблицы означает:
- расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);
- правильную, логическую соподчиненность элементов таблицы:
- данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса;
- логичность деления в подчиненных рубриках.
Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:
1) расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях: когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего;
когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего, когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали;
2) расположение рядом сопоставляемых граф и строк;
3) системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т. д.);
4) расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) -- подлежащего;
5) равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк);
6) преимущественное использование продольных таблиц.
Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:
- перевернуть таблицу - превратить боковик в головку, головку - в боковик, строки – в графы, а графы - в строки;
- перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;
- вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;
- разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;
- комбинировать указанные приемы;
7) минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:
- избегать деления головки на ярусы, если можно объединить заголовки двух ярусов в один;
- объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять повторяющиеся заголовки в один заголовок, используя перекомпоновку граф;
- образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;
- устранять необязательные заголовки типа «Страны» над названиями стран, «Год» над обозначениями годов;
- переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;
- заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке;
8) максимальный лаконизм данных прографки, для чего рекомендуется:
- выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа - в тематический заголовок;
- ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных - тремя, округляя числа или переводя единицы-величин в более крупные с помощью приставок;
- объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;
- заменять слова условными математическими обозначениями: < (не более), > (не менее), < (более), > (менее), " (приблизительно) и т.п.;
9) размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.
Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:
1) построение таблицы из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные таблицы или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число;
2) включение в графы таблицы только обязательных текстов и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах приводит к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы;
3) включение в таблицу иллюстраций только в тех случаях, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. При несоблюдении этого условия таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место;
4) использование для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, места вразрез прографки;
5) размещение показателей подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего;
6) объединение соседних однотипных таблиц;
7) удаление лишних граф (с одними и теми же сведениями в строках) с перенесением этих сведений в тематический заголовок или в примечание к таблице;
8) построение таблицы таким образом, чтобы (если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо) в боковике оказалось меньшее число строк.
4.4. Оформление нумерационного заголовка таблицы.
Назначение нумерационного заголовка - упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей.
Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка:
1) над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова Таблица с последующим номером;
2) перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется;
3) перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется;
4) над продолжением таблицы в виде слов Продолжение табл. с последующим номером и выравниванием вправо;
5) над окончанием таблицы в виде слов Окончание табл. с последующим номером и выравниванием вправо;
6) нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная;
7) стиль оформления нумерационного заголовка для всех таблиц в рамках одного документа должен быть единым.
4.5. Оформление заголовков и граф.
Оформление тематического заголовка таблицы.
Назначение тематического заголовка - дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту.
При его оформлении следует учитывать то, что тематический заголовок:
- необязателен в таблице, материал которой нужно использовать только по ходу чтения текста;
- не ставится над продолжением и окончанием таблицы;
- горизонтально центрируется.
Оформление граф в головке (шапке) таблицы.
При оформлении граф в головке таблицы учитывается следующее:
1) заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике;
2) если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке:
- словесное обозначение данных графы;
- буквенное обозначение данных графы;
- обозначение единицы измерения;
- указание на ограничение (от, до, не более, не менее).
Например: Температура t, °С, не менее;
3) заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственном числе; во множественном числе - только в случаях, когда некоторые показатели графы стоят во множественном числе или когда заголовок графы - существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов;
4) заголовок графы пишется без сокращений, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа;
5) заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов — обозначения в виде специальных символов (градусы - ° С, проценты - %, доллары США - $ и т. п.);
6) заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах — только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы;
7) если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка);
8) таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице;
9) нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач.
Оформление этих элементов таблицы должно производиться с учетом того, что:
- нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф;
- в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы - арабскими цифрами;
10) графа «Номер по порядку» оформляется с учетом следующих требований:
- данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы;
- графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике;
- заголовок графы оформляется в виде: Nsnn.;
- допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике;
11) представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям:
- включать в таблицу отдельную графу Единицы измерения не допускается;
- если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы (отделена от него запятой);
- если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы сданными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица указывается после тематического заголовка, а остальные - после заголовков соответствующих граф;
- если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф;
- единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы;
12) заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следующих требований:
- как в боковике, так и в головке заголовок Итого относится к частным, промежуточным итогам, заголовок Всего - к суммирующим частные итоги;
- в боковике принято заголовки Итого и Всего выравнивать по левому краю.
Оформление заголовков боковина таблицы.
Заголовки боковика оформляются с учетом следующих требований:
1) заголовки боковика располагаются:
при одной ступени:
- от края боковика, если большинство умещается в одну строку;
- с абзацного отступа, если они занимают две-три строки;
при нескольких ступенях:
- заголовки 1-й ступени - от края боковика, если большинство умещается в одну строку;
- заголовки последующих ступеней - с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;
- заголовок в том числе рекомендуется размещать так же, как заголовки, к которым он относится;
2) заголовки 1-й ступени пишутся с прописной буквы, так же как и заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени;
3) заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при его отсутствии никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика;
4) если в боковике подряд расположены одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова То же (при заголовках, занимающих две строки и более), а затем уже кавычки.
Оформление прографки таблицы.
Оформление значений данных в прографке таблицы должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями:
1) указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом:
при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие, либо слова Нет свед.;
- при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире;
- обозначение ничтожно малых чисел оформляется следующим образом:
- если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0;
- если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т.д.;
3) при представлении многоразрядных чисел рекомендуется разделять числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры справа налево для целой части и слева направо - для дробной части;
4) числовые значения в ячейках должны быть представлены в соответствии со следующими требованиями:
- числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах);
- числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются;
- числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие или тире и выравниваются по разделителю;
- при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут от... до... включ;
- в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире;
- округление числовых значений до первого, второго, третьего и т. д. десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым;
5) расположение строк прографки по отношению к заголовку 6о-ковика определяется следующим образом:
- если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравниваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика;
- если среди строк прографки есть элементы в две строки и более, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика;
- если боковик начинается с графы Номер по порядку, то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика;
- текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответствующего заголовка боковика;
6) текст в ячейках таблицы должен быть оформлен следующим образом:
- текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы);
- точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;
- при повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика;
7) линейки в прографке предназначены для разделения граф. Линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы.
В сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть обычно отделяется от другой двойными линейками,
Оформление примечаний к таблице.
Примечания к таблице оформляются следующим образом:
- если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдельной графы;
- если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей;
- примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов);
- если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформляются как внутритекстовые.
Дата добавления: 2015-04-12; просмотров: 41 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |